قدرت سیستم سازی در کسبوکار آنلاین؛ چطور کسبوکار را قابل کنترل‌تر میکند؟
قدرت سیستم سازی در کسبوکار آنلاین
قدرت سیستم سازی در کسبوکار آنلاین واقعی، کم‌وبیش برخلاف آن چیزی است که عموم مردم فکر میکنند. در واقع، یک کسبوکار نظام‌مند، یک برنامه، برای عملکرد قوی در موضوعات مختلف دارد. در اصل می‌داند مسیر پیش‌رو باید به چه سمتی برود، چطور طی شود، و در پایان مسیر به چه طریقی به سرمقصد منظور برسد. برای مثال: در مورد یک کسبوکار اینترنتی، خلاقیت آن عنصر بهینه‌ای است که در مواقع نیاز دست کارآفرین را می‌گیرد.
هنگامی که یک کسبوکار، واقعاً از نعمت سیستم سازی برخوردار باشد؛ زمان کافی برای اختصاص دادن به کارهای دیگر نیز برای او فراهم است.
از نگاه فرمانروا، سیستم‌سازی زمانی ارزشمند است که کارها از وابستگی فردی بیرون بیایند و به روندی قابل آموزش، قابل سنجش و قابل بهبود تبدیل شوند. برای کامل‌تر شدن این مسیر، مطالعه مقاله اقدامات اولیه برای سیستم سازی؛ از آشفتگی اجرا تا رشد قابل تکرار و همچنین مراحل سیستم سازی در کسبوکار؛ چطور کسبوکار را قابل کنترل‌تر میکند؟ میتواند ارتباط این بحث را با بخش‌های دیگر رشد کسبوکار روشن‌تر کند.
از نگاه فرمانروا، سیستم‌سازی زمانی ارزشمند است که کارها از وابستگی فردی بیرون بیایند و به روندی قابل آموزش، قابل سنجش و قابل بهبود تبدیل شوند. برای تکمیل این بحث، مقاله مدیریت تغییر در کسبوکار؛ چطور تحول را عملی کنیم؟ هم مسیر خوبی برای ادامه مطالعه است.
شرکتی که سیستم سازی درستی داشته باشد، رویه‌های کاری، روال منطقی‌ای را پیش میگیرند. و در این مکان، همواره هدفی برای دنبال کردن وجود دارد. جایی برای اقدامات بیهوده که زمان زیادی میگیرند، و هیچ آورده‌ای به همراه ندارند، وجود ندارد. در این چارچوب، همه می‌دانند که چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهند. هیچ جلسه‌ی بی‌پایانی برای برگزاری و هیچ سیاست پیچیدهای برای رعایت کردن وجود ندارد. در نتیجه، هیچ زمانی برای انجام کارهای شرکت، تلف نمی‌شود.
اما این بدان معنا نیست که، هر فرآیندی در یک شرکت سیستم سازی شده، قرار است جذاب باشد. برای مثال: افراد کمی این احتمال وجود دارد که حسابداری و پرداخت مالیات را کاری جذاب بدانند. با این حال، اگر وظایف به درستی کسبوکاردهی شوند، افراد می‌توانند، در مدت زمان معقولی وظایف خود را تکمیل و بقیه روز را برای پرداختن به کارهای جالب‌تر، مانند: به دست آوردن مشتریان جدید، انجام تبلیغات یا کار بر روی یک محصول جدید، صرف کنند.
همانطور که پیدا کردن وسیله‌ای در یک اتاق نامنظم، خسته‌کننده و دشوار است؛ عدم وجود نظم در کسبوکار هم موجب افزایش فشارکاری و خستگی میشود. فقدان کسبوکاردهی منظم، چیزی جز کار بی‌پایان ایجاد نمیکند؛ سپس این احتمال وجود دارد که شما را در مسیر اهدافتان، دلسرد و یا تسلیم کند. اما در تقابل آن، قطعاً سیستم سازی واقعی، به شما آزادی عمل می‌دهد، که بتوانید نظم دلخواه خود را در کسبوکار پیاده کنید.
چرا باید کسبوکار خود را سیستم سازی کنید؟
حال که به اهمیت سیستم سازی پی بردید، بهتر است کمی در آن جست‌وجو کنیم و ببینم، سیستم‌سازی چطور به کسبوکار آنلاین ما، سود می‌رساند؟ در واقع ایجاد یک محیط کسب‌وکار‌یافته و سیستماتیک برای کسبوکار شما مزایای زیادی دارد. در اینجا چند نمونه را با هم بررسی میکنیم:
- پیشرفت خود را توی قوطی بریز: شما میتوانید پیشرفت خود را اندازه‌گیری کنید. مطمئنا، ورود پول به کسبوکار یک معیار است. اما تصور کنید، می‌توانستید میزان موفقیت کمپین تبلیغاتی بزرگ بعدی یا توسعه‌ی محصول فرعی جدید، که محصول اصلی شما را بهبود می‌بخشد را، اندازه‌گیری کنید. آیا یک تحول مثبت در کسبوکار شما به حساب نمی‌آمد؟ برای رسیدن به نتیجه‌ی این پرسش باید کسبوکار شما کسبوکاردهی شده باشد؛ آن‌وقت میتوانید هر زمان که دوست دارید، این و سایر فرآیندهای در حال انجام را، بررسی کنید و داده‌های بی‌درنگ، درباره‌ی آنچه در حال وقوع است را، دریافت کنید.
- کار امروز را به فردا نسپارید: ذیل یک سیستم سازی کارآمد، کارهای کوچک به موقع انجام میشود. بدون برنامه‌ریزی اولیه برای هر روز، کارهای کوچکی که باعث ادامه عملیات می‌شوند، می‌توانند روی هم جمع شده و در پایان مسیر گلوگاه ایجاد کنند. به عنوان مثال، اگر ثبت اسناد در حساب‌های دریافتی و پرداختی طبق یک برنامه منظم انجام نشود، هنگامی که زمان پرداخت دستمزد کارمندان یا محاسبه مالیات دوره‌ی فعلی فرا برسد، این احتمال وجود دارد که کارهای زیادی برای انجام دادن داشته باشید. و این مسئله شما را سردرگم کند. یک سیستم کسبوکاردهی شده به شما کمک میکند، تا مطمئن شوید که در موقعیت‌های سخت و دشواری قرار نمی‌گیرید که مجبور شوید کارهای دیگرتان را کنار بگذارید تا بتوانید وظایف عقب افتاده را جبران کنید.
- توجه‌ی ۳۶۰ درجه ای داشته باشید: برای کار بر روی شبکه‌سازی کسبوکار، به طور خودکار زمان ایجاد میشود. اگر کسبوکار شما در انجام عملیات و عملکرد خود سیستماتیک است، به این معنی است که میتوانید مدتی را، صرف فعالیت‌های شبکه‌سازی کنید؛ که به رشد کسبوکار شما کمک میکند. شما میتوانید یک بعد از ظهر را به ارسال تبلیغات آنلاین یا ایمیل‌های تبلیغاتی و تبلیغ کسبوکار خود به صورت محلی در رویدادهای اتاق بازرگانی، اختصاص دهید. بهتر از همه، میتوانید وقت خود را صرف این تلاش‌ها کنید و گاهی توجه‌ی خود را به سمت مفید و موثر دیگری معطوف کنید. در کسبوکار خود به این سطح از آسودگی خاطر برسید، که شرکت بدون توجه مستقیم شما برای چند ساعت به فعالیت خود ادامه می‌دهد.
