برنامه‌ریزی سیستم‌سازی؛ نقشه راه ساخت کسب‌وکار قابل توسعه
درس پنچم از سری آموزش‌های سیستم سازی
در این درس که پنجمین درس از مجموعه درس‌های شناخت سیستم سازی است، شما را به‌صورت گام‌‌به‌گام و به شکل ساده با انواع سیستم‌سازی در کسب‌وکار و اصول آن آشنا می‌کنیم.
به درس پنجم از سری درسنامه‌های سیستم‌سازی رسیده‌ایم. تا قبل از این لحظه این احتمال وجود دارد که ساختن و پرداختن به یک هرم سیستم‌سازی شده در دل کسب‌وکار بعید به نظر می‌رسید؛ اما دیدید چه اتفاق بزرگی رخ داد؟ شما پایه‌ریزی‌های محکمی برای کسب‌وکار خود طراحی و آماده کرده‌اید. به نیروهای تیم خود که در این مسیر شما را همراهی کرده‌اند تبریک بگویید و سپس سخنرانی خود را با محتوای درس امروزمان کامل کنید.
چون می‌خواهیم درباره‌ی مطلب مهمی سخن بگویم که موجب می‌شود زحمات شما را به بار بنشینند. موضوع بحث امروز ما برنامه‌ریزی سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها است.
از نگاه فرمانروا، سیستم‌سازی زمانی ارزشمند است که کارها از وابستگی فردی بیرون بیایند و به روندی قابل آموزش، قابل سنجش و قابل بهبود تبدیل شوند. برای کامل‌تر شدن این مسیر، مطالعه مقاله سیستم‌شناسی کسب‌وکار؛ از آشفتگی اجرا تا رشد قابل تکرار و همچنین استراتژی سیستم‌ها؛ چطور کسب‌وکار را قابل کنترل و توسعه کنیم؟ می‌تواند ارتباط این بحث را با بخش‌های دیگر رشد کسب‌وکار روشن‌تر کند.
از نگاه فرمانروا، سیستم‌سازی زمانی ارزشمند است که کارها از وابستگی فردی بیرون بیایند و به روندی قابل آموزش، قابل سنجش و قابل بهبود تبدیل شوند. برای تکمیل این بحث، مقاله تصویر برند؛ چگونه تصویر برند را دقیق‌تر و اثرگذارتر می‌سازد؟ هم مسیر خوبی برای ادامه مطالعه است.
وقتی می‌خواهید به سفر بروید از چندین هفته‌ی قبل برای آن برنامه‌ریزی کرده، همسفرهای خود را انتخاب و در پایان مسیر ابزار وسایل موردنیاز را تهیه می‌کنید. ما برای یک برنامه‌ی تفریحی کوتاه مدت، مثل سفر، مدت‌ها وقت خود را اختصاص می‌دهیم حال به نظر شما برنامه‌ریزی بخش مهمی در ساخت یک هرم سیستم‌سازی شده‌ی قدرتمند نیست؟
ما در زندگی برای هر موضوعی به اندازه‌ی اهمیت آن زمان می‌گذاریم، کسب‌وکار شما مثل فرزند چموش و ناخلفی است که اگر مدتی آن را رها کنید و هیچ برنامه‌ی مشخصی برای راهنمایی آن نداشته باشید، بی‌شک به دردسر می‌افتید. درنتیجه بهتر است جای برنامه‌ریزی سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها را در ذهن اعضای کسب‌وکار خود، حک کنید. پس سخنرانی امروز خود را با موضوع کنونی درسمان پیش ببرید تا بتوانید دراین مسیر جای پای خود را بیش از گذشته محکم کنید.
برنامه‌ریزی سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها
همان‌طور که می‌دانید، سیستم‌سازی تلاش برای منطقی کردن هر چه بیشتر اقداماتی است که در یک کسب‌وکار به انجام می‌رسد. در دل عبارت «منطقی کردن» مفهوم عمیق‌تر «بررسی و شناخت» و «اقدام از پیش برنامه‌ریزی شده» قرار دارد. هرچه بهتر بتوانید فرزندتان را بشناسید بی‌شک ارتباط بهتری با خود خواهید داشت. حال اگر کسب‌وکارمان را به مثابه‌ی فرزندی در نظر بگیریم، هرچه زمان بیشتری برای شناخت آن بگذاریم، بهتر می‌توانیم آن را پیش ببریم و به رشد، توسعه و بهره‌وری برسانیم.
