اخراج حرفه‌ای کارکنان؛ اصول تصمیم‌گیری انسانی و سازمانی
اخراج اعضای تیم، موقعیت خطرناکی است که هر لحظه این احتمال وجود دارد که برای هر کسب‌وکاری پیش بیاید. گاهی مدیر در یک لحظه به‌جایی می‌رسد که می‌بیند تمام سرمایه‌گذاری، زمان و فرصتی که در اختیار یک فرد قرار داده، دیگر نتیجه‌ای ندارد.
اخراج خوب، به‌مراتب از استخدام خوب کارگشاتر است.
در فرمانروا، این موضوع بخشی از تصویر بزرگ‌تر مدیریت کسب‌وکار است؛ جایی که تحلیل، تصمیم، اجرا و اصلاح مستمر باید کنار هم دیده شوند. برای کامل‌تر شدن این مسیر، مطالعه مقاله تیم‌سازی سازمانی؛ چطور تیمی هماهنگ و مسئولیت‌پذیر بسازیم؟ و همچنین غلبه بر اهمال‌کاری؛ راهکارهای عملی برای مدیران و تیم‌ها می‌تواند ارتباط این بحث را با بخش‌های دیگر رشد کسب‌وکار روشن‌تر کند.
این احتمال وجود دارد که فردی که انتخاب شده، انسان خوبی باشد و واقعاً بخواهد رشد و تلاش کند؛ اما مدیر در یک لحظه می‌بیند تمام سرمایه‌ای که برای این فرد صرف شده، بی‌نتیجه بوده است. یک راه‌حل این است که تنش ایجاد کنیم و خودمان را درگیر مسائل پیچیده‌ی حقوقی و قانونی کنیم. این تنش، هم ما و دیگران را درگیر می‌کند و هم تمرکز ذهنی کسب‌وکار را از بین می‌برد.
راه‌حل دیگر این است که این موقعیت را مدیریت کنیم و به‌خاطر داشته باشیم که اخراج خوب، به‌مراتب از استخدام خوب راهگشاتر است.
اصلاً چرا باید به این نتیجه برسیم و چرا باید اخراج کنیم؟
چرا از ابتدا نباید درست انتخاب کنیم که کار به اینجا بکشد؟ این سؤال، در کل غلط است و این تفکر، روند ذهنی غلطی به ما می‌دهد و سؤال غلط، همیشه جواب غلط دارد. طبیعی است که شرایط کسبوکارها و افراد به‌مرور زمان تغییر می‌کند. این شرایط این احتمال وجود دارد که از نظر جایگاه یا توسعه‌ی کسب‌وکار باشد.
گاهی کسب‌وکاری توسعه پیدا می‌کند و افرادی که تا آن لحظه در آن فعالیت داشته‌اند و آن را به توسعه رسانده‌اند، دیگر نمی‌توانند هم‌سطح آن توسعه باشند. مثل تیمی که به جام‌جهانی می‌رود. بازیکنان آن تیم باید در حد آن کارزار و رقابت باشند و همان‌طورکه این رقابت‌ها سنگین است، تمرین‌های سنگین‌تری هم باید داشته باشند. این باعث می‌شود خیلی از افراد از برنامه‌های توسعه‌ی کسب‌وکار عقب بمانند.
این مسئله کاملاً طبیعی است و در تمام شرکت‌های دنیا چنین اتفاقی رخ می‌دهد. عکس این موضوع هم وجود دارد. یعنی این احتمال وجود دارد که فردی در کسب‌وکار رشد کند و سرعت رشد و توسعه‌اش از کسب‌وکار بیشتر باشد. در نتیجه، آن کسب‌وکار برای توانایی‌ها و تجربه‌های او، کوچک خواهد بود. به‌جز این دو موضوع، اخراج یک فرد این احتمال وجود دارد که دلایل دیگری هم داشته باشد.
مهم این است که برای قطع همکاری، عملکرد او را بررسی و ارزیابی کنیم، نه شخصیت فردی او را. این اشتباه را بسیاری از رهبران و مدیران در اخراج اعضای تیم انجام می‌دهند.
برای مثال، می‌گویند این فرد، انسان خوب، دلسوز و معتمدی است؛ ولی کارکرد بالایی ندارد؛ ولی او را نگه می‌داریم و اخراجش نمی‌کنیم. طبیعی است که در این حالت، کسب‌وکار رشد نمی‌کند. گاهی هم برعکس می‌گویند این فرد، متخصص است؛ ولی شخصیت یا اخلاق خوبی ندارد. مشکل اصلی این رهبران و مدیران، بیشتر مشکل اخلاقی یا خلقی و شخصیتی اعضای تیم است که هر سه با هم فرق دارد.
