مهارت حل مسئله؛ مراحل تصمیم‌گیری بهتر در کسب‌وکار
هم‌اکنون در زندگی مسئله‌ای دارید؟ به شما تبریک می‌گوییم! شما هنوز زنده‌اید! اگر مسئله‌ای نداشتید حالا در این سایت نبودید.
انسان‌ها یک تفاوت اصلی با هم دارند و آن، میزان مسائلی است که با آن درگیر و حل کرده‌اند. باید بپذیریم که هرچه مسئله‌ی بیشتری حل کنیم، رشد بیشتری خواهیم داشت؛ چون ذات بشر از ابتدای هستی تاکنون براساس حل مسئله بوده و همین حل مسئله‌های زیاد است که بشر را به تکامل، اختراع و تکنولوژی رسانده است. اگر به مشکلات به‌عنوان سؤال نگاه نکنیم و آن را به مسئله تبدیل نکنیم، آن مشکل باقی می‌ماند.
ویژگی مشکل این است که اگر در زندگی وجود داشته باشد و نسبت به آن بی‌تفاوت باشیم، به‌مرور بزرگ‌تر می‌شود و در بیشتر مواقع، به شکل حادتری گریبان زندگی ما و انرژی ما را می‌گیرد.
در فرمانروا، این موضوع بخشی از تصویر بزرگ‌تر مدیریت کسب‌وکار است؛ جایی که تحلیل، تصمیم، اجرا و اصلاح مستمر باید کنار هم دیده شوند. برای کامل‌تر شدن این مسیر، مطالعه مقاله تخصیص سرمایه؛ چگونه برای مدیران قابل اجرا می‌شود؟ و همچنین حل مسئله و تصمیم‌گیری؛ نقش آن در رشد و پایداری کسب‌وکار می‌تواند ارتباط این بحث را با بخش‌های دیگر رشد کسب‌وکار روشن‌تر کند.
به نظر من، اگر کسی در زندگی مسئله‌ی کمی حل کرده باشد، حتی اگر درآمد، اعتبار، اعتمادبه‌نفس و… او کم باشد، در جای درستی قرار گرفته است. اگر امروز بعضی افراد بزرگ هستند، به این دلیل است که مسئله‌های زیادی حل کرده‌اند. باید بپذیریم که هرچه مسئله‌های بیشتری حل کنیم، این حل مسئله به رشد ما کمک می‌کند؛ چون ذات بشر از ابتدای هستی تاکنون براساس حل مسئله بوده و همین حل مسئله‌های زیاد است که بشر را به تکامل، اختراع و تکنولوژی رسانده است.
وقتی مسئله‌ی بشر ارتباطات سریع بوده، تکنولوژی به وجود آمده و وقتی مسئله‌ی او ارتباطات جمعی بوده، علم جامعه‌شناسی یا روان‌شناسی به وجود آمده است. ما در زندگی مسئله‌های زیادی داریم؛ مسئله‌های مالی، ارتباطی، کاری و مانند آن.
اینکه ما نسبت به مسائل خود بی‌تفاوت باشیم یا وجود آن‌ها را نادیده بگیریم، چیزی از آن‌ها کم نمی‌کند؛ ولی اگر یاد بگیریم چگونه با مسئله‌ها روبه‌رو شویم، کمک زیادی به ما می‌کند. هرچه مسئله‌ی بیشتری حل کنیم، بزرگ‌تر می‌شویم.
ما باید با واقعیت روبه‌رو شویم.
اینکه خودمان با واقعیت روبه‌رو شویم، خیلی بهتر از این است که واقعیت به شکل حادتری با ما روبه‌رو شود و ما را غافلگیر کند. حل مسئله یا problem solving به‌قدری اهمیت دارد که امروز جزء ده مهارتی است که کسب‌وکار جهانی یونسکو اعلام کرده هر فرد در هر جایگاهی که هست، باید این مهارت را داشته باشد.
