۹ اشتباه رایج در OKR؛ چگونه برای مدیران قابل اجرا می‌شود؟

بیایید بحث را با یک خبر بد شروع کنیم؛ اکثر شرکت‌هایی که شروع به استفاده از OKR یا همان رویکرد ایجاد اهداف و نتایج کلیدی می‌کنند، محکوم به شکست‌اند. اما خبر خوب این است که کسب‌وکار شما این احتمال وجود دارد که در میان این اکثریت شکست خورده قرار نگیرید. حتما از خود می‌پرسید، چطور این احتمال وجود دارد که کسب‌وکار ما در ایجاد یک OKR موفق، سرآمد باشد؟

در این مقاله قصد داریم ۹ اشتباه رایج در OKR را شفاف‌سازی کنیم و در مورد دلایل اصلی شکست شرکت‌ها در استفاده از OKR بحث کنیم. قطعا دانستن این راه‌های منتهی به شکست این احتمال وجود دارد که شما را از کسب نتایج نامطلوب نجات دهد.

پس بی‌درنگ به سراغ لیست ۹ اشتباه رایج در OKR می‌رویم.

اشتباه اول در ایجاد OKR: عدم حمایت از سوی رهبر شرکت

اگر OKRها برای موفقیت تنها به یک چیز نیاز داشته باشند، این همان مورد است. همه افراد کلیدی در تیم یا شرکت، باید به‌طور کامل به فرآیند OKR متعهد باشند. هرچه انگیزه کمتری در تیم‌ها برای پذیرش و ایجاد OKR وجود داشته باشد، این رویکرد دیرتر به نتیجه می‌رسد. شما به عنوان یک رهبر در تیم باید به ارزش‌ها و نیازهای اولیه‌ی تیم خود بپردازید.

در فرمانروا، این موضوع بخشی از تصویر بزرگ‌تر مدیریت کسب‌وکار است؛ جایی که تحلیل، تصمیم، اجرا و اصلاح مستمر باید کنار هم دیده شوند. برای کامل‌تر شدن این مسیر، مطالعه مقاله ۶ باور غلط درباره OKR که اجرای هدف‌گذاری را خراب می‌کند و همچنین بیزنس ۳۶۰ درجه؛ چطور به تصمیم‌های بهتر در کسب‌وکار کمک می‌کند؟ می‌تواند ارتباط این بحث را با بخش‌های دیگر رشد کسب‌وکار روشن‌تر کند.

چگونه از آن اجتناب کنیم: رهبری شرکت باید با تمام توان از این فرایند حمایت کند. حمایت رهبر تیم باعث ایجاد انگیزه‌ی بیشتر در نیروهای تیم می‌شود.

اشتباه دوم در ایجاد OKR: ایجاد بیش از حد OKR

این یک اشتباه رایج است؛ اما خوشبختانه به راحتی قابل حل است. برای رسیدن به راه‌حل این مورد، مطمئن شوید که تیم‌ها حداکثر دو الی سه OKR را ایجاد می‌کنند. این کار به تمرکز ذهنی تیم‌ها کمک کرده و همه چیز را به‌روز و جدید نگه می‌دارد. اگر شما اعضای متخصص و تیم‌های پشتیبانی قوی برای خود داشته باشید، بی‌شک در ایجاد موفق OKR پیشرو خواهید بود.

چگونه از آن اجتناب کنیم: در هر تیم حداکثر سه هدف و سه تا چهار نتیجه کلیدی داشته باشیم و برای هر هدف یک مسئول انتخاب کنیم.

اشتباه سوم در ایجاد OKR: ایجاد OKR و فراموش کردن آن‌ها

این دومین دلیل برای شکست OKRها است. قطعا برای شما هم اتفاق افتاده که در سه ماهه‌ی اول سال تصمیم گرفته‌اید که یک خانه‌تکانی اساسی به کسب‌وکار خود بدهید، اما در زمین عمل آن را به بار ننشانید و فراموش کنید که روزی این تصمیم را گرفته‌اید. این موضوع اتفاق عجیبی نیست و برای رفع آن راهکارهای بسیاری وجود دارد از جمله:

• بررسی‌های هفتگی یا دو هفته‌ای انجام دهید.
• یک مسئول پیگیری OKR داشته باشید، که روند مورد انتظار تیم‌ها را دنبال کرده و در صورت مواجه شدن با مشکل به آن‌ها کمک کند.

