مدیریت تغییر در کسب‌وکار؛ چطور تحول را عملی کنیم؟
راهکارهایی برای ایجاد تغییر در بیزینس
در طی ماه‌های گذشته به‌طور ناگهانی وضعیت اقتصادی و شغلی اکثر کشورهای جهان دچار اختلال شده و در رکود فرورفته است. احتمالاً شما نیز خواه‌ناخواه ناچار به پذیرش این مسئله و انطباق با این تغییر ناگهانی شده‌اید و شاید حتی به فکر ایجاد تغییر در بیزینس خود افتاده باشید.
بسیاری از بیزینسها از قبل خود را برای چنین شرایطی آماده کرده بودند اما اکنون موقعیت به‌گونه‌ای است که اکثر کسبوکارها تنها به تداوم و بقای خود می‌اندیشند نه به دریافت سود بیشتر و پیشرفت در کار. اکنون بهترین زمان برای گرفتن تصمیمات اساسی درزمینه شغلی است، اینکه چگونه شرایط شغلی خود را بهبود ببخشید و حتی در صورت تداوم این شرایط چطور به پیشرفت برسید. این موضوع نیازمند این است که پذیرای تغییرات باشید.
این ممکن است یک تمرین برای دیگر چالش‌های پیش رو نیز باشد. پذیرفتن تغییر و وفق پیدا کردن با شرایط برای هیچ‌کس ساده نیست و حتی می‌توان گفت بسیار چالش‌برانگیز است، بخصوص وقتی پای مرگ و زندگی در میان باشد، یعنی چیزی شبیه به شرایط فعلی.
آلن دویچمن در کتاب خود با عنوان «تغییر کن یا بمیر» می‌گوید: از هر ده نفر، تنها یک نفر برای زنده ماندن تغییر را میپذیرد. او در این کتاب با ذکر مثال‌هایی از بیماران قلبی در ایالات‌متحده، سه اصل اساسی را در ایجاد تغییرات پایدار تعیین می‌کند. این سه اصل عبارت‌اند از: ارتباط، تکرار، و از نو ساختن.
کمی پس از انتشار این کتاب مشخص شد که این اصول نه تنها برای بیماران قلبی، بلکه در مورد بیزینسها، کسبوکارها و اشخاص دیگر نیز صدق می‌کنند. به‌این‌ترتیب این استراتژی سه مرحله‌ای، جهانی شده است و امروزه به‌طور گسترده‌ای موردتوجه کارآفرینان قرار می‌گیرد.
یکی از رهبران و مدیران بیزینس کوچینگ نیز درباره ایجاد تغییر در بیزینس بیان می‌کند که صدها تکنیسین یا مهندس وجود داشتند که به کارآفرینان موفقی تبدیل شدند. تنها باید طرز فکر خود را عوض کنید، عادت‌های تازه‌ای در خود ایجاد کنید و مهارت‌های جدیدی فرابگیرید که این مرحله خود باعث تغییر در طرز فکر شما خواهد شد و پس از طی کردن این مراحل دست به عمل بزنید.
احتمالاً بسیاری از صاحبان کسبوکارها قادر نیستند به‌تنهایی و بدون دریافت کمک این مراحل را به انجام برسانند. شاید بسیاری از رهبران و مدیران موفق را مثال بزنید که با تکیه‌بر استعدادها و نیروی خود یا به دلیل شکست‌های متوالی و کسب تجربه به موفقیت دست یافته‌اند، اما باید بدانید که نه استعدادها و نه شکست‌ها بدون عمل به سرانجام نمی‌رسند و خودبه‌خود تغییرات را ایجاد نمی‌کنند.
آنچه تا به اینجا به آن پرداخته شد تنها نیمی از مسیر تغییر است، نیمه دیگر آن مربوط به همکاری با دیگر افراد و برخورداری از حمایت‌های تیمی است. این موضوع باعث می‌شود که تمرین کردن را یاد بگیرید و به شما کمک می‌کند تا از مهارت‌ها و ابزارهای جدید استفاده کنید و همچنین به روند کار تیمی عادت کنید.
