اهمیت ارتباط‌سازی در رهبری؛ چگونه عملکرد تیم را قابل اتکاتر می‌کند؟
خواهی نشوی رسوا هم‌رنگ جماعت شو! این جمله در جهان کسب‌وکار به‌معنای هماهنگ شدن ما با پیشرفت‌های روزافزون است. فکر کنید یک کاسب هنوز از چرتکه برای حساب کردن خدمات و یا کالای خود استفاده کند. خنده‌دار به نظر نمی‌رسد؟ و یا تصویر سنتی گزارشگری که در خیابان‌های شهر به دنبال خبر می‌گردد، دیگر قدیمی شدهاست.
خبرنگاران امروزی اخبار را به کمک فناوری‌های ارتباطی جدید و با گشت‌زدن در وبلاگ‌ها، پادکست‌ها و از همه مهم‌تر شبکه‌های اجتماعی به دست می‌آورند. در هر ساوقتی باشید، نمی‌توانید اهمیت رسانه‌های ارتباطی را نادیده بگیرید. آن‌ها ابزار رساندن پیام‌های خوب یا بد درباره‌ی کسب‌وکار شما، به دنیای خارج هستند. حتی اگر به‌طور فعال در پی جلب‌توجه رسانه‌ها با برگزاری نشست‌های مطبوعاتی نباشید، آن‌ها خودخواسته پیدایتان می‌کنند.
در فرمانروا، این موضوع بخشی از تصویر بزرگ‌تر مدیریت کسب‌وکار است؛ جایی که تحلیل، تصمیم، اجرا و اصلاح مستمر باید کنار هم دیده شوند. برای کامل‌تر شدن این مسیر، مطالعه مقاله اصول تیم‌سازی سازمانی برای ساخت تیم‌های نتیجه‌محور و همچنین شیوایی هدف و ارزش در رهبری؛ چگونه عملکرد تیم را قابل اتکاتر می‌کند؟ می‌تواند ارتباط این بحث را با بخش‌های دیگر رشد کسب‌وکار روشن‌تر کند.
اهمیت ارتباط‌سازی در رهبری، به‌خوبی نشان می‌دهد که برای معرفی و جا انداختن برند خود در ذهن مخاطبان و یا جذب مشتری بیشتر باید چه مسیری را طی کنید.
در فرمانروا، این موضوع بخشی از تصویر بزرگ‌تر مدیریت کسب‌وکار است؛ جایی که تحلیل، تصمیم، اجرا و اصلاح مستمر باید کنار هم دیده شوند. برای کامل‌تر شدن این مسیر، مطالعه مقاله اصول تیم‌سازی سازمانی برای ساخت تیم‌های نتیجه‌محور و همچنین شیوایی هدف و ارزش در رهبری؛ چگونه عملکرد تیم را قابل اتکاتر می‌کند؟ می‌تواند ارتباط این بحث را با بخش‌های دیگر رشد کسب‌وکار روشن‌تر کند.
همین که شرکت شما چهره‌ای در دنیای خارج پیدا کرد، دیگران از جمله روزنامه‌نگاران به کاری که انجام می‌دهید، علاقه‌مند می‌شوند. این علاقه فقط به جنبه‌های مثبت نیست. برای مثال خبرنگاران فقط آن چیزهایی که شما دوست دارید را گزارش نمی‌کنند؛ بلکه چیزهایی را انتخاب می‌کنند که برای خوانندگان و بینندگان هم جذاب باشد.
در اینجا مهم نیست که این خبری برای کسب‌وکار شما خوب است یانه، درهرحالت منتشر می‌شود. پس به نفع شماست که اخبارتان باعث جذب افراد شود و نه دفع آن‌ها. این وظیفه‌ی شماست که اطلاعات شرکت خود را در قالب و موقعیتی عرضه کنید که در زمان مناسب و آن طور که مایل هستید، خوانده شوند. اینکه چه چیزی به گوش مخاطب برسد کاملا در اختیار شماست بنابراین گلچینی از شرایط و خدمات ایده‌ال خود را انتخاب کنید و در معرض دید قرار دهید.
