اقدامات اولیه برای سیستم سازی؛ از آشفتگی اجرا تا رشد قابل تکرار
درس اول از سری آموزش‌های سیستم سازی
در این درس که اولین درس از مجموعه درس‌های شناخت سیستم سازی است، شما را به‌صورت گام‌‌به‌گام و به شکل ساده با اهمیت سیستم‌سازی و چگونگی آن آشنا می‌کنیم.
” اقدامات اولیه برای سیستم سازی”
بیایید اهرام ثلاثه‌‌ی مصر را از نو بسازیم! احتمالا این حرف من برای شما قدری عجیب باشد. اما عجله نکنید! هرچیزی در زمان خودش به بهترین شکل، رخ می‌دهد. فکر می‌کنید برای ساختن دوباره‌ی اهرام مصر لازم است سری به مصالح فروشی بزنیم؟ افرادی را به کار بگیریم؟ نقشه‌ی ساخت را بررسی و بازطراحی کنیم؟
در تجارتِ امروزِ کسبوکارهای هر کدام از ما، اهرام ثلاثه‌ای از مدت‌ها قبل بنا شده‌اند که قدرتِ خودشان را دارند اما در اولین درس از درسنامه سیستم‌سازی (Systemization) از شما می‌خواهم به یک سوال یا بهتر بگویم به یک فرصت فکر کنید: “اگر یکبار دیگر از نو فرصت ساختِ کاسبی‌مان را داشته باشیم، حواسمان را جمعِ چه چیزهایی می‌کنیم؟
” مثلا برای ساختِ دوباره‌ی اهرام این‌بار مصالح را، از نرم‌افزارها تامین می‌کنیم، به‌جای بردگان مصری (نیروهای ارزان) از نیروهای متخصص و کاربلد، افرادی را گلچین می‌کنیم و در پایان مسیر در اتاق فکر خود مدتی دود چراغ نوش‌جان می‌کنیم تا ایده‌ای بکر برای این بازطراحی یا به طور دقیق “سیستم سازی” به ذهنمان خطور کند!
از نگاه فرمانروا، سیستم‌سازی زمانی ارزشمند است که کارها از وابستگی فردی بیرون بیایند و به روندی قابل آموزش، قابل سنجش و قابل بهبود تبدیل شوند. برای کامل‌تر شدن این مسیر، مطالعه مقاله ۳ اصل کلیدی سیستم‌سازی برای کسبوکارهای در حال رشد و همچنین مراحل سیستم سازی در کسبوکار؛ چطور کسبوکار را قابل کنترل‌تر می‌کند؟ می‌تواند ارتباط این بحث را با بخش‌های دیگر رشد کسبوکار روشن‌تر کند.
از نگاه فرمانروا، سیستم‌سازی زمانی ارزشمند است که کارها از وابستگی فردی بیرون بیایند و به روندی قابل آموزش، قابل سنجش و قابل بهبود تبدیل شوند. برای تکمیل این بحث، مقاله مدیریت عملکرد در کوچینگ؛ نقش آن در کشف مسئله و حرکت رو به جلو هم مسیر خوبی برای ادامه مطالعه است.
البته که ما در درسنامه سیستم‌سازی به یک تعریف مختصر بسنده نمی‌کنیم، چون قصد داریم به خشت به خشت این هرم دقت کنیم و هر بخش را مستقل تعریف کنیم. سیستم‌سازی بخش‌های متنوعی دارد، که شامل مستندسازی عملیات، کسب‌وکاردهی و استانداردسازی فرآیندها، ایجاد گردش کار، تعیین سیاست‌ها و پروتکل‌های اجرایی می‌شود که هر کدام برای کنترل بخش‌های مختلف یک کسبوکار به خدمت گرفته می‌شوند.
شما با استفاده از این خشت‌ها که یکی پس از دیگری در جای جای هرم خود قرار می‌دهید می‌توانید، از کسب‌وکاری که مقیاس‌پذیر شده، کنترل بیشتری بر اوضاع کسبوکار و البته بازار خود داشته باشید.
اما چرا ساخت این اهرام برای کار ما انقدر مهم است؟ چرا همیشه می‌خواهیم کسب‌وکاری قدرتمند داشته باشیم؟ تا به این لحظه ما ستون‌های هرم خود را آماده‌سازی کردیم. این احتمال وجود دارد که برای شما هم سوال شده باشد که چینش درست هرکدام از این خشت‌ها به چه صورت است؟ سیستم‌سازی از آن دست بناهای مهم تاریخی است که نباید به شکل و ظاهر آن دست زد و در طی سال‌های سال باید با مرمت و مراقبت از آن نگهداری کرد.
