مدیریت زمان یا مدیریت انرژی؟ نگاهی تازه به بهره‌وری مدیران
ما چیزی را می‌توانیم مدیریت کنیم که به منابع آن دسترسی داشته باشیم. اشتباهی که خیلی وقت‌ها انجام می‌دهیم، این است که سعی می‌کنیم در وقتی در اختیار داریم، کارهای بیشتری انجام و فعالیت‌های بیشتری قرار دهیم. هرچه فهرست کارهای روزانه‌مان بیشتر باشد، فکر می‌کنیم کار زیادی انجام داده‌ایم. زمان، ارزشمندترین دارایی ما و محدود است.
امروزه مسئله‌ی اصلی، دیگر مدیریت زمان نیست؛ مدیریت اولویتهاست.
در فرمانروا، این موضوع بخشی از تصویر بزرگ‌تر مدیریت کسب‌وکار است؛ جایی که تحلیل، تصمیم، اجرا و اصلاح مستمر باید کنار هم دیده شوند. برای کامل‌تر شدن این مسیر، مطالعه مقاله مدیریت استرس در کسب‌وکار؛ چگونه ثبات تیم و کسب‌وکار را حفظ کنیم؟ و همچنین آسیب‌های کمال‌گرایی در بحران؛ از واکنش هیجانی تا اقدام حساب‌شده می‌تواند ارتباط این بحث را با بخش‌های دیگر رشد کسب‌وکار روشن‌تر کند.
زمان، محدود و کاملاً مشخص است و به یک اندازه در اختیار همه قرار دارد. بنابراین، مسئله‌ای به نام مدیریت زمان وجود ندارد. شاید باید واژه‌ای انتخاب می‌کردند که عامه‌ی مردم هم آن را درک کنند. از همین منظر آن را مدیریت زمان نامیده‌اند. زمان مثل ظرف یا جعبه است. تصور کنید جعبه‌ای داریم که گنجایش مشخصی دارد. اگر بخواهیم در این جعبه بیش‌ازحد وسیله بگذاریم، چون ظرفیت ندارد، متلاشی می‌شود.
اشتباهی که خیلی وقت‌ها انجام می‌دهیم، این است که سعی می‌کنیم کارهای بیشتری انجام دهیم.
هرچه فهرست کارهای روزانه‌مان بیشتر باشد، فکر می‌کنیم کار بیشتری انجام داده‌ایم؛ ولی وقتی به آخرین فهرست کارهایمان نگاه می‌کنیم، می‌بینیم بخش زیادی از آن‌ها انجام نشده است. چون درک صحیحی از مدیریت زمان نداریم، فکر می‌کنیم این کارها را می‌توانیم در آن زمان‌‌ها انجام بدهیم؛ ولی این اتفاق نیفتاده است. بخشی از رفتارهای روزانه‌ی ما به‌واسطه‌ی عادت‌هایی که داریم، به قسمت لیمبیک مغزمان واگذار شده که مربوط به عادت‌هاست و ناخودآگاه باعث شده زمان زیادی را از دست بدهیم.
علاوه‌براین، عواملی مثل نداشتن مهارت تمرکز ذهنی و نحوه‌ی تصمیم‌گیری، در نحوه‌ی مدیریت ما نسبت به وقتی در اختیار داریم، تأثیرگذار است. زمان، ارزشمندترین دارایی زندگی و کاملاً محدود است. ما برای به دست آوردن هر چیزی که در زندگی داریم، عمرمان را داده‌ایم و به‌جای آن، هزینه‌ای را دریافت کرده‌ایم که با آن مثلاً ماشین، خانه، لباس یا هر چیزی دیگری که خواسته‌ایم، خریده‌ایم.
اینکه می‌گویند وقت طلاست، به نظر من کم‌لطفی نسبت به وقت و زمان است. زمان خیلی ارزشمندتر از طلاست؛ چون هر آرزو و هدفی که داشته باشیم، در قالب زمان شکل پیدا می‌کند. خداوند در سوره‌ی والعصر می‌فرماید: «وَالْعَصْر، اِنَّ الإنْسانَ لَفِی خُسْرٍ. » خداوند به زمان قسم خورده است.
چون اگر تمام چیزهایی را که دوست داریم داشته باشیم را همین الان به ما بدهند، ولی بگویند فردا صبح از دنیا می‌رویم، لذت داشتن تمام آرزوهایمان از بین می‌رود.