بگذارید مخاطب احساس کند بدون وجود برند شما در زندگی‌اش کمبودی حس می‌کند.
درآمدی بر اهمیت ارتباط‌سازی در رهبری
در رسانه‌های مختلف، ایده‌های متفاوت ظاهر می‌شوند
تعامل مؤثر با رسانه‌ها، ن یازمند درک شکل‌های مختلف رسانه و کارکردهای آن است. هر روش انتقال اطلاعات، نیازمند رویکردی متفاوت برای انتشار پیامی است که می‌خواهید به گوش دیگران برسانید. برای استفاده‌ی مؤثر از رسانه‌ها نکات زیر را مدنظر داشته باشید:
رسانه‌های چاپی:
روزنامه‌ها و مجلات، شامل مروری کوتاه بر اخبار در کنار گزارش‌های مفصل درباره‌ی موضوعات جالب و جذاب هستند. با تحقیق درباره‌ی طیف خوانندگان و خواندن سر مقاله‌ی نشریات مختلف ببینید، کدام نشریه به حوزه‌ی کاری کسب‌وکار شما بیشتر مربوط است.
سپس با فکر کردن به زوایایی که می‌توانند برای خوانندگان این نشریات جذاب باشند، توجه آن‌ها را به خود جلب کنید و خلاصه‌ای از این سرفصل‌ها را در قالب یک بیانیه‌ی مطبوعاتی از طریق فکس یا ایمیل به آن نشریات بفرستید، سپس منتظر انتشار خبرهای مهم باشید. حتی انتصاب کارمندان جدید خود را به اطلاع آن‌ها برسانید. این منبع خوب معروف شدن و کسب شهرت برای کسب‌وکار است. در حقیقت دادن خبرهای جالب به رسانه‌ها، رابطه‌ی شما با آن‌ها را برای تماس‌های آینده محکم می‌کند.
رسانه‌های دیداری:
تصویر، توجه مردم را جلب می‌کند و در حافظه‌ها می‌ماند. مطالعات نشان داده‌اند مردم چیزهایی را که می‌بینند، خیلی بیشتر به‌خاطر می‌آورند تا چیزهایی که می‌شنوند. در نتیجه با سرمایه‌گذاری دقیق، بهترین تصویر ممکن را از خود و کسب‌وکار خود ایجاد کنید. این تصاویر باید نمادی از آن چیزهایی که می‌خواهید مردم از شما به یاد بیاورند، باشند. فیلم ویدئویی، رایج‌ترین رسانه‌ی دیداری است؛ چون نه‌تنها در تلویزیون بلکه در اینترنت و حتی در تلفن‌های هوشمند و تبلت‌ها پخش می‌شود.
بسیار مهم است که همیشه یکی دو گزارش ویدئویی به‌روز که به‌صورت حرفهای تهیه شده باشند، دم‌دست داشته باشید. خوب است قبل از ظاهرشدن در مقابل دوربین با صرف کمی پول و وقت برای آموزش، اعتمادبه‌نفس خود را بالا ببرید تا بتوانید پیام خود را مختصر و شفاف بیان کنید.
رسانه‌های جدید:
اینترنت یا وب، به یکی از راه‌های اصلی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات، اخبار و عقاید تبدیل شدهاست. استفاده از درگاه وب گوگل، به‌عنوان یک دانشنامه‌ی لحظه‌ای رشد، چنان فراگیر شده که امروزه «گوگلیدن» تبدیل به یک فعل جدید و خودساخته شده است. اولین کاری که بسیاری افراد برای تحقیق درباره‌ی یک شرکت یا شخص انجام می‌دهند، وارد کردن نام آن در یک موتور جستجوی اینترنتی و مرور یافته‌های آن است.