در نتیجه شما به تک تک این خشت‌ها نیاز دارید و بر مبنای سازواره‌‌ی کسب‌وکارتان، بررسی می‌کنیم که شروع ساخت بنا باید از کدام خشت باشد. چرا سیستم‌سازی برای کسبوکارها تا این حد مهم است؟ جای چی خالیه. . در اینجا باید تکه پازل این درس را با دانش اجمالی که تا به این لحظه کسب کرده‌اید، کامل کنید. جای چی خالیه؟
همان تکه پازل گمشده یا بهتر بگویم خشت آخر پنهان در دل متن است؛ که شما با خواندن متن زیر باید به آن پی ببرید.
راستی! کار ما از اینجا به بعد با پیدا کردن این تکه آغاز می‌شود. حتما پس از پیدا کردن این قسمت ایده‌ی خود را با مکتب به اشتراک بگذارید.
افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان و منابع
ما برای پخت یک کیک هم به دستورالعمل نیازداریم چه برسد به ساختن پایه‌های یک کسبوکار! به همین دلیل، سیستم‌سازی به ما اجازه می‌دهد که بتوانیم دستورالعمل‌های درستی را برای هر فرآیند تعریف کرده و محدودیت‌ها و تنگناها را تا حد امکان حذف و یا کم اثر کنیم. در نتیجه می‌توانیم از خطای ناشی از تصمیم‌گیری‌های در لحظه، جلوگیری می‌کنیم. در واقع با تبیین و تعریف دستورالعمل‌ها، استفاده از منابع بر اساس بیشترین بازدهی ممکن و کمترین هزینه‌ها در نظر گرفته می‌شود.
تا اینجای کار متوجه‌ی اهمیت اولین خشتی که در کسبوکار خود پایه نهاده‌اید، شدید. حال به سراغ بررسی بقیه‌‌ی عوامل می‌رویم،
ثبات در کیفیت انجام کار
یکی از تعاریف مهم برندها «ثبات در کیفیت» ارائه شده از سوی آن‌هاست. اگر دستتان به خودکار بیک خورده باشد، حس نوستالژیک آن را دریافت می‌کنید. سال‌های سال است که خودکار بیک با همان کیفیت و طراحی در حال ارائه و ساخت است. و مشتریان خود را در بازار پر از تنوع لوازم‌التحریر، گم نکرده است. این همان ثبات در کیفیت ارائه شده‌است. سیستم‌سازی هم، همیشه پروتکل‌های مشخصی را برای جریان کار، فرآیند و نتایج کیفی مورد انتظار، تعریف می‌کند.
در هر میزگرد حرفه‌ای و فعال که با تیمتان تشکیل می‌دهید، استانداردها و پروتکل‌های خود را در تمام فرایندها مشخص و شفاف کنید. استانداردها تیم شما را نسبت به نتایجی که همیشه خلق می‌شوند آگاه می‌کنند. پس از مدتی تکرار استانداردها در فرآیندها تیم شما را به خبرگی می‌رساند و نتایج کیفی بهتری خلق می‌کند. در نتیجه برخلاف تصور عام، دانش و آگاهی از مصالح لازم تیم شما برای سیستم‌سازی‌ست.
اگر نیروهای تیم شما در جریانِ مصالح ریخته شده در وسط کسبوکار برای ساخت‌وساز یک هرم اساسی نباشند، آیا می‌توانند همراه شما آستین‌های خود را بالا بزنند؟
چگونه می‌توانند بدون آگاهی از استاندارد مصالح شما، کیفیت خلق کنند؟ در چنین شرایطی آن‌ها فقط با تعجب به شما که تنهایی تلاش می‌کنید، خیره می‌شوند. اگر بنای قدرتمندی برای خود تصور می‌کنید، باید اعضای خود را مطلع کنید. در اینصورت نیروهای تیم حس بهتری خواهند داشت در نتیجه پس از شفاف شدن وظایفشان لباس کار خود را به تن می‌کنند و پا به پای رشد سیستم حرکت می‌کنند.
طبیعی‌ست مشتریان شما هم، رضایت بیشتری را کسب می‌کنند، وفادار می‌شوند و با تبلیغ برند به شیوه دهان به دهان مشتریان بیشتری را جذب می‌نمایند.
