۶ باور غلط درباره OKR که اجرای هدف‌گذاری را خراب می‌کند
در هر موضوعی می‌توانیم تصورات نادرست و رایجی که در آن گنجانده شده است را، پیدا کنیم. OKR هم از این اشتباهات مستثنی نیست. این مسئله یکی از اصلی‌ترین مباحث در حوزه‌ی توسعه و رشد کسب‌وکار شماست، بنابراین احتمال دارد که در اولین قدم‌های خود برای پیاده‌سازی آن دچار خطا بشوید. در چند سال اخیر پذیرش OKR به‌سرعت افزایش‌یافته است و هم‌زمان با تبدیل‌شدن آن به یک چارچوب مدیریتی برخی از ایده‌های قدیمی درباره‌ی این چارچوب منسوخ شده‌اند.
از این‌رو در ادامه‌ی این مقاله قرار است بی‌درنگ به سراغ روشن‌سازی ۶ باور غلط OKR بپردازیم.
فقط درباره اندازه‌گیری است:
اغلب کسب‌وکار‌ها، اهداف و نتایج کلیدی را نوشته و آن‌ها را به ابتکارات و پروژه‌های کلیدی‌ای که برای تحقق این نتایج وجود دارند، متصل نمی‌کنند. این امر منجر به مشکلات زیر می‌شود:
مطالعه مقاله: OKR فروش و محصول
- OKR یا فهرست آرزوها: هیچ برنامه واقعی‌ای برای رسیدن به این نتایج وجود ندارد و آن OKRها، بیشتر به یک فهرست آرزو تبدیل می‌شوند. نتایج کلیدی یک هدف، باید چالش‌برانگیز اما واقع‌بینانه باشند، شامل برنامه اجرایی برای تحقق همان هدف باشند.
- عدم تغییر پروژه‌های کلیدی: اگر چرایی انجام‌دادن ابتکارات و پروژه‌های کلیدی شما نسبت به هدف اصلی کسبوکارتان مشخص نباشد، ارتباط میان این دو مسئله قطع شده و درنتیجه به یک ماحصل نتیجه‌بخش منتهی نمی‌شود. وقتی لازم است هدفی را تغییر بدهیم، ابتکارات و پروژه‌های کلیدی هم باید با آن تغییر کنند تا بتوانیم به چابکی مد نظرمان برسیم.
- عدم ارائه سازوکار: هیچ سازوکار مشخصی وجود ندارد که تصویر کاملی از چارچوب OKR ارائه دهد. نیاز است که معیارهای موفقیت و فعالیت‌ها را هم‌زمان در کنار هم مشاهده کنیم.
ابتکارات کلیدی بخشی جدایی‌ناپذیر از یک هدف هستند و باید به‌عنوان یک بخش از آن در نظر گرفته شده و پیگیری شوند.
فقط برای رهبران سازمان است:
بیشتر اوقات اهداف به‌صورت شفاف توسط رهبران کسب‌وکار درک می‌شوند؛ اما وقتی به سطوح پایین‌تر کسب‌وکار می‌رویم این وضوح از بین می‌رود. نیروهای تیمی که در فاصله‌ی بیشتری نسبت به بالای کسب‌وکار قرار دارند، نسبت به چرایی کارهایشان اطمینان کمتری داشته و به وضوح و همسویی با اهداف بالای کسب‌وکار نیاز دارند.
برای متمرکزکردن کل کسب‌وکار بر اولویت‌های استراتژیک به‌صورتی که هر یک از تیم‌ها و اعضا، مأموریت و اهداف شرکت را درک کنند و به آن‌ها متعهد بمانند و در راه رسیدن به آن‌ها مشارکت داشته باشند، مهم است که کل کسب‌وکار را درگیر OKR کنیم.
هنگامی که کسب‌وکار با OKRها آشنا می‌شود، به‌منظور مدیریت تغییر در طول اجرای آن‌ها بهتر است که از راس کسب‌وکار شروع کنید. پیشنهاد می‌کنیم که در این مراحل اولیه همه افراد کسب‌وکار به اهداف کلیدی سطح بالای کسب‌وکار دسترسی داشته باشند، حتی اگر مالک آن اهداف و نتایج کلیدی نباشند و ایده‌ی موجود از سمت دیگری بیان شده باشد؛ زیرا این امر به افزایش وضوح کمک کرده و کسب‌وکار را بیشتر با OKRها آشنا می‌کنند.
با افزایش مهارت کسب‌وکار در استفاده از OKR باید آن را به‌صورت روشمند به سطوح بعدی کسب‌وکار یعنی بخش‌ها، تیم‌ها و در نهایت افراد گسترش داد.