به هر نتیجه‌ای که رسیدیم، نباید زمان را تلف کنیم!
در روند استخدام باید زمان بگذاریم و تا می‌توانیم به افراد فرصت بدهیم؛ ولی در اخراج، حداکثر ۴۸ تا ۷۲ ساعت بعد از نتیجه‌گیری و تصمیم‌گیری برای اخراج فرد باید آن را اعلام کنیم. اخراج این احتمال وجود دارد که فوری یا غیرفوری باشد. برای مثال، باید به شخص بگوییم وقتی قرارداد امسال شما تمام شد، قراردادتان را تمدید نمی‌کنیم.
مهم این است که وقتی به این نتیجه رسیدیم، نگه داشتن فرد در کسب‌وکار را فرسایشی نکنیم؛ چون دیگر آن فرد، کارایی لازم را نخواهد داشت و خود فرد هم می‌داند که قطعاً باید برود و این یکی‌دو ماه، عملاً هیچ کارکردی برای ما ندارد؛ ولی هزینه دارد. پس چه‌بهتر که فقط تا همین‌جا هزینه بپردازیم.
ضرب‌المثلی قدیمی می‌گوید: «جلوی ضرر را از هرجا بگیرید، منفعت است. » به نظر من این ضرب‌المثل ساده، کاربرد عجیبی در تجارت دارد و رهبران و مدیران باید توجه زیادی به آن داشته باشند.
اولین گام در اخراج این است که با اطلاعات دقیق و کامل به این تصمیم رسیده باشیم. این تصمیم باید براساس اطلاعات کاملی باشد که خودمان به دست آورده‌ایم؛ نه براساس صحبت دیگران و اطلاعاتی که دیگران به ما انتقال داده‌اند. همیشه چند نکته در اطلاعات کامل وجود دارد:
اول؛ از این اطلاعات متوجه می‌شویم که آن فرد، چه سطحی از کار و پروژه‌های کسب‌وکار ما را در اختیار دارد و اگر حضور نداشته باشد، چه بخشی از پروژه‌ها متوقف می‌شود. بعد از رفتن آن فرد از کسب‌وکار باید به فکر ادامه‌ی پروژه‌ها باشیم. قرار نیست از صفر تا صد پروژه را دوباره هزینه کنیم. مستندسازی فعالیت‌های فردی را که تصمیم به اخراجش گرفته‌ایم، باید در اختیار داشته باشیم.
مستندسازی، تعهدی تیمی است و حتماً باید در قرارداد ذکر شود که اعضای تیم پیش از ترک کسب‌وکار موظفند گزارش فعالیت‌های خود را به‌صورت مکتوب و مستند در اختیار کسب‌وکار قرار دهند و زمانی را به آموزش نیروی جایگزین اختصاص دهند. اگر فردی در روند همکاری و پیش از قطع آن، به مستندسازی و این بند قرارداد تعهدی نداشته باشد، طبیعی است که مشکلات زیادی برای کسب‌وکار ایجاد خواهد کرد.
و دوم؛ هر کسب‌وکاری، ریتم حرکتی خاصی دارد. مدیر کسب‌وکار، نقش رهبر ارکستر را دارد. اگر متوجه شود کسی خارج از نت می‌نوازد یا نت درست را با ریتم کندتر می‌زند، چه باید بکند؟ طبیعی است نمی‌توانیم اجازه دهیم صدا و آوایی که از کسب‌وکار ما در بازار شنیده می‌شود، موسیقی نابهنجاری باشد.
ملکه‌ی نمایش سازمان باید زودتر اخراج شود!
در هر کسب‌وکار، افرادی هستند که من آن‌ها را ملکه‌ی نمایش می‌نامم. در نمایش‌های قدیمی، ملکه‌ای بود که تمام روابط را به هم می‌زد و کناری می‌نشست و منتظر اتفاقات بعدی می‌شد. در کسبوکارها زیاد از این ملکه‌ها وجود دارد. کسانی که کارشان به‌هم‌ریختن افراد، روابط، سیستم‌ها و فرآیندهاست.