به همین دلیل عبارت منطقی کردن لایه‌های ظریف دیگری در دل خود دارد که بهتر است به آن‌ها بی‌توجه نباشیم. توصیه می‌کنم قبل از ورود به اقداماتی که به برنامه‌ریزی اصولی شما کمک می‌کند، زمانی را صرف تفکر درباره‌ی فرزند حرفه‌ی خودتان، یعنی کسب‌وکارتان بکنید. این بینش به شما کمک می‌کند با افق دید بیشتری به برنامه‌ریزی بپردازید.
شناخت ماهیت کسب‌و کار در برنامه‌ریزی اصولی
- عنصر خلاقیت در برنامه‌ی سیستم‌سازی
- عنصر پیش‌بینی پذیری در برنامه‌ی سیستم‌سازی
- حل مسئله و مشکلات موجود در کسب‌وکار
- جای‌گذاری اقدامات عملی در برنامه‌ریزی سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها
اولین گام برای رسیدن به یک برنامه‌ریزی اصولی در سیستم‌سازی، درک ماهیت کسب‌وکارها بر اساس «خلاقیت و غیره منتظره» بودن است. که در عناوینی جداگانه به آن‌ها می‌پردازیم. اگر سن‌وسالتان به تلوزیون‌های برفکی و سیاه‌‌وسفید برسد، خوب می‌دانید که می‌خواهم درباره‌ی چه چیزی سخن بگویم.
درآن زمان‌ها که تلوزیون دورنگ سیاه و سفید بیشتر نداشت، خیال می‌کردیم که صنعت سینما تنها همین دو رنگ را می‌شناسد و دیگر هیچ؛ اما با گذشت زمان و پیشرفت تلوزیون‌های جدید ما با پدیده‌های دیگری آشنا شدیم که به مراتب برای ما جذابیت بیشتری داشت. خلاقیت همان تلوزیون‌های پیشرفته‌ی رنگی است که جهان را از زاویه‌های زیباتری به ما نشان می‌دهد.
عنصر خلاقیت در برنامه‌ی سیستم‌سازی
در برنامه‌ریزی و اهمیت سیستم‌سازی، مبحث خلاقیت قدری پیچیده است. مثلا هر چه روال کار غیرخلاقانه و بر اساس انتظارات از پیش تعیین شده باشد (مانند سوخت گیری در پمپ بنزین)، شما می‌توانید اقدامات سیستم‌سازی بیشتری را انجام دهید، اما در صورتی که کارها خلاقانه‌تر و رویدادها متنوع و غیره منتظره باشند (مانند توسعه نرم افزار یا طراحی لباس)، شما به مکانیزم‌های منعطف‌تری برای پیاده‌سازی سیستم در کسب‌و کار خودتان نیاز خواهید داشت.
بر این اساس ما چند ماهیت در کسب‌و کارها داریم:
- کارهای غیرخلاقانه و با نتایج کاملاً قابل پیش‌بینی: مثل: سوختگیری در جایگاه سوخت، سیستم‌های توزیع ترافیک شهری، کارهای اداری. این کارها در روزمره ما جاری هستند و معمولا برای انجام آن‌ها نیازی به آموزش تخصصی و یا زمان زیادی نداریم.
- کارهای خلاقانه و با نتایج کاملاً قابل پیش‌بینی: مثل: سفارش غذا به یک رستوران بر اساس منوی دلخواه، سفارش اکسسوری‌های خودرو، درخواست امکانات تشریفاتی برای مجالس. این دسته از کارها قدری از زندگی روزمره ما را فراتر می‌برند. اگر شما بسته‌بندی خاصی برای محصولتان دارید و یک برند شناخته شده در صنعت خود به حساب می‌آیید، کار شما خلاقانه و برای مشتری قابل پیش‌بینی است که کیف چندمیلیونی خود را در یک بسته‌بندی شکیل دریافت کند که با خریدهای دیگرش از سایر فروشگاه‌های غیربرند، متفاوت است.
- کارهای غیرخلاقانه و با نتایج غیر قابل پیش‌بینی: مثل: آتش نشانی، سیستم‌های اورژانس. مشاغلی که ماهیت اداری از پیش تعیین شده‌ای دارند معمولا خلاقیت را از حیطه‌های کاری خود حذف می‌کنند یا به حداقل می‌رساند. مثلا اگر شما در صنعت نساجی مشغول هستید و تولیدات شما گازها و باند پانسمان بیمارستانی است، بی‌شک سالیان سال هم که بگذرد باندهای پانسمان را صورتی تولید نمی‌کنید و به همان شکل اولیه به دست مصرف‌کننده می‌رسانید این کار، از پیش تعیین شده و نیازمند خلاقیت ما نیست. وقتی مشتری گاز استریل و یاند پانسمان تهیه می‌کند، انتظار دارد که سفید باشد و شاید با دیدن رنگ دیگری در خرید آن دودل شود؛ چون قالب ذهنی او این است که باند پانسمان، رنگ سفید است.