مسئله‌ی اصلی، مدیریت اولویتهاست.
ای کاش به‌جای مدیریت زمان می‌گفتیم مدیریت اولویت‌ها. در آن جعبه‌ای که گفتم، مهم است که چه اجناسی می‌گذاریم و کدام‌یک مهم‌تر از بقیه است. بنابراین، زمان محدود ۲۴ ساعته‌ای داریم که حداقل هشت ساعت آن را باید بخوابیم تا سالم باشیم و انرژی ازدست‌رفته را دوباره ذخیره کنیم. درست مثل گوشی موبایل که باید شارژ شود و اگر شارژ نداشته باشد، هر تکنولوژی یا ارزش و قیمتی که داشته باشد، فایده‌ای ندارد.
در قسمتی از وقتی خداوند در اختیار ما قرار داده، حتماً باید خواب را در نظر بگیریم.
مسئله‌ی دوم اینکه، بخشی اعظمی از زمان، صرف کارهای روزمره می‌شود؛ مثل شستن دست و صورت، حمام رفتن، تعویض لباس، غذا خوردن، رفت‌وآمد و کارهایی از این دست. طبق آمار جهانی، به‌طور میانگین هشت ساعت زمانمان را صرف کار می‌کنیم. فرض کنید مدیری تا ده ساعت در روز کار کند. باز هم زمان مفید کارش همان هشت ساعت است. نکته‌ی مهم این است که در این مدت زمان، چه اولویت‌هایی را انتخاب کند.
این همان مفهوم اصلی مدیریت زمان است؛ یعنی مدیریت اولویت‌هایی که در ظرف زمان استفاده می‌کنیم.
چرا یا اولویت؟ مسئله این است!
دو نوع کار وجود دارد: بعضی از کارها ضرورت دارد و بعضی از کارها اولویت. کارهای ضروری نیازی به برنامه‌ریزی ندارد. مثلاً در جلسه‌ی کاری مهمی هستیم که به ما اطلاع می‌دهند حال فرزندمان خوب نیست و هرچه سریع‌تر باید خودمان را به مدرسه برسانیم و به پزشک مراجعه کنیم. زیاد نباید نگران برنامه‌ریزی این نوع کارها باشیم. البته اگر به‌عنوان یک اولویت، چکاپ یا بررسی کاملی از سلامتی فرزندمان انجام می‌دادیم، شاید این اتفاق پیش نمی‌آمد. مثال دیگر، پرداخت قبض موبایل است.
خیلی‌وقت‌ها فراموش می‌کنیم قبض موبایلمان را پرداخت کنیم. بعد درحالی‌که در جلسه‌ی مهمی هستیم و باید تماسی ضروری بگیریم، متوجه می‌شویم که موبایلمان یک‌طرفه شده است. این کارِ اولویت‌داری بوده که الان به کاری ضروری تبدیل شده است. بنابراین، فرق بین ضرورت و اولویت را باید بدانیم.
هر چقدر بتوانیم اولویت‌هایی را انجام بدهیم که ارزش‌آفرین است و هشت ساعت زمان کاری ما را سودآورتر می‌کند و بهره‌وری ما را افزایش می‌دهد، زندگی شادتر و موفق‌تری خواهیم داشت.
همین ضرورت‌ها و نداشتن اولویتهاست که مجبور می‌شویم آخر هفته، پرونده‌های کاری را به خانه بیاوریم و مسائل مالی و برنامه‌‌های کاری را در خانه انجام دهیم؛ چون در طول هفته به اولویت‌های اصلی نرسیده‌ایم. پنج‌شنبه این پرونده‌ها همان‌جایی است که شنبه قرار داشت؛ بدون‌اینکه کاری روی آن‌ها انجام داده باشیم. با این کار فقط اهمال‌کاری ما بیشتر می‌شود. چون مغز هیچ‌وقت به ما اجازه نمی‌دهد زمان استراحت و تفریح را صرف کارهای دیگری کنیم که برایش باورپذیر نیست.
از نظر مغز، آخر هفته زمان استراحت است و ناخودآگاه عادت‌ها و مسیر ما را به سمتی می‌برد که کارهای مربوط به کسب‌وکار را در خانه انجام ندهیم. خیلی‌وقت‌ها پیش آمده که لپ‌تاپمان را به خانه برده‌ایم تا کاری انجام بدهیم؛ ولی هیچ کاری انجام نداده‌ایم. چون مغز به ما این اجازه را نمی‌دهد.