امروزه داشتن یک سایت خوش‌طرح، برای هر کسب‌وکاری ضرورت دارد. شرکت‌های زیادی اکنون از صفحه‌ی اول سایت خود برای خبررسانی سریع و آسان درباره‌ی رویدادهای کسب‌وکار، استفاده می‌کنند. به‌طوری‌که دیگر نیازی به سرک‌کشیدن در کل سایت نیست و با یک نگاه ساده، اخبار در جیب مخاطب قرار می‌گیرد. شگرد کار این است که هر خبر را تا حد ممکن کوتاه و مختصر نگه دارید؛ مردم دوست ندارند متن‌های طولانی را روی نمایشگر بخوانند و تاحدامکان لینک‌های زیادی به صفحات مرتبط در آن تعبیه نکنید.
مراقب باشید! هیچ‌چیزی بدتر از این نیست که وقتی اخبار جدیدی برای اطلاع‌رسانی وجود دارد، گوشه‌وکنار سایت شما پر از خبرهای قدیمی باشد.
وبلاگ و شبکه‌های اجتماعی، از دیگر امکانات مهم اینترنت هستند. وبلاگ یک مجله‌ی آنلاین است که هر کسی این احتمال وجود دارد که در حوزه‌ی موردعلاقه‌ی خود منتشر کند. امروزه شبکه‌های اجتماعی، به مهم‌ترین ابزار اطلاع‌رسانی آنلاین تبدیل شده‌اند و شبکه‌های معروف مثل فیس‌بوک، اینستاگرام، یوتیوب و واتس‌اپ میلیاردها عضو فعال دارند که هر روز و هر ساعت مشغول انتشار اخبار، عقاید و تحلیل‌های خود در هر زمینه‌ای که فکرش را بکنید، هستند.
این شبکه‌ها اهمیت اجتماعی، اقتصادی و سیاسی زیادی دارند و با استفاده از پتانسیل آن‌ها می‌توانید، رونق و اعتبار زیادی به کسب‌وکار کسب‌وکار خود بدهید. امروزه بخش اعظم فعالیت‌های روابط‌عمومی کسب‌وکار‌ها و شرکت‌ها از طریق شبکه‌های اجتماعی انجام می‌شود. اگر حجم اطلاع‌رسانی کسب‌وکار شما قابل‌توجه و متوسط روبه‌بالا است؛ برای تولید محتوای اینترنتی مناسب و مدیریت ارتباطات در این شبکه‌ها، یک یا حتی چند تکنسین کامپیوتر و بازاریابی آنلاین استخدام کنید. زودتر دست‌به‌کار شوید؛ شاید همین حالا هم دیر شده باشد.
درک ویژگی‌های خاص هر یک به همین دلیلش‌های ارتباطی به شما کمک می‌کند، پیام خود را به‌گونه‌ای مؤثر به گوش دیگران برسانید. این درک به نیاز و شناخت گزارشگران، پژوهشگران و آماده‌سازی و قالب‌بندی اخبار، برای انتقال مؤثرتر آن‌ها پاسخ خواهد داد.
نمی‌توانید خورشید را زیر ابر نگه دارید؛ صادق باشید
آیا برایتان پیش آمده خبر مهمی درباره‌ی کسب‌وکار خود را قبل از آن که در داخل کسب‌وکار منتشر شود، در روزنامه‌ها بخوانید؟ یا خبری را از طریق کانال‌های زیرزمینی شنیده‌اید که باید از رئیستان می‌شنیدید؟ اگر چنین بوده می‌دانید چقدر ناامیدکننده است؟ احساس می‌کنید از جریان گردش اطلاعات اصلی شرکت کنار گذاشته شده‌اید و برای رؤسا ارزشی ندارید.
بدتر این که این وضعیت این احتمال وجود دارد که اعتماد شما به کسب‌وکار را خدشه دار کرده و در تعهدی که نسبت به کارتان دارید، خللی وارد کند.
وقتی خودتان رهبر می‌شوید این مساله را از دو زاویه می‌بینید. این مهم است که بعضی اطلاعات محرمانه بمانند. درعین‌حال، مهم است که همگان نه فقط اعضای تیم شرکت بلکه ناظران خارجی مانند مطبوعات بدانند در کسب‌وکار شما چه می‌گذرد. اصل اولیه در عصر اطلاعات این است که هیچ‌چیز جز حساس‌ترین اطلاعات، نباید محرمانه نگه داشته شود. مخفی کردن اطلاعات این احتمال وجود دارد که روی شهرت یک شرکت تأثیر منفی بگذارد.