- پادشاه وقت خود باشید: میتوانید زمان آزاد داشته باشید. مگر کنترل بیشتر بر زمان خود، یکی از دلایلی نبود که می‌خواستید یک کسبوکار اینترنتی راه‌اندازی کنید؟ اگر کسبوکار شما به طور سیستماتیک کسبوکاردهی شده باشد، میتوانید زمان آزاد بیشتری داشته باشید و بیشتر برای خانواده خود وقت بگذارید. همچنین این امکان وجود دارد که در صورت تمایل، حتی چند روز به مرخصی بروید تا تعطیلات کوتاهی را سپری کنید. مهم‌تر از همه، شما میتوانید این کار را بدون دریافت هیچ گونه مجوز یا تایید خاصی انجام دهید و مطمئن باشید که کسبوکارتان در غیاب شما به پیشرفت خود ادامه خواهد داد.
در این مرحله، ایده خوبی است که لحظه‌ای وقت بگذارید و شرایط خود را ارزیابی کنید. فهرستی از آنچه می‌خواهید با کسبوکار اینترنتی خود به دست آورید، تهیه کنید. هیچ چیز را دریغ نکنید، مهم نیست که چقدر کوچک، مبهم یا بی‌اهمیت به نظر برسد.
اگر یکی از دلایلی که می‌خواهید کسبوکار آنلاین خود را داشته باشید این است که بتوانید هر پنجشنبه شب به‌جای کار پاره وقت برای گذران زندگی، با دوستان خود وقت بگذرانید، آن را یادداشت کنید. اگر اهداف شما به این موضوع مربوط میشود، که در پایان مسیر بتوانید بدون نگرانی در مورد هزینه‌ها، هر سال یک تعطیلات دوهفته‌ای داشته باشید، آن را به لیست خود اضافه کنید.
پس از نوشتن لیست، آن را در یک طرف قرار دهید و به خواندن ادامه دهید. کمی بعد باز گردید و لیست را بررسی کنید و آن را به روش‌هایی که این احتمال وجود دارد که تا این لحظه در نظر نگرفته باشید، با فرآیند سیستم سازی مرتبط کنید.
خالی از لطف نیست که به درسی از کتاب «افسانه کارآفرینی» بپردازیم:
در سال ۱۹۸۵، کتابی وجود داشت؛ که برای بسیاری از کارآفرینان، مانند یک کتاب مقدس بود. آن کتاب « افسانه کارآفرینی _ نوشته مایکل ای. گربر» نام داشت. این کتاب در ابتدا بر رویسیستم سازی کسبوکار در جهان یا شرکت‌های سنتی متمرکز ذهنی بود، نسخه‌های بعدی آن شامل داده‌هایی است که، دنیای کسبوکار اینترنتی را هم در بر می‌گیرد.
با این حال، میتوان گفت بسیاری از ایده‌ها و راهبرد‌های ذکر شده در نسخه‌ی اصلی کتاب، به همان اندازه که برای کسبوکارهای سنتی کارآمد است، این احتمال وجود دارد که به مشاغل آنلاین هم، سود برساند. خود افسانه کارآفرینی، که در کتاب گربر به آن پرداخته میشود؛ به سادگی یکی از دلایل اصلی شکست هر نوع کسبوکار است. اساسا، این افسانه، معتقد است که اگر شخصی در یک زمینه خاص متخصص باشد، نباید برای راه‌اندازی یک کسبوکار موفق مشکلی داشته باشد.
هرچه باشد آنها دانش دارند، درست است؟ گربر، به طور سیستماتیک این افسانه را می‌شکافد، تا اشتباهی که در دل آن نهفته است را نشان دهد. در کتاب «افسانه کارآفرینی» درس‌های زیادی برای یادگرفتن وجود دارد که این احتمال وجود دارد که به یک صاحب کسبوکار نوپا یا حتی شخصی که می‌خواهد کسب‌وکاری راه‌اندازی کند، کمک کند تا از ایده‌ها و موقعیت‌هایی که در پایان مسیر منجر به شکست او می‌شوند، دوری کند.
با این حال، اگر هیچ درسی در این کتاب برای شما وجود نداشته باشد، یک درس اصلی وجود دارد که باید آن را از گربر یاد بگیرید. آن درس این است که:
نباید توی کسبوکار خود کار کنید، بلکه باید، روی آن کار کنید.
اما این واقعا به چه معناست؟ آیا گربر از صاحبان کسبوکار می‌خواهد که از کسبوکار خود جدا شوند؟ و به دیگران این امکان را بدهند که همه چیز را آن‌طور که دوست دارند و به هر سمتی که می‌خواهند بروند، مدیریت کنند؟ به هیچ وجه این‌طور نیست. نکته‌ای که گربر به آن اشاره میکند این است که، کارآفرین واقعی سیستمی را راه‌اندازی میکند که به کسبوکار اجازه بدهد به طور موثر و با مشارکت کامل صاحب کسبوکار، عمل کند.
اما صاحب کسبوکار نباید درگیر این باشد که به وظایف مختلف رسیدگی کند؛ آن هم به طوری که دیگر فرصتی برای رشد (یا کار روی) کسبوکار او، باقی نماند.
بنابراین چگونه می‌توانم بدون کار کردن توی کسب‌وکار‌خود، روی آن کار کنم؟
یکی از راه‌های آسان برای تمایز قائل شدن بین این دو حالت، این است که فکر کنید کار کردن توی کسبوکار خودتان اساسا مانند داشتن یک شغل معمولی است. با این دیدگاه، یک سری کارهایی به شما محول شده است که آنها را بارها و بارها انجام می‌دهید. در این صورت، تمرکز ذهنی شما بر روی انجام آن وظایف است و زمان کمی برای فکر کردن به کارهای دیگر، باقی می‌ماند.
از این منظر، «توی» کسبوکار خودتان بودن، بسیار شبیه به کار کردن برای یک شخص دیگر است. با این تفاوت که شما، کارمند خودتان هستید. وقتی در این عنوان هستید، زمان زیادی را صرف این نمی‌کنید که معاون بازاریابی چه وظایفی انجام می‌دهد یا بخش حسابداری چگونه کار میکند. شما در دنیای کوچک خود به امور رسیدگی می‌کنید، حقوق خود را میگیرید و راه خود را می‌روید.
در مقابل، کار بر روی کسبوکار شما قلمرو‌ی بسیار بیشتری را در بر می‌گیرد. به عنوان یک صاحب کسبوکار، نباید صرفا به یک گوشه‌ی کوچک از عملیات تجاری بپردازید، بلکه باید به کل کسبوکار خود فکر کنید. این بدان معنی است که، شما نمی‌توانید درگیر کارهای مرتبط با یک بخش باشید. اگر می‌خواهید موفق شوید، باید همیشه اهداف بزرگتر را در ذهن داشته باشید. این را فراموش نکنید که گفته‌اند: چون که صد آمد، نود هم پیش ماست!