تغییر در بیزینس به بیان ساده عبارت است از جهت دادن به عملکرد یک شرکت از نقطه‌ای که در آن قرار دارد، به موقعیتی که باید در آن قرار داشته باشد.
تغییر در بیزینس چیست؟
این تغییر ممکن است کوچک باشد مانند بهبود شیوه حسابداری، یا اینکه به حدی بزرگ باشد که کسب‌وکار را به‌طور کلی دگرگون کند مانند تولید محصولات جدید یا ارائه خدمات متفاوت. اما منظور از ایجاد تغییر در بیزینس در اکثر موارد تغییر در رویکرد کلی شرکت است، به گونه‌ای که عملکرد روزانه کارمندان یا تیم مدیریتی متحول شود. به‌طور کلی سه نوع تغییر بیزینس وجود دارد که عبارت‌اند از: توسعه، انتقال و تحول.
در ادامه به‌طور مختصر به هریک از این تغییرات خواهیم پرداخت.
تغییرات در زمینه توسعه
توسعه یک شرکت به‌نوعی از تغییر اطلاق می‌شود که فرآیند و عملکرد بخشی از شرکت پیشرفت کند مانند به‌روز کردن نحوه پرداخت شرکت یا تمرکز ذهنی بر استراتژی‌های جدید بازاریابی. این تغییرات کوچک هستند و به‌طور کلی گردش کار را تغییر نمی‌دهند، اما عملکرد بیزینس را برای پیشرفت بیشتر اصلاح می‌کنند. این تغییرات عموماً در پاسخ به پیشرفت‌های تکنولوژی رخ می‌دهند یا اینکه برای کاهش هزینه‌های داخلی کسب‌وکار انجام می‌گیرند.
این دسته از تغییرات معمولاً با آموزش کارمندان همراه هستند و به‌تدریج در طول سال‌ها فعالیت رخ می‌دهند.
تغییرات انتقالی
تغییرات انتقالی معمولاً به دسته‌ای از تغییرات گفته می‌شود که شامل جابجایی فرآیند کلی شرکت با یک مکان یا روند جدید باشد. به‌طور مثال اتوماتیک کردن خط تولید شرکت یا تجهیز کردن با دستگاه‌های جدید در این دسته تغییرات جای می‌گیرند. همچنین ادغام یا خصوصی‌سازی شرکت‌ها مثال‌های بارزی در این زمینه هستند. تغییرات انتقالی اکثراً به دلیل جریانات رقابتی در بازار صورت می‌گیرند.
برای اجرای این تغییرات رهبران و مدیران بیزینسها بی‌گدار به آب نمی‌زنند و با تجدیدنظر در مورد عملکرد شرکت، تغییر در فرآیند تولید، تغییر در فرهنگ و سیاست کلی شرکت و ایجاد روابط جدید مدیریتی، به‌طور مؤثری باعث پیشرفت بیزینس خود خواهند شد. در این نوع تغییر مدیریت باید ترس، تردید یا حس ناامنی کارمندان را به حداقل برساند.
تغییرات تحولی و دگرگون‌کننده
این نوع تغییرات همان‌گونه که از نامشان پیداست تحولات اساسی در عملکرد بیزینس ایجاد می‌کنند. به‌عنوان مثال شرکت ممکن است مأموریت‌های جدیدی را به عهده بگیرد، محصولات و دستگاه‌های خط تولید را با دیگر انواع جایگزین کند، یا سیستم اختصاصی جدیدی را ایجاد کند، مانند نوآوری که استیو جابز در سال ۱۹۹۷ در شرکت اپل ایجاد کرد. این نوع تغییرات به‌ندرت انجام می‌گیرند، احتمالاً به این دلیل که هدایت یک تحول، دشوار و پیچیده است و مهارت‌های زیادی را می‌طلبد.
وقتی این پروسه تغییر به اتمام رسید، کسب‌وکار به‌طور کلی تغییر کرده و دگرگون خواهد شد و شباهتی به قبل نخواهد داشت.