می‌توانند مستقیماً برای ارزیابی عملکرد یک فرد استفاده شوند:
توصیه می‌کنم در ابتدای به‌کارگیری OKRدر کسبوکارتان، آن را در سطوح کسب‌وکار و تیم نگه دارید تا اطمینان حاصل شود که به‌جای موفقیت فردی، تمرکز ذهنی بر عملکرد کسب‌وکار است؛ اما با این نیت که افراد نیز در نهایت باید درک روشنی از اهداف خود داشته باشند.
سردرگمی رایجی که کسب‌وکار‌ها را از به‌کارگیری OKR در سطح فردی باز می‌دارد، ندانستن نحوه ارتباط OKRبا عملکرد در سطح فردی و سایر فرایندهای منابع انسانی مانند مدیریت استعدادها و پاداش‌ها است. ممکن است OKRبرای مدیر یا نیروهای تیم در ابتدا مثل اهداف مدیریت عملکرد فردی به نظر برسد، اما بایکدیگر متفاوت هستند.
OKRها در مورد بهبود عملکرد کسب‌وکار شما صحبت می‌کنند. وقتی OKRها در سطح کسب‌وکار و تیم تنظیم می‌شوند، برای ارزیابی عملکرد فردی، جبران خدمت یا پاداش استفاده نمی‌شوند؛ با این‌حال قطع کامل اتصال این دو فرایند مهم نیز برای افراد سردرگمی ایجاد می‌کند.
نکات زیر را در طول استفاده از OKRها، وقتی به مرحله توزیع آن‌ها برای تک‌تک افراد رسیدید، توصیه می‌کنم:
- OKRها را بر موفقیت کسب‌وکار و مدیریت عملکرد را بر موفقیت فردی متمرکز کنید. OKRها می‌توانند یک ورودی برای مدیریت عملکرد باشند، درست مانند کاری که امروزه در سایر سیستم‌ها انجام می‌شود. OKRها باید یک جنبه‌ی بررسی عملکرد اعضا باشند تا اطمینان حاصل شود که تمرکز ذهنی آن‌ها بر روی کسب‌وکار و تأثیر تیم است؛ اما نباید به‌طور مستقیم با پاداش‌ها مرتبط نباشند، تا بتواند عملکرد خالص افراد را بررسی کنید.
- از نمره OKR برای رتبه‌بندی عملکرد افراد در رسیدن به اهداف استفاده نکنید. شاید فردی هدف بسیار دشواری را به‌عهده گرفته باشد و بااین‌حال عملکرد قابل تحسینی داشته و یادگیری‌هایی را ایجاد کرده است که درک کسب‌وکار را افزایش داده و موفقیت آینده را شکل می‌دهد. شما نمی‌خواهید افراد را از تعیین اهداف چالش‌برانگیز و امتحان‌کردن چیزهای جدید که می‌توانند تأثیر مثبتی بر عملکرد کسب‌وکار و رشد حرفه‌ای خودشان داشته باشند، باز دارید. این امر برعکس چیزی است که ما امیدواریم OKRها بتوانند به آن دست یابند. در زمینه ارزیابی عملکرد، تمام عواملی را که بر نتیجه OKR تأثیر می‌گذارند را در نظر بگیرید و سپس تصمیم خود را نهایی کنید.
در نهایت شما باید یک رویکرد متعادل بین OKR و مدیریت عملکرد کسب‌وکاری خود داشته باشید. اتصال بیش از حد OKR به فرایندهای ارزیابی، عملکرد را کاهش می‌دهد؛ با این حال OKRها باید کلید ورود در گفتگوهای مدیریت عملکرد باشند؛ زیرا افراد خود را به چالش می‌کشند و فعالیت‌های روزمره خود را با تأثیرات کسب‌وکار مرتبط می‌کنند.
یک روش انعطاف‌ناپذیر است:
OKRها نباید انعطاف‌ناپذیر باشند. شما می‌توانید آن‌ها را متناسب با نیازهای منحصربه‌فرد کسب‌وکار خود تنظیم کنید. در ادامه به دو روش خاص اشاره می‌کنیم که نشان می‌دهد در فرایند OKR انعطاف‌پذیری وجود دارد:
متعهد در برابر آرمانی: OKRهای پایبند، اهدافی هستند که شما متعهد می‌شوید آن‌ها را محقق کنید.
OKRهای آرمانی، اهدافی هستند که می‌دانید توانایی شما برای رسیدن به آن‌ها محدود است و ممکن است هرگز شانسی برای موفق شدن پیدا نکنید؛ اما باعث می‌شوند شما و تیمتان به موفقیتی بیشتر از آن چه که خودتان فکر می‌کردید، دست بیابید.
می‌توانید از ترکیبی از OKRهای تعهدشده و آرمانی استفاده کنید یا فقط روی یک نوع از آن تمرکز ذهنی کنید. حتی می‌توانید برای هر هدف کلیدی یک نتیجه تعهدشده و یک نتیجه آرمانی چالش‌برانگیز داشته باشید. نکته اصلی این است که شما می‌توانید چالش و هدف مناسب خود را انتخاب کنید و به تیم خود نیز این فرصت را بدهید.