وقتی بتوانید اهداف بزرگی را ببینید و روی رشد کسبوکارتان کار کنید، ایده سیستم سازی مطرح میشود. شما سیستم‌هایی را ایجاد و پیاده‌سازی می‌کنید که به همه چیزهای کوچک اجازه میدهند کار کنند، در حالی که خودتان با دید وسیع‌تری بر روی کارها تمرکز ذهنی می‌کنید. کار بر روی کسبوکارتان به این معنی است که، لازم نیست بار تمامی کارها روی دوش شما سنگینی کند، یا اینکه لازم باشد تک تک کارمندان خود را، جداگانه مدیریت کنید.
اگر سیستم به درستی طراحی شده باشد، جنبه‌های روزمره کسبوکار، بدون توجه شما ادامه خواهد یافت و به طور مؤثری وقت شما را آزاد میکنند، تا آن را صرف قوی‌تر، سودآورتر و بزرگتر کردن کسبوکار کنید.
آیا نمونه‌ای از کار روی کسبوکار، به جای کار توی کسبوکار وجود دارد؟
در حالی که نمونه‌هایی از کار روی کسبوکار در مقابل کار توی کسبوکار وجود دارد، شاید یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای درک این ایده، نگاه به شرکتی باشد که تقریبا همه در جهان با آن آشنا هستند: شرکت مک‌دونالد. اکثر مردم داستان شروع مک دونالد را شنیده‌اند، اینکه چطور یک رستوران ساده، به یکی از کارآمدترین فرانشیزهای جهان تبدیل شد.
چیزی که بسیاری از مردم در مورد آن نمی‌دانند این است که، چگونه سیستم توسعه یافته‌ی مک دونالد، این تفاوت را ایجاد کرده است؛ در حالی که همچنان گسترش سریع شرکت و کیفیت ثابت را در همه جا، حفظ کرده است. بدون پرداختن به جزئیات، در اینجا چند نمونه از آنچه این شرکت برای سیستم سازی مناسب، انجام داده است را مرور میکنیم:
- فرآیندی واضح و مختصر، برای به دست آوردن حق امتیاز در زنجیره مک‌دونالد وجود دارد. که همه نمی‌توانند آن را انجام دهند.
- برنامه‌های آموزش مداوم برای افرادی که می‌خواهند در این کسبوکار بمانند، برگزار میشود. بله، افرادی که از ارائه خدمات غذایی لذت می‌برند واقعا می‌توانند با کار در مک دونالد شغلی برای خود ایجاد کنند، نه اینکه فقط بعد از مدرسه یا در طول تعطیلات تابستان مقداری پول در بیاورند.
- استانداردهای ثابت در بهداشت سالن غذاخوری و آشپزخانه: مهم نیست که کجا می‌روید، یک فرانشیز باید همان استانداردهایی را داشته باشد که هر رستورانی که مستقیما متعلق به شرکت است، دارد. اگر رستورانی نتواند این استانداردها را رعایت کند، حق امتیاز از آن گرفته میشود.
- کیفیت ثابت در غذاهایی که در هر رستوران سرو میشود. مهم نیست، کجای این جهان مک دونالد سفارش می‌دهید، همچنان میتوانید همان غذاهایی را که سال‌ها می‌شناختید و دوست داشتید را سفارش دهید.
- محلی برای آزمایش. فراتر از منوی اصلی، مک‌دونالد روش‌های عملی و سیستم سازی شده‌ای برای ارائه غذاهای محبوب و خاص در یک منطقه ویژه دارد. که اغلب از این ابزار برای آزمایش افزودن گزینه‌های احتمالی به منوی اصلی، استفاده میکند. در طول این فرآیند، کیفیت غذای سرو شده همچنان بالاست.
با کاوش عمیق‌تر در تاریخچه و ساختار عملیاتی فعلی مک‌دونالد، میتوانید نمونه‌های زیادی از این دست موارد بیابید که چگونه یک سیستم خوب و کارآمد، این شرکت را به یکی از با ثبات‌ترین شرکت‌های جهان امروز، تبدیل کرده است. در حال حاضر، این موارد برای اینکه نشان دهیم چگونه با توسعه یک سیستم قوی میتوان به‌جای کار توی کسبوکار خود، روی آن کار کنید، کافی است.
درسی که باید از کتاب «افسانه کارآفرینی» یاد گرفت:
به طور خلاصه، اگر چیز دیگری از کتاب گربر یاد نگرفتید، مطمئن شوید که این درس را یاد گرفته‌اید:
- برای موفقیت در کسبوکار خود مجبور نیستید همه کارها را انجام دهید.
- شما مجبور نیستید خود را درگیر همه جزئیات مربوط به عملیات روزانه کسبوکارتان، کنید.
- همیشه باید، خود را در موقعیتی نگه دارید که دغدغه‌ی شما، رسیدن به “هدف اصلی” کسبوکارتان باشد.
- به کارمندان خود اعتماد کنید. اگر افراد حاضر در یک کشتی، به درستی زغال‌سنگ را به دیگ بخار می‌رسانند، باید به خودتان اجازه دهید که کشتی را بدون نگرانی هدایت کنید.
یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای فرسوده کردن خودتان قبل از اینکه کسبوکارتان شروع به کار کند این است که، سعی کنید خودتان بر همه چیز مسلط شوید و همه کارها را انجام دهید. مهم نیست چقدر خوب باشید، انجام این کار اصلا واقع بینانه نیست. اینجاست که توسعه یک سیستم کسبوکار منطقی و قابل اجرا، مطرح میشود.
پس چطور می‌توانم این سیستم کسبوکار شگفت‌انگیز را ایجاد کنم؟
چه در حال حاضر یک کسب‌وکاری داشته باشید که از انجام کارهای روزانه آن خسته شده‌اید، یا در حال برنامه‌ریزی برای شروع یک کسبوکار جدید باشید، هنوز راه درازی تا راه‌اندازی کامل سیستم سازی کسبوکارتان دارید. بسیاری از مراحل این فرآیند به محض شروع به کار روی آنها، کاملا مشخص هستند. بیایید گام‌به‌گام پیش برویم و در مورد اقداماتی که در هر مرحله باید انجام دهید، صحبت کنیم.
گام اول: فهرستی از تمام عملکردهای کلی که در هر نوع کسب‌وکاری انجام میشود، تهیه کنید. فرقی نمیکند که به یک کسبوکار سنتی فکر می‌کنید، یا آنلاین و حتی کسب‌وکاری که ترکیبی از آنهاست. چند نمونه از کارهای عمومی که همیشه انجام می‌شوند عبارت‌اند از:
- توسعه محصول: نکته اصلی این است، تا وقتی چیزی برای فروش نداشته باشید، هیچ کس به دنبال خرید آن نیست و شرکت شما دلیلی برای وجود داشتن ندارد. توسعه محصول، فقط به دنبال ارائه یک محصول بهتر نیست. در مورد اطمینان از این است که آن محصول بهتر چیزی را ارائه می‌دهد که مردم می‌خواهند.