به یک متد تغییر که به آن باور دارید مشغول شوید
برای یک تغییر واقعی به یک راهنما نیاز دارید تا روش‌ها و استراتژی‌های مشخصی را به شما معرفی کند. به یاد داشته باشید برای ایجاد تغییر در بیزینس باید به این استراتژی‌ها ایمان داشته باشید. اگر می‌خواهید ورزشکار بهتری باشید، یک اسپورت کوچ استخدام کنید. برای سالم کردن رژیم غذایی خود، به یک متخصص تغذیه مراجعه کنید.
و درنهایت برای پیشرفت بیزینس خود راه‌حل منطقی، همکاری با یک منتور یا بیزینس کوچ است که منابع جدیدی از اطلاعات را در اختیارتان بگذارد و برای به‌کار بردن این اطلاعات به شما کمک کند. شما به یک برنامه مدون و منسجم نیاز دارید و همچنین یک مدل که برای پیشرفت از آن الگوبرداری کنید. اما ماهیت وظیفه یک بیزینس کوچ، کمک به شما برای تغییر مسیر است. او به‌عنوان یک راهنما در کنار شماست تا درراه عملی کردن اهدافتان راحت‌تر قدم بردارید.
این اقدام در وهله اول با مشخص کردن اهداف ابتدایی شما پدید می‌آید و اینکه به خاطر داشته باشید اصلی‌ترین دلیل برای شروع کسب‌وکارتان چه بوده است. تفکر در مورد این مسئله باعث می‌شود بدانید چه کسی هستید، چه مسائلی برای شما اهمیت دارند و به چه نکاتی توجه دارید. از این طریق با جمع‌بندی اندیشه‌های خود می‌توانید از منظر یک کارآفرین به کسب‌وکار خود بنگرید.
دانستن اهداف اولیه و داشتن یک افق دید برای تجارتتان به‌منزله یک خورشید روشنگر مسیرتان است و البته دلیل اصلی تمام تلاش‌هایتان نیز هست. این اهداف الهام‌بخش شما در تمام طول این دوره تغییر خواهند بود و حتی ممکن است باعث تغییرات فردیتان نیز بشوند.
اهمیت تمرین و تکرار مهارت‌ها و رفتارهای جدید برای ایجاد تغییر در بیزینس
اعمال تغییر در شیوه عملکردتان، یک انگیزه دائمی می‌طلبد تا پس از مدتی دلسرد نشوید و برای رسیدن به اهداف خود نیاز به یک آموزش دائمی دارید تا مرتباً مهارت‌های جدید و به‌روز را فرابگیرید. یکی از شیوه‌های نوین آموزش در این زمینه، دوره‌های کارآفرینی است. در طول این دوره چگونگی ایجاد یک بیزینس را از پایه فرا می‌گیرید که با حضور و یا عدم حضور شما در هر حال به فعالیت خود ادامه می‌دهد.
بعد از مرحله آموزش، لازم است آنچه را که یاد گرفته‌اید برحسب شرایطی که در آن قرار دارید و یا بیزینس و صنعتی که در آن فعالیت دارید، عملی کنید. به این طریق می‌توانید طی یک جریان کسب‌وکار‌یافته بیزینسی که دارید را به بیزینسی که دوست دارید تبدیل کنید.
برای ایجاد تغییر در بیزینس، تا وقتی آموخته‌های خود را عملی نکرده‌اید، هیچ‌چیز عوض نخواهد شد. اینکه به درک درستی از اهداف خود برسید، دیدگاه خود را باهدف خود مرتبط کنید و یک برنامه ایجاد کنید کافی نیست، بلکه اجرایی کردن آن برنامه و داشتن نظم روزانه در عملی کردن آن است که اهمیت دارد. برای برخی از صاحبان کسبوکارها و تجارت‌ها، مراحل اولیه ایجاد این تغییرات بسیار شیرین و لذت‌بخش است.