هر شغلی که داشته باشیم، لازمه‌ی موفقیت ما این است که در زندگی و ارتباطات جمعی به این ابزار کاربردی مسلح باشیم تا به‌واسطه‌ی آن به آرامش برسیم. همیشه افرادی که توانایی حل مسئله دارند، قابل احترام هستند. چه کسانی که در مدرسه مسئله‌های ریاضی و هندسه را حل می‌کنند تا نمره‌ی خوب بگیرند و چه افرادی که وقتی با مشکلی مواجه می‌شویم، با آن‌ها مشورت می‌کنیم.
این افراد به این دلیل قابل احترام هستند که پاسخ بسیاری از سؤال‌ها را دارند و در حل مسائل خودشان به این پاسخ‌ها رسیده‌‌اند. اصطلاح مرید و مراد و مرشد به معنای راهنما، از همین حل مسئله به وجود آمده است. عده‌ای می‌گویند وقتی با مسئله‌ای روبه‌رو می‌شوید، نگویید مشکل دارم، بگویید مسئله دارم که به نظر من درست نیست؛ چون گاهی واقعاً مشکل داریم. فقط باید بدانیم چطور آن مشکل را به مسئله تبدیل کنیم. این به تعریف‌های ما از آن مشکل برمی‌گردد.
اگر مشکلات را به دید سؤال نگاه نکنیم و نخواهیم بدانیم چرا و چگونه به وجود آمده و چطور می‌توانیم این مشکل و مانع را رفع و آن را به مسئله تبدیل کنیم، هیچ‌وقت حل نمی‌شود. ما در ادامه مراحل مهارت حل مسئله را تشریح خواهیم کرد.
اولین گام حل مسئله، تشخیص مسئله است.
ویژگی مشکل این است که اگر در زندگی وجود داشته باشد و نسبت به آن بی‌تفاوت باشیم، به‌مرور بزرگ‌تر می‌شود و در بیشتر مواقع، به شکل حادتری گریبان زندگی و انرژی ما را می‌گیرد. بنابراین اولین گام برای تبدیل مشکل به مسئله، تشخیص مسئله است. اول باید با منطق خود به موضوع نگاه کنیم و عواملِ علت و معلولی را بیابیم. برای مثال، اگر مشکل مالی داریم، باید ببینیم چه چیزهایی باعث شده این مشکل به وجود بیاید؟ کارمان خوب و به‌روز نیست؟
یا همه‌چیز خوب است؛ ولی ما ولخرج هستم؟
نگاه منطقی به مسئله، کمک زیادی می‌کند تا در مرحله‌ی بعد که موضوع گزینه‌ها و راهکارهاست، بتوانیم راهکارهای بهتری برای مسئله‌های خود پیدا کنیم. البته فقط نمی‌توانیم از منطق کمک بگیریم؛ چون گاهی حس ما کمک می‌کند که یک مسئله را درک کنیم. مثل وقتی فردی را برای اولین‌بار می‌بینیم و حس خوبی از ارتباط با او نداریم. این حس ما درست است و در اینجا لازم نیست خیلی منطقی رفتار کنیم. همان توجه به آن احساس و ندای درونی به ما کمک زیادی می‌کند.
ترکیب منطق و احساس در تشخیص مسئله، نتیجه‌ی خیلی خوب دارد و به ما نشان می‌دهد که باید مسئله را خوب نگاه کنیم؛ چون خیلی از مسئله‌ها اهمیت زیادی ندارند و مشکل مهمی نیستند که بخواهیم برای حل آن‌ها وقت و انرژی صرف کنیم. خیلی از آن‌ها، مسئله‌های خود ما هستند؛ یعنی ما دری را باز گذاشته‌ایم تا باد یا گردبادی وارد زندگی ما شود.
لازم نیست وجود یا عدم وجود گردباد را حل کنیم؛ چون مسئله‌ی ما این نیست. فقط کافی است در را ببندیم. این کار باعث می‌شود انرژی زیادی از ما هدر نرود. نگاه منطقی و احساسی به یک مسئله، در به دست آوردن اطلاعات درباره‌ی عوامل ایجاد آن به ما کمک می‌کند.