- حسابداری: به زبان ساده، شما باید نوعی فرآیند، برای پیگیری آنچه وارد و خارج کسبوکار میشود ایجاد کنید. با این اقدام، نه تنها مطمئن می‌شوید که کسبوکار شما راه خود را به سمت سودآوری درست پیش میبرد؛ همچنین، سوابقی برای پشتیبان‌گیری از پرونده‌های مالیاتی شما، وجود خواهد داشت. حسابداری، این قابلیت را به شما می‌دهد که اطلاعات مالی را، همواره شفاف روی میز خود داشته باشید. و بدانید سرمایه‌ی شما چطور و در کجا خرج میشود. موارد مورد مثال در این بحث این احتمال وجود دارد که: پرداختی های شما به تامین کنندگان، پرداختی‌های مشتریان به حساب شما، واریز حقوق کارمندان، میزان مالیات، کسر حق بیمه از دستمزد ناخالص و سایر مبالغ در کسبوکار شما باشد.
- بازاریابی: مهم نیست که محصولات شما چقدر خوب هستند، تا وقتی مردم ندانند کسبوکار شما وجود دارد، هیچ شانسی برای راه‌اندازی کسبوکار اینترنتی شما وجود ندارد. بازاریابی شامل: ایجاد استراتژی‌ها، یادگیری نحوه دستیابی به بازارهای خاص در میان مصرفکنندگان، نحوه ارائه محصول خود با بهترین مزایا، نوشتن یک محتوای اطلاعاتی موثر برای استفاده در وبسایت شما و به طور کلی ابزارهای بازاریابی و غیره است.
- فروش: بسیاری از افراد، فروش و بازاریابی را به اشتباه، با هم ترکیب میکنند. اما برای اینکه واقعا یک کسبوکار سیستم سازی شود، باید آنها را به‌عنوان عملکردهای متفاوتی در نظر گرفت. به بازاریابی به عنوان راهی برای بیان کلیات و ایجاد ابزارهای اساسی فکر کنید؛ که فروش برای دنبال کردن هدف خود و جلب مشتریان خاص از آن استفاده میکند.
- مدیریت: شخصی که مسئول فروشگاه است، باید مطمئن شود که وظایف روزانه به درستی انجام می‌شوند. بسته به اندازه‌ی سرمایه‌گذاری شما، این این احتمال وجود دارد که شامل یک مدیر یا سرپرست مرکزی یا چندین مدیر باشد که بر یک یا چند بخش از کسبوکار نظارت میکنند. به خاطر داشته باشید که این رهبران و مدیران، کانال ارتباطی شما خواهند بود تا از هر چیزی در هر زمینه‌ی کسبوکارتان، مطلع شوید.
- پشتیبانی فناوری: این روزها تقریبا غیراین احتمال وجود دارد که که هر نوع کسب‌وکاری را بدون منابعی اداره کنید که به شما در عملکرد وبسایت، کارکرد سرورها و حفاظت از داده‌های مهم، کمک میکنند.
- منابع انسانی: مدیریت خط‌مشی‌ها و رویه‌های منابع انسانی این احتمال وجود دارد که بسیار مهم باشد. بنابراین، این عملکرد خاص باید توسط فردی با نظارت بر جزئیات و توانایی جذب داده‌های زیاد، مدیریت شود.
- خرید: مهم نیست که کسبوکار اینترنتی شما چقدر کوچک باشد، هر از گاهی مجبور خواهید بود برای کسبوکار خود اقلامی بخرید. این احتمال وجود دارد که چیزی مانند لوازم اداری عمومی، یک برنامه نرم‌افزاری، یا موارد تبلیغاتی باشد. که واحد فروش و بازاریابی می‌توانند از آنها به عنوان هدایایی در همایش‌ها و مکان‌های دیگر استفاده کنند. در هر صورت، شخصی باید با تامین‌کنندگان ارتباط بگیرد و آن را حفظ کند. سپس مطمئن شود که شرکت شما بهترین قیمت را برای هر کالا یا خدمات خریداری شده، دریافت میکند. در عین حال، هر کسی که خرید را انجام می‌دهد باید مطمئن شود که محصول مهمی، تمام نمی‌شود. و فرآیند تکمیل سفارشات یا برآورده کردن انتظارات مشتریان ثابت را، کند نمیکند.
- پشتیبانی و خدمات مشتری: یک نفر باید مشتریان را راضی نگه دارد. عملکردهای پشتیبانی و خدمات مشتری شامل: پاسخ دادن به سوالات مربوط به خدمات، رسیدگی به نگرانی‌های مشتری و به طور کلی اطمینان از بازگشت مجدد هر مشتری و همچنین پیشنهاد محصولات شما به دوستان، اقوام و آشنایان است.
متوجه شدید؟ فهرست اولیه‌ی شما باید تمام عملکردهای ضروری مربوط به راه‌اندازی هر کسب‌وکاری را، از یک کار خانگی ساده گرفته تا یک شرکت چند ملیتی، مشخص کند. هنگامی که لیست را آماده کردید، میتوانید به مرحله دوم فرآیند بروید.
گام دوم: با در دست داشتن لیست، حال زمان کسبوکاردهی و اولویت‌بندی، فرا رسیده است. بسته به اندازه‌ی شرکت شما، چیزی که متوجه خواهید شد این است که حداقل تا وقتی کسبوکار شما نسبتا کوچک باقی بماند، ترکیب برخی از عملکردها در یک دسته کلی امکان‌پذیر است. به خاطر داشته باشید که در صورت لزوم، همیشه میتوانید دسته‌ها را از هم جدا کنید. در اینجا چند مثال در مورد نحوه‌ی اولویت‌بندی را باهم مرور میکنیم:
- محصول قبل از کمپانی در می‌زند: قبل از اینکه شرکتی بنیان کنید، باید یک محصول اصلی داشته باشید. این بدان معناست که توسعه محصول در صدر لیست شما قرار دارد و احتمالا در صدر باقی خواهد ماند. زیرا، باید محصول خود را به مرور زمان اصلاح کنید تا در بازار هدف، رقابتی باقی بماند. و همچنین محصولات جدیدی ارائه دهید که پیشرفت شما را تضمین کند.
- مدیریت و حسابداری: برای یک کسبوکار کوچک، این احتمال وجود دارد که بخواهید مدیر دفتری را در نظر بگیرید؛ که میتواند وظایف روزانه‌ی اداری، از جمله ثبت اعتبارات و بدهی‌ها را در دفاتر انجام بدهد. قبل از شروع فروش، این گروه باید ساختار یافته و مستقر باشد.
- پشتیبانی فنی: هیچ کسبوکار اینترنتی‌ای نمی‌تواند بدون کسی که می‌داند چگونه یک وبسایت بسازد و آن را مدیریت کند و تجهیزات را در حال اجرا نگه دارد، کار کند.
- فروش، بازاریابی و پشتیبانی مشتری: در این مورد نیز احتمالا میتوانید با یک یا دو نفر شروع کنید، که هر سه این عملکردها را انجام میدهند. با گذشت زمان، هدف شما به سمت جداسازی این عناوین از هم می‌رود. اما برای شروع، این سه جزء متمایز، به اندازه کافی مکمل یکدیگر هستند تا بتوانید آنها را تحت هدایت یا یک یا دو نفر قرار دهید.
گام سوم: با انجام اولویت‌بندی‌ها، وقت آن رسیده است که در مورد توسعه سیاست‌ها و رویه‌ها صحبت کنیم. به خاطر داشته باشید که حتی، در ابتدا دو یا سه عملکرد را در یک دسته قرار دهید، و مطمئن شوید که هر یک از آنها به وضوح تعریف شده باشند. سپس فرآیندها و مسئولیت‌های خاص هر کدام نیز، مشخص شده باشد.