وقتی اطلاعات به بیرون درز کند که این اتفاق حتماً خواهد افتاد، خیلی زود خواه از طریق اینترنت یا همان روش دهان به دهان قدیمی، در سرتاسر دنیا پخش می‌شود؛ آن هم از راه‌هایی که هیچ کنترلی بر آن‌ها ندارید. درنتیجه به صلاح شما است که خودتان بیشترین اطلاعات ممکن را هرچه سریع‌تر و به هر روشی که مناسب‌تر می‌دانید. منتشر کنید.
وقتی پای اطلاع‌رسانی داخلی در میان است اصول زیر را دنبال کنید:
کاملاً محتمل است که موارد دوم و سوم به خصوص سومی برای خارج از کسب‌وکار، از مطبوعات گرفته تا افکار عمومی نیز جذاب باشند. در این موارد لازم است مطمئن شوید این اخبار ابتدا در داخل کسب‌وکار منتشر شوند. در مورد خبرهای خوب معمولاً تا حدی روی زمان انتشار خبر کنترل دارید. از این فرصت برای سر و شکل‌دادن به آنچه می‌خواهید بگویید، استفاده کنید و آن را با دیگران به بحث بگذارید.
سپس قبل از انتشار گسترده‌ی این خبر از طریق ایمیل، جلسه‌ی توجیهی یا سایر روش‌های اطلاع‌رسانی داخلی آن را به کسانی که مستقیماً ذینفع هستند، اطلاع دهید و بعد به وسیله‌ی بیانیه‌ی مطبوعاتی در خارج کسب‌وکار منتشر کنید.
اخبار بد چالش برانگیزتر هستند. از آنجا که خبرهای بد سریع به بیرون درز می‌کنند؛ معمولاً از نعمت فرصت کافی بی‌بهره‌اید پس برای انتشار داخلی آن منتظر مرتب شدن اوضاع باشید. بهتر است اعضای تیم اخبار بد را مستقیماً از خود شما بشنوند، خصوصاً اگر پای معیشت آن‌ها در میان باشد. تا حد ممکن خبر را به‌آرامی و با دیدی مثبت به آن‌ها بدهید.
این به آن معنا نیست که روی حقایق سرپوش بگذارید یا فریبکاری کنید ولی واقعیات را به صراحت و با خونسردی بیان کرده و در جایی که امکان‌پذیر است، ایده‌هایی برای چگونگی بازگشت به اوضاع خوب آماده کنید. توضیحات شما باید صادقانه و انسانی باشند. «انسانی یعنی اشتباهات خود را بپذیرید و حقیقت را بگویید حتی اگر دردآور باشد. »
منتظر نمانید مطبوعات سراغ شما بیایند. حتی برای خبرهای بد بعد از انتشار داخلی اخبار، دست پیش را بگیرید و خودتان به آن‌ها خبر بدهید. به رسمیت شناختن حق آب و گل آن‌ها به شما اجازه می‌دهد، این رابطه را به دلخواه خود شکل دهید. با آن‌ها به زبان واقعی صحبت کنید، نه با اصطلاحات خشک و رسمی دیکته‌شده به وسیله‌ی تیم حقوقی. اگر کسب‌وکار شما خطا کرده است، آن را بپذیرید و با انتقادها برخورد دفاعی نداشته باشید.
اگر هنوز پاسخی ندارید، صریح بگویید. اگر لازم است درباره‌ی چیزی صحبت کنید که این احتمال وجود دارد که پیامدهای حقوقی داشته باشد با وکلای خود مشورت کنید؛ ولی این کار را سریع انجام دهید. معطلی زیاد این تصور را پیش می‌آورد که چیزی را مخفی می‌کنید. هر کاری می‌کنید هرگز نگویید «نظری ندارم» این خط قرمز شنوندگان است. صادق بودن همواره جواب می‌دهد. آن دسته از رؤسای جمهور آمریکا که به اشتباهاتشان نزد افکار عمومی اعتراف کردند، شاهد افزایش محبوبیت خود بودند.