همسویی تنگاتنگ یا نرم: گزینه‌های مختلفی به‌منظور همسوسازی OKRها در کسب‌وکار وجود دارند. در “کتاب مهم‌ها را بسنجید اثر جان دوبر” بر همسویی تنگاتنگ تأکید می‌شود؛ به این صورت که یک نتیجه کلیدی در سطح شرکت به هدف سطح بعدی بدل می‌شود. در این گزینه شما از ابتکارات کلیدی استفاده نمی‌کنید و اغلب با خطر سردرگمی بین معیارهای موردنظر خود برای موفقیت نتایج کلیدی و نحوه رسیدن به هدف موردنظرتان مضطرب و مردد باقی می‌مانید!
وقتی می‌خواهیم ابتکارات کلیدی را به ثمر برسانیم انتخاب‌های زیر در عمل مؤثرتر هستند:
- وقتی شما یک هدف کلیدی را انتخاب می‌کنید، بدون شک برای آن یک نتیجه‌ی کلیدی نیز در نظر می‌گیرید. کم‌کم در مسیر رسیدن به این نتیجه، ابتکارات کلیدی منحصربه‌فردی از خودتان نشان می‌دهید و این روند در کسب‌وکار ادامه می‌یابد. هنگامی که یک ابتکار کلیدی به یک هدف بدل می‌شود صاحب هدف ممکن است در صورت لزوم نتایج کلیدی را تغییر بدهد.
- تیم‌ها هستند که OKRرا ایجاد می‌کنند. یک بخش یا تیم مشخص می‌کند که در محقق کردن کدام یک از اهداف یا نتایج کلیدی شرکت ممکن است مشارکت داشته باشد و سپس OKRهای خود را برای دستیابی به آن‌ها اضافه کند. این گزینه برای شرکت‌هایی جذاب است که به‌طور عمده بر روی همسویی نیت و هدف اصلی کسب‌وکار تمرکز ذهنی می‌کنند و کمتر بر پیشرفت اتصال سطوح به یکدیگر متمرکزند.
مهم‌ترین نکته در اینجا این است که این فرایند، مشارکتی است و در آن OKRها خواه در سطح شرکت باشند خواه در سطح بخش، تیم و یا فرد، به‌صورت انفرادی نوشته نمی‌شوند.
فقط برای سازمان‌هایی با فناوری پیشرفته یا با سرعت رشد بالا کار می‌کنند:
این یکی از رایج‌ترین تصورات غلطی است که می‌شنویم. این مورد قابل‌درک است؛ زیرا جزو معروف‌ترین مثال‌هایی است که در مورد استفاده موفقیت‌آمیز از OKRهای کسب‌وکاری به گوشمان خورده است. شرکت‌هایی با فناوری پیشرفته مانند اینتل و گوگل، OKRها را یک سیستم کنترل برای تیم‌ها می‌دانند.
کنترل همیشه به معنای منفی تلقی نمی‌شود، گاهی اوقات ما اتفاقات را برای رخ ندادن آن‌ها کنترل می‌کنیم. گاهی اوقات هم OKRها در قالب روشی دیگر خودشان را نشان می‌دهند؛ در قالب ابزاری برای رهبران به‌منظور اعمال کنترل بر تیم‌ها و افراد کسب‌وکار. همان طور که می‌دانید، OKRها وجود دارند تا تیم‌ها و افراد را توانمند ساخته و زمینه را برای تصمیم‌گیری درست در هر وضعیتی که مرتبط به مأموریت چشم‌انداز، فرهنگ و ارزش‌ها، استراتژی و OKRهای سطح شرکت شما است، فراهم کنند.
نکته کلیدی به‌منظور اجتناب از این برداشت اشتباه، درگیرکردن تیم‌ها هنگام ایده‌پردازی و تنظیم OKRها و ایجاد مکانیزم‌های ارتباطی منظم است؛ که نه‌تنها ارزش این همسویی را نشان می‌دهند، بلکه با دریافت پیشنهادات و ورودی از تیم‌ها، باعث افزایش مشارکت آن‌ها می‌شود.
من همچنین توصیه می‌کنم که رهبران وقت خود را برای درک OKRهایی که از پایین‌به‌بالا می‌آیند، صرف کنند. من کسب‌وکار‌هایی را دیده‌ام که دو تا سه هدف از بالابه‌پایین و دو تا سه هدف از سطح تیم به بالا دارند. گاهی اوقات ایده‌هایی که از تیم می‌آیند به اولویت کسب‌وکار تبدیل می‌شوند.