تازمانی‌که متوجه نشویم یک مسئله چگونه به وجود آمده، نمی‌توانیم آن را حل کنیم و تازمانی‌که متوجه نشویم بیماری چگونه در ما ایجاد شده و چه عواملی (عادت‌ها، تغذیه، خواب، نحوه‌ی پوشش و عوامل دیگر) در آن تأثیر داشته، نمی‌توانیم آن بیماری را درمان کنیم. کاری که پزشکان انجام می‌دهند، همین است.
قبل از درمان تلاش می‌کنند بفهمند این درد چگونه ایجاد شده است؛ چون اگر درمان شروع شود، ولی عوامل به وجود آمدن درد هنوز از بین نرفته باشد، دوباره دچار درد می‌شویم و درمان بی‌فایده است. این همان مسئله‌ای است که بیشتر مواقع در زندگی به وجود می‌آید. گاهی به یک نفر اعتماد می‌کنیم؛ ولی روش‌های اعتماد کردن ما اشکال دارد. بعد به‌مرور افراد بیشتری روبه‌روی ما و در مسیر زندگی ما قرار می‌گیرند که از این اعتماد سوء‌استفاده می‌کنند.
ریشه‌ی بیشتر مسائل ما درونی است. مثل ویروسی که همه‌جا وجود دارد؛ ولی بدن عده‌ای به آن واکنش نشان می‌دهد که بیمار می‌شوند و باید درمان کنند و برای عده‌ای که قدرت بدنی و سیستم ایمنی قوی‌تری دارند، هیچ اتفاقی نمی‌افتد. بنابراین ریشه‌ی مسائل را بیشتر باید در خودمان پیدا کنیم؛ چون اتفاق‌ها رخ می‌دهد. مسئله‌ی اصلی، نحوه‌ی واکنش ما به آن اتفاق‌هاست که این احتمال وجود دارد که تأثیر آن اتفاق را در زندگی ما پررنگ‌تر یا کم‌رنگ‌تر کند.
این احتمال وجود دارد که با مسائل مختلفی در زندگی روبه‌رو باشیم. مثلاً مسئله‌ای مالی یا عاطفی داریم یا می‌خواهیم به هدفی برسیم که عوامل بازدارنده‌ی زیادی در مسیر دستیابی به آن وجود دارد. اگر به منطق و احساسمان توجه کنیم و اطلاعات خوبی به دست بیاوریم، متوجه می‌شویم که ریشه‌ی اصلی آن مسئله در درون خود ماست.
وقتی مسئله را تشخیص بدهیم، گام دوم این فرآیند که ایجاد راه‌حل‌ها و گزینه‌های زیاد برای حل آن مسئله است، پدید می‌آید. باید توجه کنیم که فقط نباید به‌دنبال پیدا کردن راه‌حل باشیم.
یافتن راه‌حل صحیح، هدف اصلی گام دوم تشخیص مسئله است.
برای یافتن راه‌حل صحیح باید گزینه‌های زیادی در اختیار داشته باشیم. در بیشتر مواقع، یا راه‌حل‌های ما کاربردی نیست یا راه‌حل‌ها، روش‌های زودبازدهی نیست که برای آن‌ها باید راه‌حل جایگزین داشته باشیم.
مثلاً تصور کنید به صدمیلیون تومان نیاز داریم. اولین راه‌حل این است که پول را از دوستان و آشنایان قرض بگیریم. اگر این راه‌حل نشد، باید وام بگیریم. اگر این راه‌حل هم جواب نداد، باید یکی از دارایی‌های خود را بفروشیم. منظور از گزینه‌های مختلف این است که تاحدممکن باید گزینه‌های احتمالی و حتی گزینه‌هایی را که خیلی از آن‌ها محتمل به نظر نمی‌رسد، روی کاغذ بیاوریم. در این فرآیند، مدام راه‌حل تولید می‌کنیم.
در اصل، ایجاد گزینه یعنی ایجاد راه‌حل. در بسیاری از مواقع که مسئله را تشخیص می‌دهیم، نمی‌دانیم راه‌حل کاربردی آن چیست؛ ولی در این فرآیند می‌توانیم به این راه‌حل‌ها برسیم و تا می‌توانیم باید با مشورت، مطالعه و تحقیق، راه‌حل‌های مختلفی برای مسئله پیدا کنیم. در فرآیند تشخیص مسئله، بیشتر به چرایی‌ها فکر می‌کنیم؛ چون در گام دوم به چگونگی رفع آن مسئله و مشکل فکر می‌کنیم؛ یعنی چگونه می‌توانیم مانع و مشکل را از سر راه برداریم.