مقیاس‌پذیر شدن یک کسبوکار
شما به تنهایی هم می‌توانید یک قلعه‌ی شنی بسازید و یا به کمک یک نفر دیگری با جورچین‌های اسباب‌بازی خانه بسازید. کار از جایی سخت می‌شود که کارها دشوار و تعداد نفرات زیاد است. چه کسی تقسیم وظایف می‌کند؟ چه کسی با مشتری ارتباط می‌گیرد؟ القصه، هزار کار نکرده و هزاران فرد توانمند جلوی شما ایستاده‌اند. وقتی مقیاس کسبوکار شما دیگر در حد و اندازه‌ی ساختن آذرخش‌های بلند و یا برج‌های بی‌نظیر پیشرفت، است؛ نیاز به سیستم‌سازی، ذهن شما را درگیر می‌کند.
در واقع اگر سیستم‌سازی نداشته باشید، کسبوکار شما به مقیاسی که احتمالا لیاقتش را دارد، نخواهد رسید. با افزایش مقیاس یک کسبوکار، نیاز به مستندسازی، استانداردسازی و کنترل‌پذیرشدن امری طبیعی است. در واقع با سیستم‌سازی، کسبوکارها استانداردهای مشخصی را برای هر فرآیند وضع می‌کنند، با این حال هربار فرآیندها اصلاح شده، در بهترین شکل بازدهی قرار می‌گیرند و نقاط کنترل و شیوه‌های مستندسازی را نمایان می‌کنند. با این کار ساختار کسبوکار منطقی شده و در نتیجه قابلیت «مقیاس‌پذیری» پیدا می‌کند.
حفظ جریان دانش در سازمان
در گذشته که پول به شکل اسکناس و کارت‌های بانکی امروز نبود، هرکسی کیسه‌اش از زر و سیم پرتر، معتبرتر و داناتر بود. در همان دوران محل پنهان کردن همین زرو سیم‌ها، زیربالشت، توی گودال خاک و کوزه‌های شکسته و از این دست مکان‌ها بود. اما با گذشت زمان، دنیا با علم اقتصاد متحول شد. و امروز با نام «دنیای اقتصاد دانش محور» مزین شد. در حال حاضر، کسبوکارها بیشتر از آنکه تولید‌کننده ماده اولیه یا کالا باشند، ارائه کنند خدمات و اطلاعات هستند.
در دورانی که مردم به‌جای داشتن کیسه‌های مخملی پر از طلا از نقل و انتقالات بین‌المللی بهره می‌برند، دانش مالی و اقتصاد حرف اول را می‌زند. کسی برد می‌کند که الگوریتم‌های نتیجه‌بخش دنیا را در جهان کسبوکار خود نیز تکرار می‌کند. در گذشته دانش کسب‌وکاری محدود به چند تخصص بود و اغلب هم با مهارت و سینه به سینه از استاد به شاگرد، منتقل می‌شد. اما اکنون، این رویه امکان‌پذیر نیست.
«دانش» تبدیل به یک مزیت رقابتی مهم شده است و کسبوکارها در تلاش هستند که هر روز با افزون کردن دانش خودشان، تمایز بیشتری ایجاد کنند.
ایجاد روال‌های اشتراک‌گذاری دانش (کلاس آموزشی، آموزش‌های پیش و حین کار و جلسات کاری)، امکان این تمایز را به کسبوکارها می‌دهد، که بتوانند جریان دانش کسب‌وکاری خودشان را حفظ و بیشتر کنند. کسبوکارها می‌توانند با ایجاد سیستم‌های حفظ دانش کسب‌وکاری، این رویه را کنترل کنند.
بقای سازمان در چالش‌ها
عمده‌ی جنگ‌های تاریخ بر سر بقا و حیات سلطنت مردمان بوده است. و بشر همواره درگیر و دار حل این چالش‌ها باقی است. بدانید و آگاه باشید که کسبوکار شما هم باید برای بقا تلاش کند، بجنگد و به بقایِ قدرتمندِ خود فکر کند. چون هر کسب‌وکاری در محیط رقابتی خود درگیر چالش‌های مختلفی است. و هر چه کسبوکار بزرگتر باشد، چالش‌های جدی‌تری آن را تهدید می‌کند. مسئله «بقاپذیری» در حرکت با مهرت سیستم‌سازی قابلیت حل شدن خواهد داشت.