اولین چیزی که باعث می‌شود در حوزه‌ی مدیریت اولویت‌ها یا مدیریت زمان در کسب‌وکارمان بتوانیم واقع‌بینانه برخورد کنیم، این است که از زمان استراحت، استفاده‌ی دیگری نکنیم و در زمان استراحت کار نکنیم؛ ولی مغز به ما این اجازه را نمی‌دهد و اولویت مغز در آن زمان، استراحت کردن است، نه کار کردن. از همین منظر است که در زمان استراحت نمی‌توانیم کار دیگری انجام بدهیم.
نکته‌ی دیگر اینکه، در بسیاری از کتاب‌های مدیریت زمان نوشته‌اند فهرستی برای کارهای روزانه‌ي خود مشخص کنید. من اصلاً به این کار اعتقاد ندارم. البته قبلاً زیاد به همین دلیلش استفاده می‌کردم. به نظر من، این کار نوعی خودفریبی است. فهرستی از کارهایمان می‌نویسیم و می‌گوییم آن‌ها را براساس فهرست انجام می‌دهیم؛ ولی این اتفاق نمی‌افتد. این مسئله، هم این احتمال وجود دارد که باعث کاهش اعتمادبه‌نفس ما شود، هم عادت کنیم مدام فهرست بنویسیم، ولی کاری انجام ندهیم.
اگر همین الان به تقویم خود نگاه کنیم، فهرست بلندی از کارهای انجام نشده‌ای می‌بینیم که فقط به همین دلیلز به روز بعد موکول شده و مغز ما به انجام نشدن کارهایی که فهرست کرده‌ایم، عادت کرده است. مثل این است که به اهمال‌کاری و به عقب انداختن کارها عادت کنیم.
یکی از علت‌هایی که باعث می‌شود مدام فهرست تنظیم کنیم، این است که دچار سندرم خوداشتغالی یا خودمشغولی هستیم و می‌خواهیم به خودمان ثابت کنیم که خیلی کار انجام می‌دهیم و آن را از کارهای بیهوده، بی‌اثر و بی‌نتیجه‌ای پر می‌کنیم که بیشتر آن‌ها را می‌توانیم تفویض کنیم.
ما تفویض اختیار می‌کنیم تا اولویت‌های اصلی خود را پیدا کنیم. بیشتر افراد مؤثر و رهبران و مدیران موفق، بیش از اینکه فکر کنند چه کارهایی باید انجام بدهند، به این فکر می‌کنند که چه کارهایی را نباید انجام بدهند. چون کارهایی که باید انجام بدهند، مشخص است. اگر بتوانیم آن کارها را ذخیره و مراقبت کنیم و نگذاریم وقفه‌ای در آن‌ها ایجاد شود، به نتیجه‌ی دلخواه و مورد انتظار می‌رسیم.
سه مهارت اصلی هست که به ما کمک می‌کند در مدیریت اولویت‌ها، نتیجه‌ی خیلی بهتری بگیریم:
مدیریت وقفه‌ها: وقتی مشغول کاری هستیم، به‌هیچ‌وجه نباید اجازه بدهیم وقفه‌ای در آن ایجاد شود. این وقفه این احتمال وجود دارد که ارسال پیامک یا پیامی در شبکه‌های اجتماعی یا بررسی ایمیل باشد. قبل از اینکه بخواهیم کار مهمی انجام بدهیم، این احتمال وجود دارد که یکی از اعضای تیم ما این وقفه را ایجاد کند. بعضی از اعضای تیم که روش انجام کار را نمی‌دانند، برای مدیر وقفه ایجاد می‌کنند.
مستندسازی، آموزش، سیستم اشتراک‌گذاری یا انتقال تجربه‌های درون‌کسب‌وکاری، معدن ارزشمندی است که هزینه‌های بسیار زیادی برای کسب آن‌ها صرف شده و این احتمال وجود دارد که این وقفه‌ها را پایین بیاورد. روش‌‌های خیلی سختی هم وجود دارد که زندگی را خیلی آسان می‌کند.