رونالد ریگان، بیل کلینتون و خصوصاً جان اف کندی که میزان محبوبیت‌اش پس از صحبت درباره‌ی ماجرای خلیج خوک‌ها دو برابر شد و به ۸۴ رسید، همگی با مردم صادق بودند. نمونه‌ی عالی برخورد صادقانه‌ی شرکت‌ها با مطبوعات و افکار عمومی که استانداردهای مدیریت اخبار بد را ارتقا داد، شیوه‌ی برخورد شرکت دارویی جانسون‌اندجانسون با خبر آلودگی داروی تایلنول استامینوفن که تولید این شرکت بود.
در ۱۹۸۲ در پی مشاهده‌ی آلودگی سمی در برخی بسته‌های تایلنول جانسون اند جانسون فوراً یک هشدار عمومی صادر کرده و با جمع آوری تمامی قوطی‌های این محصول از قفسه‌های فروشگاه‌ها، اعتماد عمومی را به این شرکت بازگرداند. جانسون اند جانسون خیلی زود سهم بازار خود را پس گرفت و حتی افزایش داد.
بالاتر از همه وقتی هم‌زمان پای اعضای تیم شرکت و رسانه‌های جمعی در میان است، قانون طلایی این است «هرگز دروغ نگو. حتی اگر دستت رو شده باشد» درعکس این‌حالت، دیگر هرگز کسی به شما اعتماد نخواهد کرد.
جایی که سیب‌زمینی می‌دهد، دنبال گوشت نباشید. بی احتیاطی ممنوع!
در ۲۰۰۵، مدیر عامل بوئینگ، هری استون سایفر، به دنبال آشکار شدن رابطه‌ی نامشروع با یک کارمند زن استعفا داد. در تحقیقی که به وسیله‌ی مشاور حقوقی داخلی و خارجی شرکت انجام گرفت، عنوان شده بود که اعمال او ناقض آیین نامه‌ی رفتاری بوئینگ بوده است. هیأت مدیره‌ی منتخب استون سایفر مجبور شد بپذیرد که اعمال وی نشان‌دهنده‌ی ضعف قدرت تشخیص اوست و توانایی رهبری وی را زیر سؤال برد. پس از ۳۲ سال خدمت از استون سایفر خواسته شد، استعفا دهد.
“جایی که سیب‌زمینی می‌دهد، دنبال گوشت نباشیده” یک ضرب المثل قدیمی درباره‌ی روابط کاری اداری است و کمی زمخت و غیر‌مؤدبانه است؛ اما به این نکته اشاره می‌کند که در محل کار باید از روابط نامتعارف اجتناب کرد. این نصیحت خصوصاً برای رهبران ارشد کسب‌وکار کسانی که باید الگوی دیگران باشند، اهمیت دارد.
به‌عنوان مثال: آیین نامه‌ی بوئینگ تأکید دارد که رفتار حرفهای و فردی یک مدیر عامل بایستی خدشه‌ناپذیر باشد. شباهت این آیین‌نامه با دستور‌العمل ریاست جمهوری آمریکا تصادفی نیست. به‌عنوان یک رهبر، هر قدر در سلسله‌مراتب قدرت بالاتر بروید، قوانین سختگیرانه‌تر خواهند شد. برای حفاظت از حسن شهرت خودتان و همچنین حسن شهرت کسب‌وکار، باید خیلی شدید و محکم به اخلاقیات رهبری پایبند باشید. صرف‌نظر از درستی یا نادرستی عملی که مرتکب می‌شوید، ظاهر شما باید فراتر از سوء ظن و بدگمانی باشد.