اساسا شما در حال ایجاد یک فرآیند منطقی هستید؛ که میتواند در یک کتابچه راهنمای آموزشی مستند شود و باید به همان اندازه که برای یک تیم سه نفره کارآمد است، برای یک تیم سیصد نفره هم مفید باشد. در اینجا چند مثال را برای کمک به شما در شروع ساخت رویه‌ها برای هر یک از عملکردهای ضروری مرور میکنیم:
- برای حسابداری، دستورالعمل‌هایی را در مورد تعداد دفعات ثبت اسناد پرداختی و دریافتی تعیین کنید. ثبت روزانه، گزینه خوبی است. حتی اگر، یک سند در روز داشته باشید؛ حداقل حساب‌های شما همیشه به روز خواهد بود.
- امور اداری به دستورالعمل‌هایی در مورد نحوه‌ی برنامه‌ریزی کارمندان، نحوه‌ی پیشنویس نامه‌ها و مکاتبات عمومی و نحوه‌ی مدیریت سیستم پرونده‌سازی، نیاز دارد.
- فروش، بازاریابی و پشتیبانی مشتری به دستورالعمل‌هایی در مورد نحوه‌ی تعامل با مردم نیاز دارند. بازاریابی، در پایان مسیر ایجاد تبلیغاتی است که باید برای مصرفکنندگان جذاب باشد، در حالی که بخش فروش و پشتیبانی مشتری، نماینده شرکت شما در زمان ارتباط با مشتریان بالقوه یا رسیدگی به امور مشتریان فعلی خواهد بود.
گام چهارم: همه چیز را به صورت مکتوب بنویسید. بنابراین هیچ سردرگمی یا سوتفاهمی در مورد آنچه که باید در هر موقعیتی انجام شود وجود نخواهد داشت. در حالی که این کار می تواند بسیار نگران‌کننده به نظر برسد، شما منابع عالی برای مدیریت همه اینها را دارید:
- استخدام‌های جدید: احتمالا افرادی که استخدام می‌کنید در حوزه‌ای که قرار است در آن کار کنند، تجربه خواهند داشت. از تجربه‌ی آنها برای ایجاد خط مشی‌ها و رویه‌ها استفاده کنید.
- الگوها و نمونه‌های به دست آمده از سایر کسبوکارها و همچنین منابع آنلاین: اختراع مجدد چرخ، هیچ فایدهای ندارد. بسیاری از آنچه که شما نیاز دارید قبلا ایجاد شده است و میتوان آنها را با تلاش بسیار کمی، مطابق میلتان تطبیق داد.
- مشاوران کسبوکار: این افراد، می‌توانند به شما کمک کنند تا خط‌مشی‌ها و رویه‌هایی را ایجاد کنید که نه تنها در شکل‌گیری یک دفترچه راهنمای آموزشی مفید هستند، بلکه می‌توانند یک دفترچه راهنمای کارمند کارآمد، ایجاد کنند. پولی که برای این خدمات صرف میشود در دراز مدت ارزش آن را دارد.
گام پنجم: ساختار کسبوکار را پیاده سازی و آن را تست کنید. اگر در ابتدا هر چیز کوچکی مانند ساعت کار نمیکند، ناراحت نشوید. هیچ کسب‌وکاری در هر اندازه‌ای هرگز برای اولین بار کاملا درست کار نکرده است. چیزی که شما باید تعیین کنید این است که آیا ساختار اصلی سالم است؟ پتانسیل آن را دارد که کمی بهینه شود؟ شرکت به راحتی و به طور کارآمد، اداره میشود؟
با رشد شرکت، متوجه می‌شوید که اضافه‌کردن موقعیت‌های شغلی جدید به بخش‌های مختلف، تنظیم سیاست‌ها و رویه‌ها برای مطابقت با قوانین یا مقررات جدیدی که برای ادامه‌ی فعالیت باید رعایت کنید، یا تقسیم بخش‌های قدیمی‌تر برای ایجاد دپارتمان‌های جدید، اموری ضروری هستند. اگر سیستم اصلی شما سالم باشد، وظایفی از این قبیل نسبتا بدون دردسر خواهند بود و نیازی به بازنگری کامل در نحوه انجام کسبوکار شما را ندارند.
گام ششم: جریان کسبوکار خود را روی نمودار بیاورید. شناسایی و اولویت‌بندی هر یک از عملکردها در ساختار کسبوکار شما به تنهایی کافی نیست. شما همچنین باید مطمئن شوید که بین هر یک از این مناطق یک ارتباط و جریان منطقی وجود دارد. وقتی فهمیدید هر بخش یا گروه قرار است چه کاری انجام بدهد، به آنها مانند جواهراتی نگاه کنید که قرار است در یک گردنبند به کار روند.
در حالی که هر کدام از آنها این احتمال وجود دارد که به خودی خود زیبا باشند، اما تا وقتی به درستی به هم متصل نباشند، هیچ کس نمی‌تواند آنها را به گردن خود بیاویزد.
در اینجا ایده‌هایی را بررسی میکنیم که به شما در ترسیم نمودار و تعریف جریان ارتباطات در کسبوکار کمک میکند:
- نمودار چگونگی جریان کارها در هر بخش: به عنوان مثال، یک سفارش جدید از بخش فروش شروع میشود، پس از پردازش، به بخش حمل و نقل می‌رود و در پایان مسیر به صورت‌حساب می‌رسد. در برخی موارد، بخش پشتیبانی مشتری، نیز درگیر خواهد شد؛ چرا که می‌خواهید پیگیری کنید و مطمئن شوید که مشتری از خرید خود راضی است.
- چه کسی؟ چه کاری؟ : مشخص کنید برای پیشرفت در هر جریان کار، چه کسی مسئول یا پاسخگو است. این کار وقتی نقش‌های هر بخش را تعریف می‌کردید، تا حدی قبلا انجام شده است، اما هیچ ضرری ندارد که مطمئن شوید قبلا تکلیف این موضوع را کاملا روشن کردهاید؛ یا خیر؟
- از تولید تا سبد خرید: ارزیابی کنید که چه مدت طول می‌کشد تا جریان این سفارش، در تمام مراحل انجام شود. آیا فروش این احتمال وجود دارد که در دریافت سفارش و ارسال آن برای پردازش، سریع‌تر عمل کند. آیا میتوان سفارش را با سرعت بیشتری ارسال کرد؟ آیا با استفاده از روش پرداختی که مشتری ترجیح داده است، صورت‌حساب آن به طور دقیق پرداخت میشود؟ آیا پشتیبانی مشتری، در یک بازه زمانی معقول، کار مشتری را پیگیری کرده است؟
وقت گذاشتن برای ترسیم نمودار فرآیندهای مختلف، از دو جهت به شما کمک میکند:
- ابتدا مشخص خواهد شد، که آنچه اجرا شده به درستی کار میکند.
- به شما و تیمتان کمک میکند تا مناطقی را شناسایی کنید که میتوان در آنها ارتباطات را بهبود بخشید، رویه‌ها را به خوبی تعریف کرد و مراحل را برای صرفه‌جویی در زمان و هزینه ساده‌تر کرد.