من در ساعت کاری، به‌هیچ‌وجه جواب تلفن همراهم را نمی‌دهم و آن را روی شماره‌ی دفتر کارم منتقل (دایورت) می‌کنم. بنابراین، کسی که در ساعت کاری با من کار دارد، با دفترم تماس می‌گیرد. در ساعت غیرکاری هم اصلاً کاری انجام نمی‌دهم و برای زمان استراحتم، ارزش قائلم. بیشتر دانشجویان یا همکاران و دوستانم تعجب می‌کنند از اینکه برای تماشای تمام فیلم‌ها به سینما می‌روم، سعی می‌کنم کنسرتی را از دست ندهم، همیشه در حال مطالعه هستم و درعین‌حال، تفریح هم می‌کنم.
مغز انسان را فریب می‌دهد و اجازه نمی‌دهد زمان استراحت را به کار اختصاص دهد. پس بهتر است خودمان را شارژ کنیم تا در ساعت کاری، ثانیه‌ای را هم از دست ندهیم.
من حجم کاری بالایی دارم؛ ولی به‌راحتی کار می‌کنم. چون اجازه‌ی ایجاد وقفه در کارم را نمی‌دهم و اولویت‌هایم از هر چیزی برایم ارزشمندتر است و معتقدم این اولویتهاست که به زندگی و کسب‌وکار ما ارزش می‌دهد. جواب تلفن ندادن خیلی سخت است؛ ولی به نظر من، ارزش نتایجی را که به دست می‌آید، دارد. این یک چارچوب و قانون مشخص ارتباطی است. این چارچوب، حریم ارتباطی ما را شکل می‌دهد و از همه مهم‌تر باعث می‌شود افراد در کار ما وقفه ایجاد نکنند.
شاید در حال برنامه‌ریزی برای بخش فروش کسب‌وکارمان در سه ماه آینده و برنامه‌ریزی برای آن هستیم که به سه تا چهار ساعت کار مداوم و متمرکز ذهنی نیاز دارد. حالا تصور کنید با وجود این وقفه‌ها، چه اتفاقی می‌افتد؟ چرا وقتی در روزهای تعطیل بین هفته یا صبح زود برروی کارهای کسب‌وکار یا زندگی شخصی‌مان تمرکز ذهنی و برنامه‌ریزی می‌کنیم، احساس بهتری داریم؟ چون در آن زمان، کسی مزاحم ما نیست و حس بهتری برای انجام کار داریم.
این احساس به آن کار برکت و قدرت می‌بخشد.
مهارت تصمیم‌گیری: تصمیم‌گیری به ما کمک می‌کند اولویت‌های بهتری انتخاب کنیم و آن‌ها را در جعبه‌ی زمان خود بچینیم. این جعبه را نباید بدون فکر و برنامه پر کنیم.
تصمیم‌گیری به ما یاد می‌دهد چه چیزهایی را برای به دست آوردن چه چیزهای دیگری رها کنیم. این دقیقاً اولویت‌بندی است.
اعتیاد مثبت به اتمام: اعتیاد مثبت، هم این احتمال وجود دارد که رفتاری باشد، هم شیمیایی. وقتی کاری را تمام می‌کنیم، چنان دوپامینی در مغز ما ترشح می‌شود که شادی و لذت آن را با هیچ‌چیز دیگری نمی‌توان مقایسه کرد. اگر دقت کرده باشید، وقتی خانه یا اتاقمان را تمیز می‌کنیم، در حین کار خسته‌ایم؛ ولی به‌محض تمام شدن کار و دیدن نتیجه، با وجود همه‌ی خستگی‌ها، حس خوبی پیدا می‌کنیم. وقتی کاری را تمام می‌کنیم و پروژه‌ای را به سرانجام می‌رسانیم هم همین‌طور است.
حسابدارها هم بعد از بررسی مسائل مالی سنگین و بستن تراز، تمام سختی‌هایی را که در حین سند زدن و بالانس کردن حساب‌ها داشتند، فراموش می‌کنند. اعتیاد مثبت به برنامه‌ریزی، یکی از کارهایی است که برای مدیریت اولویت‌هایمان باید انجام بدهیم.
اگر مغزمان را به لحاظ ذهنی و شیمیایی به اتمام کار عادت بدهیم، ولو کارهای کوچک، آن حس خوب را تجربه خواهیم کرد. چون برای مغز، اتمام کارهای کوچک با اتمام کارهای بزرگ فرقی ندارد. مجموعه‌ی برآیندهای این سه عامل باعث می‌شود اولویت‌بندی بهتری داشته باشیم.