مطالعه مقاله: مدیریت عملکرد در کوچینگ
در چنبر شایعات گرفتار نشوید
وقتی به مدیر عامل تازه کار کسب‌وکار گفته شد، حرفهای پشت پرده‌ی ناخوشایندی درباره‌ی او و شرکت‌اش می‌زنند؛ پرسید: «کدام پرده؟ » او آنقدر عاقل بود که بداند اشکالی ندارد پشت سر او کمی پچ‌پچ کنند. چیزی که اهمیت داشت این بود که چه کسی به چه حرفی گوش می‌کند. باور رایج بر این است که «تا نباشد چیزکی مردم نگویند چیزها» ولی این ضرب‌المثل در مورد شایعات اداری همیشه صدق نمی‌کند.
وقتی چند نفر دور هم جمع شوند، درباره‌ی دیگران حرف می‌زنند و اغلب مواقع کار به غیبت پشت سر دیگران هم می‌کشد. در محیط کار این غیبت‌ها و صحبت‌های درگوشی معمولاً یک اتفاق ساده‌ی روزمره است، ولی بعضی وقت‌ها این احتمال وجود دارد که هشداری برای رهبران در مورد مشکلات بحرانی در درون کسب‌وکار باشد. تشخیص دادن تمایز بین حرفهای مهم و پچ پچه‌های بی‌اهمیت آسان نیست. ولی بهتر است این مهارت را یاد بگیرد.
یک رهبر وقتی با خبری نگران‌کننده مواجه می‌شود، باید کارهای زیر را انجام دهد:
اغلب اوقات هدف اصلی شایعات محیط کار همان کسی نیست که محور آن شایعه است. برای مثال فردی را درنظر بگیرید که کارش خوب بوده ولی اکنون به‌عنوان کسی که با تملق‌گویی و پارتی‌بازی ترقی کرده از او یاد می‌شود. شاید در جمع حرف مثبتی درباره‌ی او زده‌اید یا بدون تشکر از دیگران از او قدردانی کرده‌اید؛ در حقیقت آماج اصلی این شایعه شما هستید.
درباره‌ی توانایی‌ها و دستاوردهای یک نفر آنقدر زیاده‌روی نکنید؛ حتی اگر واقعاً استحقاق آن را داشته باشد که باعث شود دیگران احساس بی‌ارزش بودن کنند. هر چند گاهی اوقات شایعات می‌توانند شما را از رفتار کاری غیر قابل قبول یک نفر آگاه کنند. مثل کسی که رشوه دریافت می‌کند و یا اطلاعات محرمانه‌ی کسب‌وکار را به بیرون درز می‌دهد.
شایعات، سرنخ‌های کافی برای شروع تحقیقات به شما می‌دهند. حتی اگر این شکایت را از طریق کانال‌های رسمی دریافت نکرده باشید. در هر صورت این موضوع این احتمال وجود دارد که برای شما زنگ خطری جدی باشد. زمان‌هایی هست که باید فوراً به یک «شایعه» رسیدگی کنید و زمان‌هایی هم هست که فقط باید منتظر بمانید و تماشا کنید؛ گاهی باید تحقیق کرد و گاهی باید شایعه را خواباند. رهبران خردمند تفاوت این دو را یاد می‌گیرند.
کلام آخر:
ارتباط‌سازی، شاه‌کلید موفقی برای رهبری درست است. شما نمی‌توانید از حاشیه‌ها فرار کنید و در معرض دید باشید، همیشه نقطه‌ی تاریک کسب‌وکارتان را پیدا می‌کنند و برعلیه شما روی ریل صحبت می‌کنند. واکنش درست شما و مدیریت صحیح یک وضعیت بد، باعث می‌شود از تهدید پیش‌آمده، فرصت خلق کنید. زمانی کمپانی‌های چرم اسپانیا از ترس مقدار سهام وارد شده به کسب‌وکارشان ادعای ورشکستگی کرده و درخفا به پیشرفت خود ادامه دادند.
تا اینکه یک روز با یک برنامه‌ی تلوزیونی به تمام مردم اعلام کردند به عرصه‌ی رقابت برگشته و حریف می‌طلبند. اینکه به عنوان یک رهبر دریابید چه زمانی برای چه کاری مناسب است، هنر برتر شماست. که در عمده‌ی موارد این احتمال وجود دارد که ققنوس خفته در خاکستر کسب‌وکارتان را زنده کند.