تصمیم‌گیری و تفویض اختیار
قبل از زدن اولین کلنگ به زمینی که قرار است هرم خود را بنا کنید حتما بررسی کردید که هر اختیاری را در دستان باکفایت چه کسی قرار بدهید. و به طور حتم برای اینکه تشخیص بدهید کدام یک از نیروهای تیم به درد چه کاری می‌خورد، معیارهای استاندارد شده‌ای را وضع کرده‌اید. تا اینجای کار همه چیز به نفع شماست چون تفویض اختیارتان مشخص است. اما تفویض زمانی به درستی نتیجه می‌دهد که همراه با اختیار و تفویض مسئولیت باشد.
همچنین پیام تفویض نیز باید شفاف و روشن باشد. به اینصورت رهبران و مدیران، کارمندان و نیروهای درگیر در فرآیندها از چرایی، چگونگی و نتیجه مورد انتظار اطلاع دارند و در نتیجه فرآیند اشتراک کارها، تفویض، آموزش و کنترل به حداقل انرژی نیاز پیدا خواهد کرد.
بهبود مستمر
ما معتقدیم همه چیز در گذر زمان باید بهبود پیدا کند و اگر این طور نیست یعنی یک جای کار لنگ می‌زند! وقتی به قسمت پای لنگ در کسبوکار خود می‌رسید باید ببینید کجای مسیر را کم‌کاری کرده‌اید. یکی از مسیرهایی که لازم است آن را چک کنید پیش نیازسیستم‌سازی است. که آن را «شناخت درست فرآیندها» می‌نامیم. یک گل با آب بیش از حد از بین می‌رود، با آبیاری کم هم از بین می‌رود.
پس چه زمانی به گل آب بدهیم؟ چه زمانی آن را در معرض نور خورشید قرار بدهیم؟ بله پاسخ درست، فرایندِ درست آبیاری گل است. برای استانداردسازی یک فرآیند و وارد کردن آن به سیستم مدیریتی، رهبران و مدیران باید رخت و لباس کاراگاهی پوشیده به جست‌وجو و شناخت این مبحث مهم بروند. زیرا، این شناخت به بهبودی مستمر در فرآیندها منجر می‌شود. با افزایش شناخت نسبت به چرایی، چگونگی، نحوه مدیریت وکنترل نتایج مورد انتظار، بررسی‌های مداوم در الویت قرار می‌گیرند.
در اینجا چون هدف ما افزایش بهره‌وری کل سیستم است، فرآیندها خلق می‌شوند، بهبود یا تغییر پیدا می‌کنند و در صورت نیاز از سیستم حذف می‌شوند و این شیوه تا رسیدن به بهترین نتیجه در سیستم ادامه پیدا می‌کند. به همین خاطر سیستم‌سازی منجر به بهبودی مستمر سیستم می‌شود. به عبارت کامل‌تر هیچ سیستمی بدون نقطه بهبود کار نمی‌کند. ما در هر قدم از روز، ریسک یک اتفاق را به جان می‌خریم بدون اینکه متوجه‌ی آن باشیم!
در کسبوکار نیز هربار یک ریسک جدید این احتمال وجود دارد که باعث پیشرفت و یا برعکس عامل آسیب باشد؛ اما با برگ برنده‌ی سیستم‌سازی می‌توانیم از ریسک ساختن یک خانه روی گسل هم سود ببریم.
هر چند سیستم‌سازی، به صورت مستقیم بر روی کاهش ریسک اثر ندارد، اما از آنجا که در جریان سیستم‌سازی، تنگناها، محدودیت و فرصت‌های یک سیستم در نظر گرفته شده و بر اساس آن تصمیم‌گیری می‌شود، سیستم‌سازی این احتمال وجود دارد که به تقویت سیستم، کاهش ریسک و ایجاد حداقل ایمنی‌ها منجر شود.
گرچه ما در فرآیند سیستم‌سازی و استانداردسازی برخی از دستورالعمل‌ها می‌توانیم پروتکل‌های ایمنی یا امنیتی را وارد کنیم؛ با این حال تمام فرآیند ایمنی و امنیت را ناین احتمال وجود دارد که منحصر به چند دستورالعمل کرد. پروتکل‌های ایمنی و امنیتی باید به شکل دوره‌ای و خلاقانه و بسته به تهدیدات و شرایط به‌روز‌رسانی شوند. وظیفه سیستم‌سازی این است که فرصت به‌روز‌رسانی، آموزش، اشتراک و بازنگری را به فرآیندهای ایمنی و امنیتی بدهد.