بعد گوشه‌ای می‌نشینند و به اتفاقات نگاه می‌کنند. یک‌دفعه به‌عنوان ناجی کسب‌وکار وارد عمل می‌شوند و آنچه را که خودشان خراب کرده‌اند، درست می‌کنند. این افراد، ریتم کسب‌وکار را به هم می‌زنند و حال بقیه را بد می‌کنند. آن‌ها به‌خاطر همان تله‌ی مهرطلبی یا تأییدطلبی که درگیر آن هستند، فرصتی به وجود می‌آورند که خودشان بهتر دیده شوند. این مسئله، کسب‌وکار را به هم می‌ریزد.
عده‌ی دیگری هم هستند که آن‌ها را قربانی می‌نامم. کسانی که می‌خواهند تمام اتفاقات را به عوامل دیگر ربط بدهند؛ مثل هماهنگ نبودن مشتری، همکاری نکردن واحدهای دیگر کسب‌وکار و مانند آن. به نظر من، قربانی‌ها و ملکه‌های نمایش، بیش از همه ریتم کسب‌وکار را به هم می‌زنند و نمی‌گذارند ما به نتیجه برسیم. وقتی مسئولیتی را به کسی واگذار می‌کنیم، دو حالت بیشتر وجود ندارد. یا آن فرد نسبت به نتایج و خروجی کارش مسئول است یا مسئول نیست.
عواملی که شخص مطرح می‌کند و آن‌ها را دلیل ناکامی می‌داند، در واقع بهانه است.
کسانی که زیاد بهانه‌تراشی می‌کنند، کسانی که از نبود یا کمبود منابع شکایت می‌کنند، ترکیبی از قربانی‌ها و ملکه‌ها هستند که در کسب‌وکار می‌توانند مخرب باشند.
اما چگونه اخراج کنیم؟
وقتی به مرحله‌ی اخراج رسیدیم، به نظر من بهترین اقدام، برگزاری جلسه با آن فرد است. باید سعی کنیم فضای این جلسات را بیشتر به سمت آرامش هدایت کنیم تا تنش. ما هر هزینه‌ای که باید می‌کردیم، کرده‌ایم. دیگر نباید به سوخت شدن و از بین رفتن هزینه‌ها فکر کنیم. خودمان مسئول این انتخاب و شرایط بوده‌ایم. زودتر از این‌ها باید به فکر کنار گذاشتن این شخص می‌افتادیم و چون فکر می‌کردیم فرصت‌سوزی می‌شود، بارها و بارها از این کار امتناع کرده‌ایم.
فکر کردن به این هزینه‌ها، دردآور و زجرآور است.
خیلی وقت‌ها به نتیجه می‌رسیم که فلان شخص به درد کسب‌وکار ما نمی‌خورد؛ ولی زمان می‌خریم، اخراج او را به تعویق می‌اندازیم و با خود می‌گوییم فرصت دیگری به او بدهیم. آخر به همان نتیجه‌ای می‌رسیم که روز اول رسیده بودیم؛ یعنی اخراج آن فرد. تنها چیزی که در این جلسات نیاز داریم، آرامش است که فکر کردن به گذشته و سرمایه‌گذاری‌های ما برای آن فرد، این آرامش را به هم می‌زند و تنش ایجاد می‌کند.
به یاد داشته باشیم فردی که در این جلسه در کنار ما نشسته و برای اخراج او داریم مذاکره می‌کنیم، شغل و فرصت و موقعیتی را از دست داده و تلاش می‌کند ذهنیت‌های دیگری ایجاد کند. چنین فضایی کاملاً آماده‌ی تنش است و اگر مدیریت نشود، به هر دو طرف آسیب می‌رساند و تمرکز ذهنی کسب‌وکار را بر هم می‌زند.
بنابراین باید بگوییم برایش احترام قائل هستیم، بخشی از شخصیت او برای ما ارزشمند است و بخشی از خاطرات خوب ما در کسب‌وکار با او سپری شده و مسئله فقط کارکرد و عملکرد اوست. به او اطمینان دهید که مسئله‌ی شخصی در میان نیست. این اقدام روابط را بهبود می‌بخشد و از اتفاقات بد آینده جلوگیری می‌کند.
این اشتباه را نکنید که …
اشتباه برخی از رهبران و مدیران این است که از طریق افراد واسطه به فرد اطلاع می‌دهند که دیگر ناین احتمال وجود دارد که در این کسب‌وکار کار کند. این روش اشتباهی است. شاید بگوییم وجهه‌ی مدیر مانع اعلام بدون‌واسطه می‌شود. به نظر من، در کسبوکارها و کسب‌وکارهای کوچک بهتر است خود مدیر بدون‌واسطه، خبر اخراج را به فرد بدهد و این خبر را بدون حاشیه و در قالب یک جلسه‌ی دونفره اعلام کند.