در حالی که به نظر می‌رسد کار سختی است، ولی انجام آن واقعا آسان است. به خصوص اگر آنچه در ذهن دارید یک کسبوکار اینترنتی کوچک است؛ که قصد دارید از اتاق خواب خود آن را راه‌اندازی کنید. به خاطر داشته باشید که میزان جزئیات و وقتی باید با تیم خود برای توسعه هر یک از این موارد، بخش‌ها و رویه‌ها صرف کنید، بستگی به اندازه و ماهیت کسبوکار شما دارد.
برخی از این مراحل را میتوان در عرض چند دقیقه تکمیل کرد، در حالی که انجام برخی دیگر روزها یا هفته‌ها طول می‌کشد. در هر صورت، پس از ایجاد و راه‌اندازی شرکت، داشتن یک پایهٔ محکم در ابتدای کسبوکار این احتمال وجود دارد که در زمان و پول شما صرفه‌جویی میکند.
برونسپاری به عنوان راهی برای سیستم سازی کسبوکار شما
وقتی بودجه کافی نداشته باشید، به احتمال زیاد نمی‌توانید تعدادی کارمند تمام وقت را، برای انجام بسیاری از وظایف ضروری خود استخدام کنید. یک راه عالی برای یک کسبوکار اینترنتی کوچک، برون سپاری وظایف در صورت لزوم است. چندین مزیت مهم برای این روش وجود دارد، به خصوص وقتی بودجه کمی دارید:
- شانس خوبی وجود دارد که فقط کسری از هزینه‌های لازم برای یک نفر که در لیست حقوق و دستمزد است را بپردازید، به علاوه لازم نیست نگران مزایا باشید.
- داشتن یک هزینه‌‌ی ثابت در هر ماه بسیار ساده‌تر است و به احتمال زیاد تمام خدماتی را که برای هر بخش، مانند پشتیبانی فنی یا حسابداری نیاز دارید، به شما ارائه می‌دهد.
- شما نیازی به خرید نرم‌افزار، کامپیوتر یا سایر تجهیزات اداری ندارید. شرکای برونسپاری شما قبلا آنها را در محل خود آماده کردهاند.
یافتن خدماتی که بتوانید عملکردهای مختلف را به آنها برونسپاری کنید، آنقدرها هم که فکر می‌کنید سخت نیست. در اینجا چند نمونه از مکان‌هایی که باید به دنبال متخصصانی باشید که کار را به نحو عالی انجام میدهند را با هم مرور میکنیم:
- انجمن‌های کسبوکار محلی خود را بررسی کنید. فریلنسرهایی که خدمات حسابداری ارائه میکنند یا تعمیر و نگهداری کامپیوتر را برای کسبوکارهای کوچک انجام میدهند، اغلب به انجمن‌هایی از این نوع تعلق دارند.
- تبلیغات محلی و سایر موارد چاپ شده محلی را مطالعه کنید. فریلنسرها اغلب در این مکان‌ها تبلیغ میکنند که پیدا کردن آنها را آسان میکند.
- زمانی را صرف بررسی آنلاین تبلیغات دورکاری، کنید. تعدادی سایت وجود دارد که به فریلنسرهای متخصص در یک زمینه‌ی خاص اجازه می‌دهد تا با مشتریانی که به خدمات آنها نیاز دارند ارتباط برقرار کنند. برخی از این سایت‌ها ساختار گسترده‌ای دارند که به شما امکان می‌دهد چندین نوع خدمات مختلف را در یک سایت جست‌وجو کنید. هم سایت‌های تخصصی و هم آنهایی که دارای طیف وسیع‌تری از پست‌های حرفه‌ای دورکاری، در زمینه‌های مختلف هستند را بررسی کنید.
این احتمال وجود دارد که از طیف عملکردهایی که میتوانید به طور موثر برونسپاری کنید شگفت‌زده شوید. به عنوان مثال، موارد زیر را میتوانید برونسپاری کنید:
- ترکیب تبلیغ‌نویسی و ابزار رسانه‌ای فروش: تعدادی از نویسندگان مستقل با سابقه کار وجود دارند که می‌توانند به راحتی متنی برای تبلیغات و بروشورهای الکترونیکی، ایمیل‌های مقدماتی و حتی الگوهای نامه، ایجاد کنند. شما میتوانید در کسبوکار خود از آنها استفاده کنید.
- حسابداری: حسابداران دورکار می‌توانند وظیفهٔ مدیریت کتاب‌های شما را بر عهده بگیرند، از جمله محاسبهٔ میزان مالیاتی که بر درآمد ماهانه بدهکار هستید. اطمینان حاصل کنید که تامین‌کنندگان شما به موقع پول خود را دریافت میکنند.
- پشتیبانی مشتری: خدمات فریلنسرای وجود دارد که نظرسنجی‌های رضایت مشتری را انجام می‌دهد، نگرانی‌های مشتریان را مدیریت میکند، همچنین اطلاعات اولیه در مورد خط تولید شما را به افراد علاقه‌مند ارائه می‌دهد. برخی از این خدمات، پشتیبانی ۲۴ ساعته و ۷ روز هفته را ارائه میدهند؛ که اگر به دنبال مشتریان بین‌المللی هستید، این احتمال وجود دارد که مهم باشد.
- کمپین‌های بازاریابی: فریلنسرهایی که در بازاریابی تخصص دارند، می‌توانند بفهمند شما چه کار می‌کنید، می‌خواهید شرکت را به کجا برسانید و چه بازارهایی را هدف قرار دهید. سپس یک کمپین بازاریابی ایجاد کنید که مطمئنا توجه‌ها را جلب میکند.
- پشتیبانی سیستم‌ها و عیب‌یابی: هنگامی که پاسخگوی تلفنی خودکار شما از کار می‌افتد یا برنامه پرداخت آنلاین شما به درستی کار نمیکند، زمانی است که قطعا به کمک نیاز دارید. یک سرویس محلی که سیستم‌های کامپیوتری را برای کسبوکارهای کوچک مدیریت میکند، این احتمال وجود دارد که همان چیزی باشد که شما نیاز دارید. اکثر آنها ماهانه هزینه ثابتی را دریافت میکنند که عمدهٔ مشکلات معمول را پوشش میدهند، و همچنین برنامه‌ای برای هر موضوع که تحت این قرارداد پوشش داده نمی‌شود، ارائه میدهند.
برونسپاری به شما کمک میکند تا وقتی شرکت را به سمت سودآوری سوق می‌دهید، از منابع محدود خود بهترین استفاده را ببرید. با این حال، هیچ قانونی وجود ندارد که بگوید وقتی کسبوکار آنلاین به خوبی رونق گرفت، باید آن کارها را در محل شرکت انجام دهید. اگر از نحوه‌ی کار فریلنسرهای خود راضی هستید و رابطه‌ی کاری محکمی با آنها برقرار کردهاید، به برونسپاری این وظایف ادامه دهید.
شما همیشه میتوانید از پول اضافی برای اهداف دیگری مانند رشد شرکت خود استفاده کنید.