چطور از سیستم‌سازی در کسب‌وکارمان بهره بگیریم؟
خب بهتر است به اتاق فکرمان برگردیم و هرم خود را از پشت میز تفکرمان تماشا کنیم. وقتی که سخن از سیستم‌سازی به میان می‌آید، افراد به یک کسبوکار بزرگ با تعداد زیادی کارمند فکر می‌کنند که رهبران و مدیران عملیاتی، میانی و ارشد زیادی نیز دارد. جالب است بدانید، سیستم‌سازی گرچه قابلیت مقیاس‌پذیری به کسبوکار می‌دهد اما به مقیاس کسبوکار توجه ندارد؛ بلکه بر ایجاد «نگاه سیستمی» به کسبوکار تمرکز ذهنی دارد.
مهم نیست شما با صد نفر نیرو درحال خلق ارزش هستید یا با هزاران نفر!
اینجا عدالت برقرار است و قرار بر این است که همه سیستم‌سازی را پیاده‌سازی کنند. باور سیستم سازان این است، که کسبوکار باید بهره‌وری خودش را با حذف فرآیندهای ناکارآمد، ضررده و نادرست و ایجاد فرآیندهای کارآمد، سود ده و با نتایج قابل قبول افزایش دهد. این کار به نظر شما منطقی نیست؟ به همین خاطر هر کسب‌وکاری و در هر اندازه‌ای این احتمال وجود دارد که از سیستم‌سازی بهره بگیرد.
قبل از اینکه از بودجه‌‌ی خود برای سیستم‌سازی صرف کنید باید از زبان خود برای فهم و جا انداختن این مفهوم شگرف استفاده کنید.
درنتیجه، برای سیستم‌سازی به مفهوم «سیستماتیک اندیشیدن» نیاز داریم. سیستماتیک اندیشیدن، فرآیندها را در بعد سیستمی و چرایی وجودی آن در یک سیستم نگاه می‌کند.
شما با یک علف هرز چه کار می‌کنید؟
برای آن که یک فرآیند بتواند در دل سیستم حیات داشته باشد، باید بتواند مفید بودن خودش برای کل سیستم کسبوکار را نشان دهد. در واقع باید بتواند به سیستم منفعت برساند. شما با یک علف هرز چه کار می‌کنید؟ آیا آن‌ها را در گلدان با یک ربان قرمز روی میز پذیرایی خود قرار می‌دهید؟ خیر! شما علف‌های هرز را دور می‌ریزید. در اینجا هم یک فرایند ناکارآمد را مثل یک علف هرز، دست‌وپا گیر تلقی کرده و آن را دور بریزید.
شما چه صاحب یک کسبوکار کوچک با یک یا دو پرسنل باشید و یا حتی دارای یک کسبوکار چند ملیتی، باید بیزینس خود را به شکل یک سیستم با ورودی‌های مشخص و خروجی‌های تعریف شده، در نظر بگیرید. اکنون باید تک به تک فرآیندها را بر اساس بهره‌وری و منفعت‌سازی (افزایش خروجی به ورودی) تعریف کنید. تا بتوانید علف‌های هرز را از غنچه‌های رز تشخیص داده و جدا کنید.
با نگاه سیستماتیک می‌توانید کسبوکار خودتان را پازلی از فرآیندها در نظر بگیرید؛ که ورودی‌های هر فرآیند، حاصل خروجی فرآیندهای دیگر است و خود نیز خروجی ایجاد می‌کند که در فرآیندهای دیگر به صورت یک ورودی به کار گرفته می‌شود.
این نگاه زنجیره‌وار، این احتمال وجود دارد که شما را به دید سیستماتیک (یا منطقی، یا علت و معلولی) نزدیک‌تر کند.
حرف مکتب:
سیستم‌سازی یعنی مراقبت از ارزش‌ها، ورودی‌ها و سرمایه‌های مهم کسبوکار. حال که خشت به خشت کار را با وسواس و حساسیت بسیار زیاد آماده کرده‌ایم؛ نوبت آن رسیده که یک فرم و قالب کلی برای سیستم‌سازی خود پیدا کنیم. در گذشته مردمان مصر با ارابه‌ها و چرخ‌های چوبی، تک به تک آجر‌های گِلی را به بالاترین قسمت هرم می‌‌رساندند. امروزه ما این کار را با وسایل راحت‌تری مثل نرم‌افزارها، سرمایه انسانی و دانش عملی خود انجام می‌دهیم.