- کارهای خلاقانه و با نتایج کاملاً غیر قابل پیش بینی: مثل: توسعه نرم افزار، تحقیقات علمی، مد و فشن. در این دسته از کارها شما فرد را شگفت‌زده می‌کنید. کاری می‌کنید که منتظر تولیدات بعدی شما بماند و یا جشواره‌ها و رونمایی‌های محصولتان را از دست ندهد. این‌بخش همان چیزیست که سیستم‌سازی شما به آن نیازمند است. خلاقانه و غیرقابل پیش‌بینی! در دنیای مد و فشن همواره این اتفاق رخ می‌دهد؛ طراح هربار شکل جدیدی از مد را به بازار عرضه می‌کند و بالاخره این طرح به مزاج یک دسته از مردم خوش می‌آید.
در اینجا هدف ما از به کار بردن عبارت خلاقانه به معنای تمام اقداماتی است که در پروتکل‌های قبلی هیچ گزینه ای برای آن وجود ندارد و یا گزینه‌های متنوعی وجود دارند که می‌توانند با سلیقه مشتری و با توجه به نیازهای آن تغییراتی صورت بگیرد. برنامه‌ریزی سیستم‌سازی در کسب‌وکارها، اگر اصولی پیاده‌سازی شود این احتمال وجود دارد که به پیشبرد شما در مسیر رشد کمک کند.
حرف مکتب:
همچنین درجهان پر از رقابت امروز وقتی با برنامه‌ریزی و قدم به قدم مسیر را طی می‌کنید، خیالتان راحت است که اگرچه ساقه‌هایتان را باد برده، اما ریشه‌هایتان همچنان در خاک است.
زیر ذره‌بین:
وقتی خلاقیت را به هرم کسب‌وکاری خود تزریق می‌کنید، این احتمال وجود دارد که محصول و یا خدمتی که قصد عرضه‌ی آن را دارید به سبک و سیاق عده‌ای خوش نیایید؛ از این موضوع نگران نباشید به هرحال شما نمی‌توانید تمامی اقشار جامعه را راضی نگه دارید. اساس سیستم‌سازی ما بر روی کسب مشتری‌وفادار می‌چرخد، نه مشتریان گذر موقت!
عنصر پیش‌بینی پذیری در برنامه‌ریزی سیستم‌سازی
در مورد عبارت «نتایج قابل پیش‌بینی» نیز مفاهیمی مانند: داشتن پروتکل‌های سنجش، وجود فهرست اجرایی‌ها، گزارش‌سازی قبلی و یا موارد مشابه را متصور شوید. این کار به شما کمک می‌کند که گزارش‌های یکسانی را از شرح فرایندها تهیه کنید. در صورتی که نتایج غیر قابل پیش بینی باشند، گزارش‌سازی، سنجه کردن، مستند‌سازی و یا اقداماتی که سبب ایجاد وحدت رویه می‌شوند سخت است و باید با انعطاف پذیری بیشتری انجام شوند.
حل مسئله و مشکلات موجود در کسب‌وکار
این بخش از سیستم‌سازی بسیار راحت است. شما هرروز با دریافت گزارش‌های کاری افراد متوجه‌ی نواقص و ضعف‌های کاری خود می‌شوید و بی‌شک، رویه‌های منظمی از اقدامات و فرایندها را دارید که باید به نتایج کاملاً مشخصی برسند. پس می‌توان به جرعت گفت که راحت‌ترین بخش برنامه‌ریزی، اقدامات درست برای حل بحران هاست. برای مثال سوخت گیری خودروها، بارگیری کامیون‌ها، حمل و نقل شهری، سرویس‌های خدماتی شهری، حرکت قطارها و بسیاری از سرویس‌ها عملاً به بارها و بارها تکرار به همان شیوه قبلی نیازمند هستند.