چگونه از آن اجتناب کنیم: از یک برنامه روتین مناسب برای بررسی و تکمیل وظایف، استفاده کنید.

اشتباه چهارم در ایجاد OKR: یاد نگرفتن و تکامل نیافتن

OKRها به تلاش زیادی نیاز دارند تا کار کنند. مثل حفظ تناسب اندام، که تلاش زیادی می‌طلبد و مدتی طول می‌کشد تا اثر نتیجه‌بخش خود را نشان بدهند. نباید انتظار داشته باشیم که در همان مرتبه‌ی اول همه‌چیز به درستی کار کند و در ایده‌آل‌ترین حالت ممکن خود ظاهر شود. درنتیجه می‌توانیم اعمالی که وقت ما را تلف کرده و نتیجه‌ی موردنظر را حاصل نمی‌کنند، به راحتی کنار بگذاریم و به سراغ راهکارهایی با نتایج فوری برویم.

همان‌طور که گفتیم، کلید موفقیت در این است که بدانید اکثر تیم‌ها در مرتبه‌ی اول، دوم یا سوم، OKR را به درستی ایجاد نمی‌کنند. اما در پایان مسیر وقتی آن را به درستی انجام بدهند، ارزشش را خواهد داشت!

چگونه از آن اجتناب کنیم: پس از هر چرخه هدف برای دریافت بازخورد و بهبود، کارهای گذشته را مرور کنید. مرور کارهای انجام شده به شما این بینش را می‌دهد که بتوانید نمای کلی کارها را بهتر مدیریت کنید و اگر نقضی متوجه‌ کسب‌وکار شماست هرچه سریع‌تر آن را رفع کنید.

اشتباه پنجم در ایجاد OKR: استفاده از OKR برای مدیریت پروژه

هنگامی که رهبری در مورد OKRها متقاعد شد، گام بعدی آموزش نیروهای تیم و رهبران و مدیران در مورد اصول اولیه استفاده از OKR است. این یک گام مهم برای اطمینان از عدم استفاده تیم‌ها از OKR برای مدیریت پروژه و وظایف است. نگران نباشید، این چارچوب فقط نیاز به کمی عادت و گذر زمان دارد. یادگیری برای انتخاب هدف مناسب و نحوه تشکیل یک نتیجه کلیدی موثر، رمز ایجاد OKRهای موفق است.

چگونه از آن اجتناب کنیم: با شناخت کامل فرایند تعیین OKR، مطمئن شوید که در دام استفاده از این چارچوب برای مدیریت پروژه‌های کلان کسب‌وکاری نمی‌افتید.

اشتباه ششم در ایجاد OKR: اهمیت ندادن به دستاوردهای کوچک

شما باید هر دستاورد کوچکی که در فرایند ایجاد OKR به آن می‌رسید را، جشن بگیرید و از نیروهای تیم بابت آن دستاورد تقدیر کنید. با این کار هم مطمئن می‌شوید که اهداف و نتایج کلیدی شما به درستی تعیین شده اند و هم نیروهای تیم یا کسب‌وکار را به کسب موفقیت‌های بیشتر تشویق می‌کنید.

یک گام کوچک در مسیر درست، راهی عالی برای جشن گرفتن پیروزی‌های کوچک است.

برای این کار می‌توانید از الگوی زیر استفاده کنید:

• وقتی یک هدف یا نتیجه کلیدی تعیین شده و اولین گام خود را بر می‌دارد.
• وقتی یک هدف یا نتیجه کلیدی به نقطه عطف مهمی می رسد.

وقتی یک هدف یا نتیجه کلیدی خیلی زود یا به موقع به ۲۰% یا ۵۰% از تارگت خود می‌رسد.

• وقتی یک هدف یا نتیجه کلیدی به تکمیل خود نزدیک می شود.

هنگامی که یک هدف یا نتیجه کلیدی به ۷۵% تارگت خود می رسد، که در مورد یک هدف چالش برانگیز، یک نقطه عطف عالی است.

• وقتی یک هدف یا نتیجه کلیدی از مسیر خود خارج شده و دوباره به مسیر اصلی بر می گردد.

وقتی تیم سخت کار کرده است تا نتیجه کلیدی را از وضعیت قرمز (در معرض خطر) خارج کند و به محیطی امن برساند.

• یک هدف یا نتیجه کلیدی به دست می آید.