در ادامه با چگونگی انجام این کار بیشتر آشنا می‌شویم:
سنگ بنای سیستم‌سازی در یک کسبوکار
این احتمال وجود دارد که بر اساس شرایط کسب‌وکارتان شما نیازمند بهره‌گیری از زیرساخت‌ها و یا تمهیدات اضافه‌تر و یا تاکید بیشتر و کمتر بر روی اصول ذکر شده در اینجا باشید. در عین حال اهداف، محیط، مدت زمان، کیفیت خروجی و شرایط عملیاتی نیز این احتمال وجود دارد که در خلق سیستم برای یک کسبوکار تاثیرگذار باشند. پس با نگاه به موقعیت کنونی کسب‌وکارتان، شیوه‌ی بهتر را انتخاب کنید.
انواع گوناگون سیستم‌سازی
برای درک سیستم‌سازی بهتر است که در ابتدای صحبت مان نگاهی به انواع روش‌های سیستم‌سازی بیندازیم: سیستم‌سازی عملیاتی: در هر کسب‌وکاری، کارهای تکراری وجود دارند، که باید در طی هر روز، هر هفته، و هر ماه انجام گیرد. این فرایند این احتمال وجود دارد که در تدارکات، تامین، پاسخگویی به مشتریان، رویه‌های تولید، بازرسی‌ها، برگزاری جلسات و تهیه گزارش‌ها باشد.
با ایجاد یک سیستم‌سازی عملیاتی می‌توانید استانداردهای مفیدی را برای این دسته از سیستم‌‌ها ایجاد کرده، تا عملیات‌های تکراری با کمترین هزینه و بیشترین کارآیی انجام شوند.
کارهای تکراری اما مفید کسبوکار را همواره حفظ کنید اما در لوپ چرخ و فلکی نیوفتید که هر روز کار خود را با گردش بی‌هدف دور خود آغاز کرده و شب از خودتان بپرسید چرا سردرد دارید! در بسیاری از اوقات سیستم‌سازی عملیاتی این احتمال وجود دارد که تا پنجاه درصد هزینه‌های تکراری در کسبوکار را پایین بیاورد. همچنین در وقتی مشتریان با این سیستم آشنا شوند و به آن عادت کنند، بسیاری از فرایندها با هزینه کمتری انجام می‌شود.
پس برای جلوگیری از این پرسش بهتر است این روندهای تکراری اما پر اهمیت را وارد چرخه‌ی سیستم‌سازی خود کنید. سیستم‌های مالی: مثال زر و سیم‌های قدیم را به خاطر دارید؟ آن زمان‌ها هرکس که بدهی به کسبه‌ی بازار داشت با گرو گذاشتن یک شی ارزشمند، اعتبار خود را ثابت می‌کرد و فرد مقابل هم روی تخته سنگی، تکه کاغذی، پوست حیوانی چیزی این مسئله را حک می‌کرد.
اما الان یکی از بخش‌های مهم در هر کسبوکار، برنامه‌ریزی، ثبت، پیگیری و کنترل جریان‌های مالی در مالی کسب‌وکار‌هاست.
بصورت کلی سیستم‌سازی برای اداره کسبوکار نیست، بلکه در خدمتِ گردشِ اقتصادیِ کسبوکار است. سیستم‌های بازاریابی: ایجاد سیستم‌سازی در بازاریابی با در نظر گرفتن دو موضوع باید انجام شود. برخی از فرایندها در بازاریابی تکراری هستند، مانند: CRM (مدیریت ارتباط با مشتریان) یا سیستم‌های هوش تجاری، و مشابه آن که فرایندهایی تکراری با نقاط کنترل و تولید داده قابل درک، هستند.
شما می‌توانید بسیاری از فرایندها در بازاریابی کسبوکار خودتان را، با استفاده از پلتفرم‌های موجود به صورت سیستمی درآورید و هزینه‌های آن را کاهش دهید.
اما بخش دوم فرایندهای بازاریابی کاملا خلاقانه، تحقیق‌محور و در عین حال دارای رویه‌های غیرمشخص است. در اینجا باید سیستم‌سازی در سطح اقداماتی مانند: جلسات منظم، گزارش‌سازی، آمار‌گیری و ثبت روند کار صورت گیرد. در شرکت‌های تولید نرم‌افزار، دارو، الکترونیک و ریزپردازنده و صنایع غذایی و تا اندازه‌ای مد و فشن، روندهای خلاقانه بازاریابی مشهود تر هستند؛ اما در صنایع خودرو، مصرف، خوار و بار، هواپیما و حمل و نقل بخش تکراری بازاریابی بیشتر قابل درک است.