در مرحله آموزش آنها امیدوار به نظر می‌رسند اما باید بدانید در مراحل پایانی این مسیر پرپیچ‌وخم عمل به آنچه آموخته‌اید ابداً کار آسانی نیست. اینجاست که تفاوت بین کتاب‌های آموزشی بیزینس و بیزینس کوچینگ احساس می‌شود. البته کتاب‌ها می‌توانند بسیار مفید واقع شوند و اطلاعات جدید و جالب‌توجهی را در اختیار شما بگذارند، اما وقتی خسته و ناامید می‌شوید قادر نیستند به شما روحیه و انگیزه بدهند، یا واکنش درست و قدم‌های بعدی را برایتان مشخص کنند.
ایجاد تغییر در بیزینس با تغییر طرز فکر و رفتار
طبق گفته آلن دویچمن سومین اصل، از نو ساختن است. این بازسازی باعث می‌شود که به یک کارآفرین واقعی تبدیل شوید. تغییر دادن شیوه تفکرتان و درک این حقیقت که حتماً راه‌های بهتری وجود دارد خودش بهترین نقطه برای آغاز است. برای از نو ساختن خود نیاز دارید تفکر خود را به‌نوعی از طرز فکر تغییر دهید که تفکر کارآفرینی نام دارد. هسته اصلی این طرز فکر در این جمله خلاصه می‌شود: بیزینس شما بازتابی از خود شماست.
اندیشه شما در مورد کسب‌وکارتان است که به آن جهت می‌دهد و تلاش برای تغییر تفکراتتان درگرو انجام کارها و وظایفتان به شیوه‌ای متفاوت است. به‌بیان‌دیگر درصورتی‌که تلاش کنید به شیوه جدیدی وظایف خود را به انجام برسانید، به‌تدریج ذهن شما خلاق‌تر می‌شود و راه‌های جدیدتری را جستجو می‌کند.
تبدیل‌شدن به یک کارآفرین به این معنا نیست که یک تکنیسین در لباس یک کارآفرین باشید، این مسئله نتیجه‌ای طبیعی است که حاصل اصلی این فرآیند تغییر است. وقتی هر مرحله را از نو می‌سازید و آنها را ساماندهی می‌کنید، بیزینس شما همراه با آن رشد می‌کند و قدم‌به‌قدم خواهید آموخت که چطور متفاوت رفتار کنید.
پس‌ازاینکه این مراحل به حد کافی تکرار شد بیزینس شما به آنچه که همیشه در ذهنتان بود تبدیل شده است و مسیر زندگی شما به گونه‌ای غیرقابل‌تصور تغییر خواهد کرد.
مزایای ایجاد تغییر در بیزینس
تصور کنید اگر در شرکت‌ها و کسبوکارها هیچ تغییری ایجاد نمی‌شد، احتمالاً هنوز هم شاهد این بودیم که رهبران و مدیران مکاتبات را به منشی شرکت دیکته می‌کردند، سپس متن را ویرایش و با پست ارسال می‌کردند. می‌بینید که این وضعیت آن‌هم در دنیای پیشرفته امروزی، یک اتلاف وقت تمام‌عیار است. تغییر نتیجه ایست که از تطابق با تکنولوژی روز حاصل می‌شود و بر اساس آمارهای نشریه فوربس در اکثر کسبوکارهای معتبر جهان رخ‌داده است.
تغییر یا تطابق با تکنولوژی در ابتدا ممکن است برای برخی افراد خیلی خوشایند به نظر نرسد، اما درنتیجه خواهید دید که موجب افزایش خلاقیت و همچنین افزایش سرعت انجام کارها خواهد شد.
تکنولوژی همچنین نحوه ارتباطات ما را تحت تأثیر قرار داده است. در حال حاضر هیچ شرکتی از تلفن‌های غیر سیار استفاده نمی‌کند، بوق اشغالی در کار نیست و نیازی نیست تا آزاد شدن خط مرتباً شماره‌گیری کنید و منتظر بمانید. دیگر هیچ بیزینسی وجود ندارد که برای استخدام کارمند، در روزنامه آگهی منتشر کند و با تک‌تک متقاضیان مصاحبه حضوری انجام دهد. امروزه این امور به‌صورت آنلاین انجام می‌گیرد و به لطف اینترنت سرعت انجام اموری ازاین‌دست، افزایش چشمگیری داشته است.