و در پایان مسیر، وقتی یک هدف یا نتیجه کلیدی به ۱۰۰% می رسد، فرصتی عالی برای جشن گرفتن موفقیت تیم شما است.

چگونه از آن اجتناب کنیم: مانند آنچه توضیح داده شد با ارائه پاداش به افراد، موفقیت آن‌ها را جشن بگیرید. بگذارید اعضای کسب‌وکار احساس کنند محترم شمرده می‌شوند و از سوی شخص شما شایسته‌ی تقدیر هستند.

اشتباه هفتم در ایجاد OKR: صرف زمان زیاد برای برنامه ریزی OKR

این اشتباه در مورد عدم تعادل است و اینکه چه چیزی برای شرکت و فرهنگ کسب‌وکاری شما مناسب است تا بفهمید، چقدر زمان باید صرف برنامه‌ریزی OKR کنید. اما یک نشانه صرف زمان زیاد این است که تیم‌ها همیشه مشغول برنامه‌ریزی هستند و به همین دلیلند احساس خستگی می‌کنند؛ زیرا خیلی دیر وارد حوزه‌ی عمل می‌شوند. یک الگوی عملکرد خوب برای استفاده این است که بگوییم برنامه‌ای که در حال حاضر داریم چقدر خوب است.

و تنها راه برای بهتر شدنش این است که آن را امتحان کنیم و از آن درس بگیریم. اگر احساس نیاز می‌کنید، از یک مربی OKR کمک بگیرید تا بتواند شما را در طی مسیر راهنمایی کند.

چگونه از آن اجتناب کنیم: از یک رویکرد هدف‌گذاری پایین به بالا استفاده کنید. در حالت ایده آل بیش از یک هفته نباید طول بکشد.

اشتباه هشتم در ایجاد OKR: تعیین نتایج کلیدی اشتباه

قدرت واقعی OKRها در تعیین نتایج کلیدی مناسب است. نتایج کلیدی شواهد یا نشانه‌هایی هستند که ثابت می‌کنند شما در مسیر درست موفقیت قرار دارید. اشتباه رایجی که افراد مرتکب می‌شوند این است که زمان کافی صرف نمی‌کنند تا بفهمند این نتایج چگونه باید تعیین شوند. اغلب اوقات تیم‌ها حتی نمی‌دانند که نتیجه کلیدی مناسب برای رسیدن به یک هدف خاص باید چه چیزی باشد؛ این ندانسته‌ها تا جایی که عملکرد تیم را دچار اختلال نکند مشکلی ندارد.

اما در هرصورت، تیم‌ها باید وقت خود را صرف کنند تا ابتدا این موضوع را بفهمند و سپس آن‌ها را به نتایج کلیدی تبدیل کنند.

چگونه از آن اجتناب کنیم: یافتن معیارهای مناسب از طریق یک فرآیند تکراری این احتمال وجود دارد که همان عنصر گمشده برای حل این اشتباه باشد.

اشتباه نهم در ایجاد OKR: تلاش برای ارتباط دادن همه OKRها به سطوح پایین‌تر سازمان

اشتباه رایجی که بیشتر افراد مرتکب می‌شوند این است که سعی می‌کنند همه چیز را به سطح پایین‌تر از خود انتقال دهند یا اصطلاحا آن را زنجیره‌ای کنند؛ مثلا اهداف شرکتی را به اهداف بخش و اهداف بخش را به اهداف تیم، بدل کنند. این کار در پایان مسیر زمان زیادی را می‌گیرد و دلیلی برای بحث‌های ناخواسته در کسب‌وکار‌ها بوجود می‌آورد. یک راه بهتر برای فکر کردن در این مورد، همسو کردن همه اهداف، با یکدیگر است.

چگونه از آن اجتناب کنیم: سعی کنید به‌جای اینکه OKRها را باهم مرتبط کنید، آن‌ها را با یکدیگر و با اهداف کلی کسب‌وکار، همسو کنید. وقتی همه در یک مسیر حرکت کنید، به راحتی می‌توانید مسیرهای منطقی برای رسیدن به هدف را کشف کنید و از آن‌ها بهره‌مند شوید.

همسو کردن OKRها در مقابل زنجیره‌ای کردن آن‌ها

همسویی اهداف: همسویی به این معنی است که اهداف هر بخش از پایین به بالا ایجاد می‌شوند و سپس با اهداف مدیر عامل هماهنگ شده تا چگونگی دستیابی اهداف مختلف به هدف اصلی کسب‌وکار را مشخص کنند. منظور از ایجاد اهداف از پایین به بالا، تعیین اهداف از سوی نیروهای تیم و سپس هماهنگ کردن آن‌ها با اهداف مدنظر مدیر است.