مثلا شما برای فروش قطعات هواپیمای ایرباس با قصاب محل خود تماس نمی‌گیرد محصول شما تخصصی و به افراد متخصص ارائه می‌شود، بنابراین امکان اینکه خلاقیت زیادی درآن به خرج بدهید ندارید. در عوض صنعت مد و فشن، بازار این خلاقیت‌هاست! پس با توجه به محصول و یا خدمت مورد ارائه، شیوه‌ی بازاریابی خود را بررسی کنید. زیر ذره‌بین: سیستم‌های منابع انسانی: درست از وقتی بشریت رو به افزایش رفت میزان مشکلات در جهان هم روند صعودی را در پیش گرفت.
جای تعجب ندارد که یکی ازچالشی‌ترین بخش‌ها در سیستم‌سازی کسبوکار شما، سیستم‌سازی سرمایه انسانی است. در هر کسب‌وکاری اهمیت نیروهای انسانی در مباحث استخدام، گزینش، آموزش، نگهداشت نیروی انسانی هویداست. اما طبیعی‌ست هرجا آدمیزاد بیشتری باشد، مدیریت شما نیز سخت‌تر خواهد بود. همچنین با افزایش کارها، تنوع شرایط کار و قراردادها، تنوع قوانین حقوقی و نیز تنوع مدل همکاری کسبوکار با سایر کسبوکارهای تامین‌کننده خدمات در زمینه نیروی انسانی، سیستم‌سازی منابع انسانی با چالش‌های زیادی روبرو است.
با این همه، سیستم‌سازی منابع انسانی کار شدنی و قابل درکی است و می‌توان آن را با کمک سیستم‌های نرم‌افزاری، رویه‌های ثابت و نیز درک درست فرایندها پیاده‌سازی کرد و از هزینه‌ها، سلیقه‌ای عمل کردن و هرج و مرج در این بخش جلوگیری کرد. سیستم زنجیره تامین: زنجیره‌های تامین از بهترین مکان‌ها برای ظهور سیستم‌سازی در کسبوکار است.
سیستم‌سازی در زنجیره تامین این احتمال وجود دارد که به کاهش هزینه‌ها، افزایش راندمان، جلوگیری از اشتباهات و در پایان مسیر بهره‌وری بالاتر و سودآوری بیشتر تمام بخش‌های درگیر، منجر شود.
سیستم‌سازی در صنایع پیچیده مانند: خودروسازی، داروسازی، هواپیماسازی، هوا‌و فضا، سیستم‌های نظامی، نفت و گاز، از گذشته انجام می‌شده است. با بهره‌گیری از قابلیت‌های نرم‌افزاری و شبکه، اکنون قابلیت اعمال کنترل‌ها و سیاست‌های بیشتر نیز برای رهبران و مدیران ایجاد شده است. در سیستم‌سازی زنجیره تامین فرایندهای خرید، مناقصه و مزایده، فروش، کنترل کیفیت، زمان‌بندی، انبارداری، انتقال وجه، تعهدات و قراردادها، استانداردها و در پایان مسیر قوانین باید مد نظر قرار بگیرد.
به همین خاطر اغلب پیاده‌سازی یک سیستم کامل در زنجیره‌های تامین بزرگ، زمان بر است و دارا بودن یک زنجیره تامین سیستم‌سازی شده این احتمال وجود دارد که، یک مزیت رقابتی عمده و استراتژی برای صاحبین کسبوکارها باشد.
خب بعد از اینکه فرم کلی هرم متناسب با کسبوکار خودمان را کشف کردیم نوبت به استانداردسازی‌های مختلف برای گوشه و کناره‌های این هرم می‌رسد. در هرکجای دنیا کسبوکارها را مجهز به آژیر حریق، ضد زلزله و عایق‌بندی شده می‌سازند که مبدا در اثر بلاهای غیرمنتظره اتفاق ناگواری برای آن رخ بدهد. ما هم چنین برنامه‌ای برای سیستم‌سازی کسبوکار خود داریم:
ایجاد رویه‌های عملیاتی و استانداردها
ایجاد رویه‌های عملیاتی استاندارد (Standard Operation Procedure) یا به اختصار SOP گام دوم در زمینه سیستم‌سازی است. رویه‌های عملیاتی استاندارد چند مزیت مهم برای هر سیستم دارند که در زیر به آن‌ها اشاره می‌شود: این رویه‌ها به کاهش زمان تصمیم‌گیری منجر می‌شوند. با داشتن یک رویه استاندارد افراد بدون نیاز به تصمیم‌گیری تنها وظایف محول شده را انجام داده و نتایج را گزارش می‌کنند.