رشد کسبوکار سیستم سازی شده‌ی شما
وقتی کسبوکار آنلاین شما به خوبی ساختارمند شد و افرادی را برای انجام هر یک از عملکردهای ضروری در محل کار قرار دادید، زمان شروع رشد کسبوکار شما فرا می‌رسد. اکنون که یک عملیات خوب ساختاریافته دارید، میتوانید از مهارت‌های خود برای رشد کسبوکار در هر زمینه‌ای که تخصص دارید استفاده کنید. این همان نقطه‌ای است که اکثرا سعی میکنند کسبوکار آنلاین خود را شروع کنند. تصور کلی این است که تخصص داشتن در یک زمینهٔ خاص کافی است.
اما همانطور که قبلا هم دیدیم، وظایف بسیاری برای ایجاد و راه‌اندازی هر کسب‌وکاری وجود دارد و داشتن استعداد در یک زمینه کافی نیست.
با این حال، شما یک مزیت متمایز دارید. بر خلاف دیگران که، سر خود را شلوغ میکنند و سعی میکنند در یک زمان بر ده‌ها کار مختلف، مسلط شوند؛ سیستمی دارید که شما را از پرداختن شخصی به هر چیز کوچکی رها میکند. در عوض، میتوانید تلاش‌هایتان را بر استفاده از استعدادهای خود، متمرکز ذهنی کنید. و در عین حال، برای پیش برد کسبوکارتان، با نیروهای تیم خود در تعامل باشید.
در حالی که چندین راه برای رشد کسبوکار شما وجود دارد، در اینجا را باهم بررسی میکنیم:
- مردم را از حضور خود آگاه کنید
نکته اصلی این است که اگر مصرفکنندگان ندانند شما وجود دارید، هیچ شانسی وجود ندارد که چیزی از شما بخرند. اگر می‌خواهید پولی به دست آورید، باید کمی سر و صدا کنید، دیده شوید و به چشم مردم بیایید. اگر در وب حضور ندارید، فورا این کار را انجام دهید.
شما باید سایتی داشته باشید که به راحتی قابل دسترس باشد، مملو از انواع متن یا تصاویر بی‌ارزش نباشد و معمولا با نمادی که همیشه به راحتی قابل مشاهده است، به بازدیدکنندگان این فرصت را بدهد که در هر صفحه چیزی بخرند. حتی اگر کسبوکار شما، وابسته به فروش محصولات دیگران باشد، شما به سایتی نیاز دارید که مشتریان به آنجا بروند و به شما دسترسی داشته باشند.
لینک “خرید” همیشه میتواند آنها را به سایت وابسته هدایت کند، که در آنجا می‌توانند خرید خود را انجام دهند.
برای جلب توجه مشتریان به وبسایت خود، یک کمپین بازاریابی راه‌اندازی کنید. از لیست ایمیل‌های تبلیغاتی استفاده کنید، هرچند باید مطمئن شوید که آنها هدفمند هستند و از یک شرکت معتبر خریداری شده‌اند. در غیر این صورت به سادگی وقت و پول خود را هدر خواهید داد.
لینک را در سایت‌های طبقه‌بندی شده آنلاین و در اتاق‌های گفت‌وگو که امکان تبلیغات شرکت را در پست‌ها فراهم میکند، قرار دهید و آگهی‌هایی را بخرید که بتوانید در وب‌سایت‌های دیگر نیز قرار دهید و تا حدی با خط محصول شما مرتبط باشند.
فراموش نکنید، لیست ایمیل تبلیغاتی خود را، فراهم کنید. صفحه‌ای در وب سایت خود داشته باشید که در آن افراد بتوانند برای دریافت ایمیل‌های دورهای درباره پیشنهادات ویژه، به روز رسانی محصول و نکات مفید در مورد نحوه استفاده از محصولات ثبت‌نام کنند. از آنجایی که افراد حاضر در این لیست علاقه خود را به کسبوکار شما ابراز کردهاند، شانس بسیار بیشتری برای خرید محصولات شما وجود دارد.
اطمینان از اینکه مردم شما را می‌شناسند و راهی برای ارتباط با شما دارند، به شما این امکان را می‌دهد که معروف شوید و اعتماد مصرفکنندگان را به دست آورید.
- یک وبلاگ راه‌اندازی کنید:
اگر نگاهی در اینترنت بیندازید، متوجه می‌شوید که کسبوکارها در هر نوع و اندازه دارای وبلاگ هستند. آنها از این وبلاگ‌ها برای تبلیغ محصولات خود استفاده میکنند و شامل لینک‌های مهم به سایت‌هایی که مصرفکنندگان بتوانند این محصولات را سفارش دهند نیز میشود.
- از سایت‌های شبکه اجتماعی آنلاین استفاده کنید:
اینها مکان‌های خوبی برای ارسال اخبار دربارهٔ شرکت شما، ایجاد فهرستی از فالوورهای وفادار، دوستان و به طور کلی افزایش آگاهی عمومی از شرکت و محصولات شما هستند. در کنار متن و تصاویر، بسیاری از این سایت‌ها به شما امکان نمایش ویدئو در صفحه خود را نیز میدهند، که این امکان ایجاد عناصر بصری جالب، خنده‌دار و جذاب را فراهم میکند تا مصرفکنندگان را ترغیب کند تا نگاهی دوباره به شرکت شما ببخشند.
- شبکه آفلاین:
حتی اگر کسبوکار شما کاملا آنلاین باشد، ایجاد شبکه با کسبوکارهای محلی همچنان این احتمال وجود دارد که مفید باشد. به انجمنی که مربوط به محصولات یا خدمات شماست، بپیوندید. شرکت در نمایشگاه‌های کسبب‌وکار محلی یا رویدادهای مختلف اتاق بازرگانی را به یک فرصت تبدیل کنید. در صورت امکان، هر از گاهی در یک رویداد محلی از چیزی حمایت کنید. همیشه کارت ویزیت خود را در دسترس داشته باشید تا وقتی کسی ابراز علاقه کرد، بتواند شما را دنبال کند.
- در رسانه‌های الکترونیکی و چاپی محلی تبلیغ کنید:
با وجود فراگیر شدن اینترنت، هنوز هم با درج آگهی در روزنامه‌ها و مجلات و همچنین راه‌اندازی تبلیغات چندرسانه‌ای در ایستگاه‌های رادیویی، فروش انجام میشود. با فرض اینکه محصولاتی که ارائه می‌دهید، مورد علاقه برای مصرفکنندگان محلی است، به استفاده از این منابع نیز توجه کنید. نرخ تبلیغات اغلب بسیار ارزان است و پتانسیل زیادی برای جذب مشتری دارند. همانطور که به گسترش پایگاه مشتری خود ادامه می‌دهید، راه‌های دیگری برای رشد کسبوکار خود پیدا کنید.
که به ویژه این احتمال وجود دارد که به محصولات و اهداف شما برای تجارت مرتبط باشد. همیشه ذهن خود را باز نگه دارید، زیرا هرگز نمی‌دانید چه زمانی فرصتی برای پیشرفت شرکت شما، به وجود می‌آید.
چند ایده که میتوانید هنگام سیستم سازی کسبوکار خود در نظر بگیرید:
همانطور که هر کسب‌وکاری ویژگی‌های مشترک با سایر کسبوکارها دارد، کسبوکار آنلاین شما نیز جنبه‌هایی دارد که آن را کمی متفاوت از دیگران میکند. این تفاوت‌ها این احتمال وجود دارد که به فرهنگ شرکتی که می‌خواهید پرورش دهید، ساختار کسب‌وکاری، محصولات یا حتی ماموریت و اهداف شرکت مربوط باشد.