زنجیره‌سازی اهداف: به معنی تلاش برای پیوند دادن همه اهداف به یک هدف واحد و مشخص است. زنجیره‌سازی به این معنی است که نتایج کلیدی مدیر عامل به اهداف معاونت بخش بازاریابی بدل می‌شود و این زنجیره یا چرخه تا آخرین بخش در شرکت ادامه می‌یابد.

همسویی اهداف است که اهمیت دارد، زنجیره‌سازی به این میزان مهم نیست.

پس از تعیین OKRهای کسب‌وکار، تیم‌ها یک جهت مشخص برای پیشرفت خواهند داشت و سپس تصمیم می‌گیرند که چگونه می‌توانند در موفقیت این OKRها مشارکت داشته باشند. سپس هرعضو از تیم کسب‌وکار OKRهای خود را که در راستای کمک به OKRهای کسب‌وکار است را تعریف می‌کند تا با سایر اهداف کلان در یک مسیر قرار گیرند. تیم‌ها این احتمال وجود دارد که OKR‌های خود را بر اساس فرآیند برنامه‌ریزی‌شان داشته باشند که این احتمال وجود دارد که با OKR‌های شرکت همخوانی نداشته باشد.

این هیچ مشکلی ندارد. تلاش برای هماهنگ کردن همه چیز اشتباه است و زمان و انرژی زیادی از ما می‌گیرد. این یکی از اشتباهات رایجی است که باعث می‌شود OKR ها با شکست مواجه شوند.

لازلو بوک، معاون سابق عملیات منابع انسانی گوگل در کتاب قوانین کار خود، نوشت:

“در مورد اهداف، تحقیقات دانشگاهی با شهود شما موافق است: داشتن اهداف باعث بهبود عملکرد می‌شود. با این حال، صرف ساعت‌ها برای زنجیره‌سازی اهداف شرکت، اینطور نیست. این کار زمان زیادی می‌برد و مطمئن شدن از همسو بودن همه اهداف بسیار سخت است. ما یک رویکرد مبتنی بر بازار داریم که در طول زمان همه اهداف ما را به هم نزدیک می‌کند، زیرا OKR‌های اصلی مشخص هستند و OKR‌های دیگر بخش‌ها نیز قابل مشاهده هستند.

تیم‌هایی که به‌شدت با اهداف همسو نیستند، به راحتی مشخص می‌شوند و مدیریت مستقیم معدود عملیات مهمی که همه را تحت تاثیر قرار می‌دهند نیز به‌اندازه کافی آسان است. تا اینجای کار که خیلی خوب است! ”

زنجیره‌سازی چگونه است؟

جان دوئر در کتاب محبوب خود، “آنچه مهم است را اندازه‌گیری کن”، زنجیره‌سازی با استراتژی OKRها را با مثال یک تیم فوتبال توضیح می‌دهد. او پیشاپیش می‌گوید که زنجیره‌سازی از بالا به پایین یک روش قدیمی است که زمانی محبوب بود. در مثال زیر توجه کنید که چگونه در نسخه زنجیره‌سازی OKRها، نتیجه کلیدی مدیر کل باشگاه، به هدف سرمربی تبدیل شده و نتیجه کلیدی سرمربی به هدف مدافع بدل می‌شود. اما این روش خوبی برای ساختاربندی OKRها نیست.

OKRهای مدیرعامل

هدف: افزایش درآمد سالانه برای افزایش ارزش گذاری

نتیجه کلیدی ۱: رشد درآمد مکرر سالانه تا ۳۰%

نتیجه کلیدی ۲: گسترش تجارت در اتحادیه اروپا

رئیس بخش فروش

هدف: رشد درآمد مکرر سالانه تا ۳۰%

نتیجه کلیدی ۱: افزایش درآمد حاصل از توسعه تا ۱۰%

نتیجه کلیدی ۲: افزایش درآمد حاصل از معاملات جدید تا ۲۰%

مسئول فروش منطقه ای

هدف: افزایش ۱۰ درصدی درآمد حاصل از توسعه

نتیجه کلیدی ۱:

نتیجه کلیدی ۲:

مطالعه مقاله‌: راهنمای جامع عملی

چرا زنجیره سازی OKRها ایده بدی است؟

زنجیره‌سازی روشی اساسا اشتباه برای ایجاد OKR است. این برخلاف هر چیزی است که OKRها برای آن ایجاد می‌شوند، که در واقع همان الهام بخشی، همسویی و فراهم کردن زمینه پیشرفت برای همه افراد تیم است. OKRهای زنجیره‌ای اهداف اصلی را به افرادی که آن نتیجه‌های کلیدی را دارند، نشان نمی‌دهد و در عوض معیاری برای مدیریت در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد. این بدان معنی است که آن‌ها در قبال نتیجه احساس مسئولیت نمی‌کنند.

اگر اهداف شما دارند از بالا به پایین تعیین می‌شوند، می‌توانید بگویید که OKRهای شما “زنجیره‌ای” شده‌اند و این یک روش نادرست است و خلاقیت روش پایین به بالا را مختل می‌کند.

• رهبران صاحب نتایج نیستند: زنجیره‌سازی به این معنی است که رهبران و مدیران عامل از طریق نتیجه کلیدی، صاحب هیچ نتیجه قابل اندازه‌گیری نیستند. آن‌ها به سادگی نتیجه را به شخص دیگری واگذار می‌کنند.
• پیوندهای یک بعدی: در حالی که زنجیره‌سازی امکان همسویی عمودی را در یک کسب‌وکار سلب می‌کند، در پیوند دادن اعضای کسب‌وکار به صورت افقی، در سراسر بخش‌ها نیز کارایی کمتری دارد.

همسویی عمودی: هماهنگی ارتباطی نیروهای تیم با مدیر بخش خودشان است.

• زنجیره‌سازی کار زیادی می‌طلبد: وقتی همه ملزم به زنجیره‌سازی هستند، به این معنی است که کسب‌وکار‌ها به شدت تمایل دارند که در برابر هدف‌گذاری سریع و مکرر از خود مقاومت نشان بدهند. پیاده‌سازی OKRها آنقدر دشوار است که OKRهای سه ماهه این احتمال وجود دارد که کاملا غیرعملی باشند.
• مشارکت کنندگان در روش بالا به پایین به حاشیه رانده می‌شوند، نه در روش پایین به بالا. در این روش تیم‌ها تشویق نمی‌شوند تا اهداف خود را تعیین کنند. تیم‌ها در روش هدف‌گذاری از بالا به پایین احساس مالکیت نمی‌کنند. بلکه احساس می‌کنند به‌جای یک عضو فعال و مشارکت‌کننده تنها یک عضو اجراکننده هستند که ایده‌ها و خواسته‌های آنان دیده نمی‌شود.

اهداف همسو شده چگونه هستند؟

همسو کردن اهداف این احتمال وجود دارد که کمی آشفته به نظر برسد، اما جایگزین بسیار بهتری برای OKRهای زنجیره‌ای است.

• یک استراتژی واضح تعیین کنید: استراتژی این احتمال وجود دارد که نحوه ایجاد اهداف شرکت را توسط رهبران مشخص کند.
• تعیین اهداف کسب‌وکاری واضح: تعیین اهداف کسب‌وکار به تیم ها اجازه می‌دهد تا بدانند معیارهای کلیدی نتیجه چیست.
• نقاط اهرمی کلیدی را تعیین کنید: این نقاط فرصت های کلیدی برای کسب‌وکار شما هستند.
• اهداف تیمی پایین به بالا: با استفاده از اهداف کسب‌وکاری و استراتژی به عنوان نتایج کلیدی که توسط فرصت‌های اهرمی مهم پشتیبانی می‌شوند، از ایجاد اهداف پایین به بالا توسط هر تیم و اینکه چگونه می‌توانند به بهترین وجه به کسب‌وکار کمک کنند و با موارد فوق هماهنگ شوند، پشتیبانی کنید.

حرف آخر:

با ایجاد یک OKR همواره می‌توانید کسب‌وکار را به سمتی حرکت دهید که رشد و توسعه‌ی خود را تضمین کنید. فراموش نکنید که این اتفاق خجسته زمانی حاصل می‌شود که نتیجه‌ی یک کار تیمی قدرتمند باشد. شما به عنوان یک کارآفرین، همه‌ی توانایی‌های لازم را دارید و بهتر است با مشخص کردن اهداف خود به کمک تیمتان به سمت قله‌های صعود پیش بروید.