تکنولوژی رو به رشد امروز، به کسبوکارها، شرکت‌ها، و کسبوکارها این امکان را داده است که بیشتر، بهتر و مؤثرتر از گذشته به فعالیت خود بپردازند. مسلماً نتیجه این فعالیت‌ها افزایش بازدهی و سوددهی بیشتر خواهد بود که البته برای هر بیزینسی در هر جای جهان مطلوب است.
تغییر مداوم تقاضای مشتریان
در سال‌های گذشته انجام امور در ساعات کاری برای مشتریان راضی‌کننده بود، اما در حال حاضر از شما انتظار می‌رود که به‌صورت ۲۴ ساعته و بدون تعطیلی خدمات خود را ارائه دهید. اینکه از طریق گوشی‌های هوشمند همیشه و در همه‌جا برای مشتریان در دسترس باشید، یک معامله برد-برد است. در این صورت هم خدمات‌دهنده و هم دریافت‌کننده خدمات در کمترین زمان و بدون اتلاف زمان و انرژی به هدف خود رسیده‌اند.
همچنان که جهان متحول می‌شود، نیازهای مشتریان نیز تغییر می‌کند و افزایش می‌یابد. همچنین تقاضاهای جدید برای محصولات یا خدمات جدید ایجاد می‌شوند. به‌این‌ترتیب گستره وسیعی از فرصت‌ها برای شرکت‌ها فراهم شده است تا پاسخگوی این نیازها باشند. این مسئله ممکن است نتایج پرباری را برای تمامی کسبوکارها، اعم از کسبوکارهای خرد و کلان به دنبال داشته باشد.
اقتصاد ممکن است هم ازنظر مثبت و هم از جنبه منفی بر روی کسبوکارها اثرگذار باشد که هردوی آنها شرایطی استرس‌زا را رقم می‌زنند.
تغییر اقتصاد جهانی، عامل ایجادتغییر در بیزینس
یک اقتصاد قوی باعث ایجاد تقاضای بیشتر برای محصولات یا دیگر خدمات خواهد شد که به‌این‌ترتیب لازم است شرکت‌ها توسعه پیدا کنند. در انتها این مسئله افزایش کارمندان و تجهیزات را در پی دارد. این روند باعث ایجاد فرصت‌های جدید برای کارمندان یا کارجویان می‌شود اما برای رهبران و مدیران چالش‌برانگیز خواهد بود.
از طرف دیگر یک اقتصاد ضعیف تبعات منفی بسیاری به دنبال دارد. در این شرایط رهبران و مدیران بیزینسها مجبور به گرفتن تصمیمات دشوار و پیچیده می‌شوند که ممکن است بر روی کارمندان و کارگران اثرات منفی داشته باشد. این بُعد منفی ایجاد تغییر در بیزینس، حقوق و پاداش کارمندان و کارگران را در بر می‌گیرد و خطر از دست دادن شغل نیز نگرانی دیگری است که برای آنها وجود خواهد داشت.
می‌بینید که مدیریت شرایط در هر دو حالت دشوار است و ادامه فعالیت به‌عنوان یک برند معتبر و جلب رضایت مشتریان در این موقعیت‌ها بسیار پیچیده خواهد بود.
ایجاد تغییر در بیزینس به معنای افزایش فرصت‌هاست
اهمیت تغییر در حیطه کسب‌وکار، این فرصت را در اختیار کارمندان قرار می‌دهد که مهارت‌های جدیدی فرابگیرند و خلاقیت و هوش خود را به چالش بکشند. به‌این‌ترتیب با ایجاد ایده‌های جدید، بیزینس نیز منتفع خواهد شد. آماده کردن کارمندان برای پذیرش تغییرات، ارائه ابزارها و آموزش‌های جدید را شامل می‌شود تا بتوانند از این طریق مهارت‌های جدیدی یاد بگیرند. آموزش‌ها می‌توانند در قالب یک کلاس یا به‌صورت آنلاین انجام شوند.
به این‌ترتیب کارفرمایان می‌توانند شکاف ایجادشده بین مهارت‌های موردنیاز و اطلاعات کارمندان را به بهترین نحو پر کنند.