حرف مکتب:
توصیه می‌کنم که بار همه‌ی مشکلات را تنهایی به دوش نکشید. درست است که شما کارآفرین و یا صاحب این کسب‌وکار هستید اما کار گروهی شما را هم چندین پله درموقعیت خود ارتقا می‌دهد. در فرایند تعامل با نیروهای تیم خود باقی بماند تا مشکلات را در همان ابتدای کار که نوزادی ضعیف هستند شناسایی کنید و نه وقتی نوبت به بلوغ بحران‌ها رسیده و شما نمی‌توانید کاری از پیش ببرید.
جای چی خالیه. .
درجای چی خالیه‌ی این درس باید به دنبال آن چالش منحصربه فردی باشیم که این احتمال وجود دارد که در مراحل برنامه‌ریزی و یا اجرای برنامه‌های کسب‌وکاری خود ما را دچار مشکل کند. ما به سه مورد از این چالش‌های احتمالی اشاره کردیم حال نوبت شماست که ما را با مورد دیگری از این بحران‌ها آشنا کنید.
در این گام این احتمال وجود دارد که با چالش‌های زیر روبرو شوید:
- کاهش هزینه‌ها: سیستم‌سازی شما باید با به حداکثر رساندن بهره‌وری، هزینه‌های انجام فرایند را پایین بیاورد، خودکار‌سازی، استفاده از سیستم‌های حسی، هوشمند‌سازی و استفاده از سیستم‌های ماشینی (هوش مصنوعی، روباتیک، اینترنت اشیاء و موارد مشابه) این احتمال وجود دارد که انتخاب‌های متنوعی باشد.
- درک ماهیت: در اینجا سیستم‌سازی الزاماً به نتایج فاحش منجر نمی‌شود. در اینجا روند موثر و در جریان حتی گاهی با هزینه‌های بالاتر این احتمال وجود دارد که از یک سیستم‌سازی با فناوری، بهتر باشد. برای مثال استفاده از نیروی انسانی به‌جای حسگرهای ترافیکی شاید راهکار بهتری برای حل ترافیک یک شهر با زیرساخت‌های قدیمی و فرسوده باشد. در عین حال در اینجا سیستم‌سازی گاهی با تغییر ماهیت انجام می‌شود. برای مثال حل مسئله ترافیک با استفاده از قطار شهری و یا خودروهای خودران قابل حل است. حل مسئله روندکاری اداری باید با توسعه زیرساخت انفورماتیک حل شود و موارد مشابه دیگر از این دست که الزاماً شما را مجبور به تغییر ماهیت می‌کند.
- درک نتایج موثر: سیستم‌سازی در این بخش از فرایندها، اغلب باید دارای خروجی‌هایی باشند که هر کدام از این خروجی‌ها به بخش‌های دیگر سیستم شما پاسخگو هستند. برای مثال خروجی سیستم حمل نقل شهری باید روزانه هزاران نفر را به مقصد برسانند که هر کدام از این مسافرین نیازهای خاص خود را دارند. یا برای مثال سیستم هدایت پرواز، حمل و نقل ریلی و مدیریت بندرگاه باید به سیستم‌های دیگری خروجی دهند که مدیریت این خروجی‌ها، کیفیت و غیره بسیار مهم هستند. همچنین در بخش مقیاس پذیری خواهیم دید که حفظ کیفیت (برای مثال طعم نوشابه کوکاکولا، یا همبرگرهای گینگ برگر در ۱۸۰ هزار شعبه)، یک چالش بزرگ در این سیستم‌ها است.
به طور کلی حفظ یک روند کیفیت و کمیت متناسب با کسب‌وکارتان، این احتمال وجود دارد که چالش برانگیز باشد. انقدر که نمی‌توان از آن چشم‌پوشی کرد و یا پشت گوش انداخت. پس درک درست چالش‌ها و حتی درک توانمندی‌های نیروهای تیم این احتمال وجود دارد که کمک شایانی به ساخت طبقات فوقانی هرم سیستم‌سازی شما بکند.
در این زمینه هدف سیستم‌سازی باید این موارد باشد:
- کاهش پیچیدگی (فنی، کاربرد، عملکرد)
- افزایش بهره‌وری (در زمان، نیروی انسانی، انرژی و استهلاکات)
- افزایش خروجی (افزایش در تعداد، حجم و یا زمان تحویل)
- مقیاس پذیر کردن
- خودکار‌سازی (حذف عامل انسانی)
- منعطف کردن (اضافه کردن قابلیت برنامه ریزی مجدد)
جای‌گذاری اقدامات عملی در برنامه‌ریزی سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها
در این قدم پایانی، مشتریان و سایر سودبرندگان از نتایج کار اطلاع کامل دارند. برای مثال: مشتریان خودرو، همبرگر یا تشریفات، یک درک کلی از نتیجه مورد انتظار دارند، اما می‌توانند بر حسب دلخواه برخی از گزینه‌ها را تغییر دهند. شما باید اقدامات عملی و منطعفی را پیش پای مصرف‌کننده قرار بدهید. یا انتظارش را داشته باشید که مشتری، تشکی با نخ ابریشم به شما سفارش بدهد این موضوع نباید کسب‌وکار شما را در آشوب بکشاند که حالا باید چه کار کنیم!