با در نظر گرفتن این موضوع، در اینجا ایده‌هایی وجود دارد که این احتمال وجود دارد که هنگام کسبوکاردهی کسبوکارتان و اصلاح فرآیند در طول سال‌ها، برای شما مفید باشند یا نباشند.
اول: انعطاف پذیر باشید: مهم نیست که چقدر سیستم اولیه را به خوبی کسبوکاردهی کردهاید، با تغییر شرایط، تغییرات کوچکی به وجود خواهد آمد. در دهه‌های ۱۹۸۰ و ۱۹۹۰، بسیاری از کسبوکارها مجبور بودند نه تنها در خطوط تولید خود، بلکه به طور کلی در نحوه‌ی تجارت خود نیز، بازنگری کنند. اینترنت، برخی از رویکردها و ساختارها را منسوخ کرد. بدین وسیله، تجدیدنظر در ساختار، الزامی شد. و در برخی موارد برای رقابتی بودن، نیاز به روش‌های کاملا جدیدی را ایجاد کرد.
هرگز تصور نکنید آنچه دارید برای همیشه باقی خواهد ماند و آماده باشید، وقتی شرایط به نفع شما و کسبوکارتان است تغییراتی را اعمال کنید.
دوم: همچنان آموزش ببینید: مهم نیست چقدر می‌دانید، همیشه چیزی برای یادگیری وجود دارد. همیشه شانسی وجود دارد که کسی با یک تغییر جدید در یک محصول قدیمی، یا شکل جدیدی از تبلیغات، یا نوآوری در کسبوکار شرکت، چیزی را ارائه دهد که باعث شود شرکت شما پیشرفت کند. اگر فکر می‌کنید همه چیز را می‌دانید، فرصت‌های این‌چنینی را از دست خواهید داد، یا حداقل زمانی آنها را شناسایی می‌کنید که خیلی دیر شده است.
سوم: هرگز تصور نکنید که نیاز مصرفکنندگان را در هر بخش پوشش داده‌اید: همیشه یک بازار خاص دیگری هست که ما هنوز، آن را کشف نکرده‌ایم. وظیفه‌ی شما این است که آن بازارهای خاص را شناسایی کرده و در آنها سرمایه‌گذاری کنید. با پرسنل بازاریابی و توسعه محصول خود، بر سر پیدا کردن این بازارها کار کنید.
چهارم: به دنبال نوآوریهای آنلاینی باشید که این احتمال وجود دارد که در رشد شرکت شما مفید باشند: ده سال پیش، ایده استفاده از سایت های شبکه‌های اجتماعی برای تبلیغ یک محصول یا خدمات، ناشناخته بود. امروزه استفاده از این سایت‌ها، وبلاگ‌ها و چندین ابزار آنلاین دیگر آنقدر رایج است که تقریبا همه از آنها استفاده میکنند.
همیشه شانسی وجود دارد که با ابزارهای دیگری مواجه شوید و بتوانید قبل از اینکه دیگران متوجه پتانسیل آن شوند، از آن ابزار نهایت استفاده را ببرید.
پنجم: استعدادها و مهارت‌های دیگرتان را در حین کار توسعه دهید: فقط به این دلیل که شما تمام وظایف مرتبط با کسبوکارتان را انجام نمی‌دهید، به این معنی نیست که نمی‌توانید با آن وظایف آشنا شوید. از آنجایی که دیگران این مسئولیت‌ها را انجام میدهند، شما این شانس را دارید که مهارت خود را با سرعت در این زمینه‌ها افزایش دهید، در حالی که همچنان باید توجه خود را بر جنبه‌هایی متمرکز ذهنی کنید که مستقیما به حوزه تخصصی شما، مربوط میشود.
در آخر، مراقب باشید در دام مدیریت ذره‌بینی، نیفتید. کارمندان شما در شرکت حضور دارند، و به کارهای خود رسیدگی میکنند. تا وقتی آنها نتایج مطلوبی دارند، آنها را، به حال خود رها کنید. و توجه‌تان را بر روی سایر زمینه‌ها متمرکز ذهنی کنید. آنها بدون اینکه شما بالای سرشان باشید کارآمدی بهتری خواهند داشت. بنابراین میتوانید بر روی کسبوکارتان بیشتر کار کنید و شب‌ها بهتر بخوابید.
نتیجه‌گیری:
همانطور که تا کنون متوجه شده‌اید، این فرآیند نیاز به تفکر زیاد، ایجاد ساختار مناسب و گردآوری یک تیم مناسب برای رسیدگی به همه چیزهای کوچکی دارد که باعث موفقیت یک کسبوکار میشود. اما تلاش در دراز مدت ارزشش را دارد. وقتی تصمیم میگیرید که کسبوکار خود را سیستم سازی کنید، خود را در مسیری قرار می‌دهید که در غیر این صورت نمی‌توانستید آن را دنبال کنید.
با فرض اینکه ساختار پیاده‌سازی شده درست است و افراد مناسب را برای کار در آن ساختار انتخاب می‌کنید، زمان بسیار بیشتری برای کار بر روی کسبوکار خود خواهید داشت. کسبوکار شما همچنین از حضور افرادی که در حوزه عملیاتی خود مهارت دارند، سود میبرد و مجبور نیستید خودتان بر همه کارها تسلط داشته باشید.
حتی اگر کسبوکار شما در حال حاضر راه‌اندازی شده است، مدتی را به بررسی نحوه‌ی عملکرد شرکت خود، اختصاص دهید. آیا شما و شرکتتان با سخت‌تر کردن رویه‌های خاص یا برونسپاری برخی کارکردها سود می‌برید؟ به شما زمان بیشتری برای کار روی کسبوکارتان می‌دهد؟ شانس خوبی وجود دارد که بتوانید، حداقل چند تغییر سازنده را در رویه‌های موجود شناسایی کنید که به شما کمک میکند.
همچنین این امکان وجود دارد که شما شروع به دیدن راه‌هایی برای کسبوکاردهی شرکت کنید و عملکردهای مهمی که تا این لحظه پنهان بوده‌اند را مشاهده کنید.
از آنجایی که تمام هدف ایجاد کسبوکار اینترنتی، این است که خودتان را آزاد کنید و از کیفیت زندگی بالاتری لذت ببرید، دلیلی وجود ندارد که این فرصت خود را به موقعیت دیگری تبدیل کنید؛ که کم و بیش شبیه کار کردن برای شخص دیگری است. بنابراین وقتی تصمیم میگیرید که کسبوکار خود را سیستم سازی کنید، برای انجام آن به طور کامل و مسئولانه وقت بگذارید.
در حین بررسی پتانسیل‌های سیستم سازی کسبوکار خود، فراموش نکنید که از انجام آن لذت ببرید. علی‌رغم تمام برنامه‌ریزی‌ها، اجراها و کارهای سختی که در این فرایند انجام می‌دهید، نتایج تلاش‌هایتان این امکان را به شما می‌دهد که، از کاری که انجام می‌دهید بیشتر از آنچه در آرزویش بودید لذت ببرید.