انتظارات به درستی برای تیم عملیاتی تعریف شده است و آن‌ها می‌دانند باید چه خروجی را ایجاد کنند و به چه کسی در انتها گزارش دهند یا نتایج را به چه بخشی تحویل دهند.
پیش نیازها مشخص است و زنجیره تامین لازم برای آن تعریف شده است. پس ورودی‌ها و خروجی‌های آن در زنجیره تامین قابل کنترل است و هزینه‌های آماده‌سازی و تدارک کاهش می‌یابد. رویه‌های عملیاتی استاندارد، امکان خودکارسازی را فراهم می‌آورند. در نتیجه کسبوکار این احتمال وجود دارد که با بهره‌گیری از نرم‌افزار و شبکه، رویه را کنترل، پیگیری و مستندسازی کند.
مراحل پیاده‌سازی رویه‌های عملیاتی استاندارد
برای شروع هر کاری، باید تجزیه درستی از یک رویه استاندارد صورت گیرد. مثلا شما از انجام خاک‌برداری به تست زمین می‌پردازید. آیا خاک این زمین فرونشست می‌کند، نمی‌کند؟ این سوال را با بررسی و تجزیه تحلیل پاسخ می‌دهید. این رویه‌ها می‌توانند آماده‌سازی و برخورد با شرایط غیرتکرار باشند. برای مثال در یک سیستم فروش، نحوه فروش این احتمال وجود دارد که کامل استانداردسازی شود این فرایند کاملاً تکراری و مشابه است. در عین حال در آتش‌نشانی می‌توان آماده‌سازی برای مواجه با خطر استانداردسازی شود.
این جا خطر این احتمال وجود دارد که شکل‌های متنوعی داشته باشد، اما آماده‌سازی همیشه باید در شرایط استانداردی انجام شود. وقتی برای هر نوع مشکل و خطری گوش به زنگ باشید، اندازه آن موقعیت بحران شما را شگفت زده نمی‌کند بلکه برای رسیدن به یک سطح بهتر به شما انگیزه می‌دهد. در دومین مرحله باید مراحل و وظایف به درستی برای تبدیل شدن به سیستم تعریف شوند.
باید مطمئن شویم که همه مراحل به درستی در رویه استاندارد ما گنجانده شده‌اند و به دقت نتایج و پیش نیازهای آن بیان شده‌اند.
در سومین قدم برای سرعت بخشیدن به درک رویه‌ها به خصوص رویه‌های عملیاتی، استانداردی که باید در شرایط بحرانی مورد استفاده قرار گیرند، استفاده از نمودار، فلوچارت، بولت کردن نکات و فهرست اجرایی، می‌توانند بسیار کمک کننده باشد. در مرحله چهارم، باید این رویه عملیاتی استاندارد توسط نیروهای متخصص درگیر در رویه و نیز رهبران و مدیران بخش‌های مرتبط، مورد بازنگری قرار گیرد تا اصلاحات لازم بر روی آن انجام شود.
همچنین این رویه‌ها باید در بازه‌های زیر یکسال مورد بازنگری مجدد قرار گیرند تا به بهینه‌ترین شکل ممکن درآیند.
در مرحله پنجم، نوبت به اشتراک‌گذاری و آموزش افراد مرتبط به هر رویه در کسبوکار است. این کار باید به صورت منظم صورت گیرد تا ضمن استاندارد شدن همه رویه‌ها، در صورت نیاز بازنگری و یا بهینه‌سازی‌های لازم در رویه صورت گیرد. سپس تبدیل به یک رویه منظم شده و در کسبوکار مورد استفاده دائمی قرار می‌گیرد.
ارزیابی‌های درست در سیستم‌های سازمانی
پس از اینکه تکه پازل خود را پیدا کردید در جدول قرار دادید و بررسی‌های لازم انجام شد، این هرم شما که درست وسط کسب‌وکارتان درحال ساخت است در کدام یک از این مراحل لنگ می‌زند؟ این بررسی کلی به شما نشان می‌دهد که در کجای این راه قرار دارید. بنا نیست که راه طولانی را در یک شب طی کنیم می‌خواهیم روند ساخت این شگفتی عظیم برای ما روشن شود.