برنامه‌ریزی سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها، دقیقا از همین مشکل جلوگیری می‌کند و شما را برای هراحتمالی مجهز کرده سپس به دل بازار می‌فرستد. در این جا بخش بزرگی از سیستم کاملا خودکار شده است و نیازی به تغییر ندارد، اما بخش دوم آن با چالش‌های جدید درگیر و مواجه است. برای مثال مشتریان می‌توانند میزان استفاده از ادویه، تزئینات همراه غذا، نوع پذیرایی و حتی نحوه سرو نوشیدنی را بر حسب مجلس و میهمانان خودشان تغییر دهند.
در اینجا شما با چالش‌های زیر روبرو هستید:
- حل پارادوکس میان تنوع و صلبیت: شما باید مرز مشخصی را بین اقدامات خلاقانه قابل ارائه و اقدامات غیرخلاقانه، در اختیار داشته باشید. به هرحال نباید مشتری تمامی تغییراتی که می‌خواهد را بدون هیچ چون و چرایی برای آن اجرا کنید. شما برای تولید چنین محصولی زمان و انرژی زیادی صرف کرده‌اید، بررسی کنید که تا کجا امکان تغییر در محصول برایتان مقدور است و دست مشتری را تا همان میزان باز بگذارید.
زیر ذره‌بین:
تا جایی که محصولتان اصالت خودش را از دست ندهد، می‌توانید مشتری را در فرایند تغییرات محصول دخیل کنید.
- مشکل زیرساخت: تنوع به معنای توسعه زیرساخت است. در عین حال به خاطر ماهیت اقدامات خلاقانه در بسیاری از اوقات شما از ابزارها و ماشین‌های خودکار نیز نمی‌توانید استفاده کنید و باید بر توانایی نیروی انسانی متمرکز ذهنی شوید. اما استهلاک کدام یک بیشتر است؟ مخارج کدام یک بیشتر می‌شود؟ این دسته سوالاتی است که در بررسی‌های خود برای اقدامات جدی باید درنظر داشته باشید.
- زمان: مسئله زمان در این سیستم‌ها بسیار مهم است. به خاطر گرایش کارها از حالت خودکار به دستی، زمان بیشتری را برای هر سفارش باید صرف کنید، در اینجا این زمان این احتمال وجود دارد که به معنای افزایش هزینه باشد.
- عدم وجود راهکار واحد: در وقتی انتظارات متنوع می‌شوند، هیچ راهکار برتری ناین احتمال وجود دارد که وجود داشته باشد. کمی جلوتر به حفظ اصالت محصول اشاره کردیم؛ این خلاقیت باید مرزی برای نشان دادن برند شما باقی بگذارد.
زیر ذره‌بین:
محصول ما نباید نه آنقدر دست‌کاری شود که خودمان آن را نشناسیم، نه انقدر خشک و بی‌رنگ و لعاب باید که مشتری تلاشی برای شناختن آن نکند!
در اینجا هدف سیستم‌سازی باید این موارد باشد:
- حفظ تنوع، در عین حال کاهش پیچیدگی عملیاتی؛
- ایجاد سیستم‌های منطعف برای هر سفارش؛
- کاهش هزینه‌ها؛
- آموزش سریع نیروی انسانی؛
- استفاده قالب‌ها، روش‌ها و یا عملکردهایی متناسب؛
- محاسبه دقیق هزینه فرایند؛
- مستند‌سازی درست اقدامات انجام شده؛
حرف آخر:
خب به بخش پایانی از این درس رسیدیم، در این درس ما مروری بر یک برنامه‌ریزی کلی برای هرم سیستم‌سازی خود داشته‌ایم. می‌دانم که روی دادن تک تک برنامه‌های ما چیزی نشدنی و شاید محال باشد. اما ما خود را برای احتمالات هم آماده می‌کنیم و در مسیر رشد قرار می‌دهیم. پس بهتر است به جزئیات بیشتری در این زمینه بپردازیم و درصدی جای خطای برای خود و اعضای کسب‌وکارمان قائل باشیم.