چه کارهایی را اگر اول انجام دهیم، سرعت حل مسئله‌ی ما بیشتر می‌شود؟
گام سوم این است که گزینه‌ها و راه‌حل‌هایی را که تعیین کرده‌ایم، به روندهای اجرایی تبدیل کنیم. یعنی نقطه‌ی شروعی را بیابیم و به قول قدیمی‌ها، آستین‌ها را بالا بزنیم و مشکل را حل کنیم. روند اجرایی باید شامل سه مرحله باشد:
- اولویت‌بندی صحیح: در قسمت شانزدهم سریال رکاب به موضوع اولویت‌بندی پرداختیم. از بین تمام راه‌حل‌هایی که برای حل مسئله تشخیص داده‌ایم و نوشته‌ایم، چند راه‌حل باید در اولویت قرار بگیرد. اینکه چه کارهایی را باید اول انجام بدهیم تا سرعت حل مسئله‌ی ما بیشتر شود. اولویت‌بندی به ما کمک می‌کند راه‌حل‌هایی را که اثرات کمتری دارند، کنار بگذاریم و وقت خود را تلف نکنیم.
مسئله‌ای که درست تشخیص داده شده باشد و راهکارها و گزینه‌ها یا چگونگی‌های متناسب با آن چراها هم درست و متناسب تعریف شده باشد، زمان مشخصی دارد. درست مثل میوه است که اگر دانه‌ای بکاریم و آن را آبیاری و از آن نگهداری کنیم، زمان به نتیجه رسیدن آن مهم است. یکی از نکاتی که باعث می‌شود مسائل ما مغفول بماند و حل نشود، این است که زمان پایانی برای حل آن مسئله در نظر نمی‌گیریم.
- اقدامات اصلاحی: آخرین مرحله در روند اجرایی حل مسئله و بعد از تعیین ضرب‌الاجل و شروع کارها، اقدامات اصلاحی است. گزینه‌ها زمانی به ذهن ما خطور کرده که هنوز کار را شروع نکرده بودیم و در جریان فشارها و شرایط سخت قرار نگرفته بودیم. بسیاری از ایده‌های ما، ایده‌های ناآزموده‌ای بوده که در فرآیند دوم حل مسئله باید در نظر می‌گرفتیم و اصلاحی می‌شد و بهبود پیدا می‌کرد تا به نتیجه‌ی مدنظرمان دست یابیم. نکته‌ی مهم این است که حل مسئله، یک فرآیند و روند است؛ رویداد نیست. این‌طور نیست که مثلاً قرصی را مصرف کنیم و فکر کنیم با خوردن این قرص درمان می‌شویم. بیماری و مشکل ما طی فرآیندی طولانی به وجود آمده است؛ پس باید طی فرآیند زمان‌بری هم درمان شود. هر مسئله‌ای که راه‌حل‌های سریع، فوری و اقدام‌های ضرب‌الاجلی در آن باشد، مثل مسکن است و نتیجه‌بخش نیست. در فرآیند حل مسئله، تاجایی‌که می‌توانیم باید از راه‌حل‌های فوری دوری کنیم؛ چون راه‌حل‌های فوری، همیشه اولین گزینه‌ها هستند. شاید به‌دلیل خستگی تصمیم‌گیری درباره‌ی حل یک مسئله مجبور شده‌ایم سریع‌ترین و ابتدایی‌ترین و ناپخته‌ترین راه‌حل‌ها را انتخاب کنیم؛ ولی راه‌حل‌های سریع همیشه نتیجه‌ی حرفه‌ای ندارد. یادمان باشد ما به‌اندازه‌ی مسائلی که داریم، زندگی و کسب‌وکار بزرگ‌تر یا کوچک‌تری خواهیم داشت. اگر زندگی قوی و محکم می‌خواهیم، باید مسائل قوی و محکمی هم حل کنیم.