با اعلام عمومی این خبر در کسب‌وکار، دیگران احساس عدم امنیت شغلی می‌کنند که اصلاً خوب نیست. البته به نظر من، بعد از اخراج فرد باید دلایل خود را به اعضای تیم دیگر اعلام کنیم تا دلایل اصلی اخراج را بدانند. این مسئله این احتمال وجود دارد که درس خوبی برای کل کسب‌وکار باشد تا بقیه‌ی اعضای تیم، عملکردشان را بهبود ببخشند و فقط مختص اعضای تیم نیست.
مدیر باید یاد بگیرد چگونه استخدام کند، چگونه انگیزه‌های تیمی را حفظ کند و چگونه سطح عملکرد و مهارت اعضای تیم را بالا ببرد. اعضای تیم هم همین درس را به روش دیگری می‌گیرند.
وقتی یک نفر اخراج می‌شود؛
پس از اخراج یک کارمند شاید این دغدغه برای سایر افراد کسب‌وکار به وجود بیاید که احتمالاً نفر بعدی خواهند بود. در کسب‌وکار‌هایی که هدف و برنامه‌ای وجود ندارد، این تفکر زیاد پدید می‌آید؛ ولی باید به کسب‌وکار این هشدار را بدهیم و دلایل خود را اعلام کنیم. برای مثال، وقتی در بازی فوتبال، بازیکنی خوب بازی نمی‌کند و مربی تصمیم می‌گیرد در بازی بعدی، این بازیکن برروی نیمکت بنشیند، تمام نیروهای تیم دلیلش را می‌دانند.
بااین‌حال، تیم به کارش ادامه می‌دهد؛ چون تیم هدف دارد و آن، بُردن است.
اگر هدف کسب‌وکار مشخص و مقصد روشن باشد، کل تیم می‌دانند چه مسیری را باید طی کنند و می‌دانند علت قطع همکاری چه بوده است. یکی از دلایل دیگر برای اخراج سریع و به‌موقع، همین مسئله است. اگر نیرویی ناکارآمد باشد و دیگران ببینند با نیروی ناکارآمد کنار می‌آییم و بی‌مسئولیتی و بی‌تعهدی و بی‌نظمی و کارکرد پایین او را نادیده می‌گیریم، بی‌انگیزه می‌شوند. این مسئله مانند ویروس در کسب‌وکار پخش می‌شود و نیروهای دیگری هم که کارشان را به‌درستی انجام می‌دهند، بی‌انگیزه می‌شوند.
اگر کسب‌وکاری هدف مشخصی داشته باشد، این مسئله اختلالی در روند کار آن ایجاد نمی‌کند؛ ولی در ساوقتی هدف و برنامه‌ی مشخصی ندارد و هر روز مسیر و طرح و ایده‌ی جدیدی را دنبال می‌کند، وضعیت متفاوت است.
اخراج افراد باسابقه
هرچه سابقه‌ی فرد در کسب‌وکار بیشتر باشد، حساسیت نسبت به اخراج آن بیشتر است. نکته‌ی کلیدی این است که نباید اخراج را شخصی‌سازی کنیم. باید سعی کنیم شخصیت و شأن و جایگاه آن فرد حفظ شود. هنگام قطع همکاری با افراد باسابقه باید به آن‌ها بگوییم که زحمت زیادی برای کسب‌وکار کشیده‌اند؛ اما کسب‌وکار نیازمند نیروهای جوان‌تر و تازه‌نفس‌تر است.
بگوییم می‌توانند به‌عنوان مشاور در کنار ما باشند تا از تجربه‌هایشان استفاده کنیم و واقعاً سعی کنیم این کار را انجام بدهیم؛ چون دلیل اخراج آن‌ها، فقط افت عملکرد بوده است. شاید واقعاً تمام تلاششان را انجام داده‌اند. نکته‌ی مهم اینکه باید به این افراد بفهمانیم که سابقه و تجربه‌ی آن‌ها برای ما مهم و مؤثر است و حتی در نبود آن‌ها به این تجربه‌ها نیاز داریم.
افرادی که سابقه‌ی زیادی دارند، عزت‌نفسی پیدا کرده‌اند که نباید آن را از بین ببریم و نتیجه‌ی معکوسی برای کسب‌وکار ایجاد کنیم.