یک مسئله دیگر که لازم است آن را اصلاح کنیم این است که بدانیم بازبینی‌های مکرر و مداوم OKR برای کنترل و نظارت بر تیم شما نیست، بلکه برای کمک به تیم‌ها به‌منظور تمرکز ذهنی بر اولویت‌های اصلی و جلوگیری از حواس‌پرتی است.
OKRها و شاخص‌های کلیدی عملکرد قابل‌تعویض با یکدیگر هستند:
فرض کنیم که من برای دیدن یکی از دوستانم از سیاتل به پورتلند رانندگی می‌کنم هدف من این است که تا زمان مشخصی به پورتلند برسم. نتایج کلیدی من می‌توانند حفظ سرعت متوسط ۶۰ مایل بر ساعت یا حتی رسیدن به نقاطی خاص در زمان‌هایی خاص باشد.
از طرف دیگر شاخص‌های کلیدی عملکرد من می‌توانند همه چیز از فشار باد لاستیک ماشین گرفته تا عمر روغن یا سطح مایع برف‌پاک‌کن شیشه جلو باشند. این شاخص‌ها به‌طورکلی مهم‌اند، اما معیارهایی حیاتی برای دستیابی به هدف حال حاضر من نیستند. شاخص کلیدی عملکرد و OKR مکمل یکدیگر هستند. شاخص‌های کلیدی عملکرد، دامنه کلی کسب‌وکار را پوشش می‌دهند و بر روی حفظ ثبات کسب‌وکار تمرکز ذهنی دارند.
حفظ ثبات کسب‌وکار به عوامل دیگری هم نیاز دارد مثلا در دجه‌ی اول باید هدف خود را بر امری که واقعاً فکر می‌کنید عملکرد کسب‌وکاری را بالاتر می‌برد، متمرکز کنید. شاخص‌های کلیدی عملکرد مربوط به این بهبودها، اغلب نتایج کلیدی برای اهداف شما خواهند بود.
به‌عنوان‌مثال:
تیم فناوری اطلاعات شما ممکن است شاخص‌های کلیدی در مورد وب‌سایت شما داشته باشد و مواردی مانند قابلیت اطمینان سایت، سرعت بارگذاری آن، تعداد بازدید از آن در یک روز و میزان خطا را ردیابی کند. تیم فناوری اطلاعات به احتمال زیاد شاخص‌های بیشتری در زمینه‌های دیگر مانند: پاسخ‌گویی به‌موقع به درخواست‌ها، پایین نگه‌داشتن هزینه‌ها و موارد دیگر را هم بررسی خواهد کرد و سپس نتیجه‌ی نهایی را به شما اعلام می‌کند.
نتیجه‌ی اعلام شده چقدر با انتظار شما نزدیک است؟ باید بدانید، تا وقتی این حوزه‌های مذکور برای کمک به اولویت‌های استراتژیک کسب‌وکار نیاز به بهبود متمرکز نداشته باشند، OKRهای بخش فناوری اطلاعات نخواهند بود. OKR بخش فناوری اطلاعات همواره باید درحال توسعه و بهبود باشد و برای خلق این پیشرفت بدون تردید لازم است نتایج کلیدی و معیارهای سخت‌گیرانه‌ای داشته باشید تا بتوانید به موفقیت دست پیدا کنید.
برای مثال یک سایت با تمرکز ذهنی بر یک محدوده جغرافی مشخص هدف خود را افزایش بازدید و ترافیک سایت خود اعلام می‌کند و در پایان سه ماه کاری نتیجه‌ی کلیدی آن نشان می‌دهد که بازدیدها از ۲ میلیون نفر به ۵ میلیون نفر رشد داشته است. پس ابتکار عملی این تیم برای جذب ۳ میلیون کاربر جدید بسیار موفق بوده است.
این تیم از شاخص‌های کلیدی عملکرد به‌منظور زیر نظر گرفتن اقدامات معمول کسب‌وکار و از OKR به‌منظور تمرکز ذهنی بر نقاطی که برای حمایت از اولویت‌های استراتژیک نیاز به بهبود دارند، بهره برده بود.
حرف آخر:
مجموعه ۶ باور غلط OKR که به دور کسب‌وکار شما پیچ‌وتاب خورده است ممکن است روند بهبودیافتگی کسبوکارتان را دچار خطا و اشتباه کند. با دانستن این علف‌های هرز رشدیافته در آموزش‌ها و فرهنگ کسب‌وکاری خودتان می‌توانید بهتر از گذشته ریشه‌های کسبوکارتان را آبیاری کنید و قوت ببخشید.
اگر در ابتدای راه برای پیاده‌سازی OKR قرار دارید، پیشنهاد می‌کنیم که مسیر را برای خودتان روشن کنید و دریابید که کسب‌وکار شما به چه روشی نیازمند است و سپس با بهترین بینش ممکن پیش بروید.