مدیریت کسب‌وکار با OKR؛ از مفهوم تا اجرای درست در مدیریت
مدیریت کسب‌وکار ابعاد مختلفی را درپی‌دارد که این ابعاد بیش از هر چیز دیگری این احتمال وجود دارد که وقت شما را بگیرد؛ توانایی ساختاردهی و همسو کردن OKRها اولین بخش از این معادله است. همان‌طور که می‌دانید OKRها کاتالیزوری برای گفت‌وگوهای قدرتمنداند و این مکالمات باید به‌طورمنظم انجام شوند، همین نکته موجب می‌شود که بسیاری از شرکت‌ها در پیاده‌سازی مؤثر OKRها شکست می‌خورند.
برای ثبات و پایداری OKRها، باید در مرکز توجه و عملکرد شما قرار بگیرند. بدون داشتن ریتم مناسب و هماهنگی، OKRهای شما تأثیری که باید داشته باشند را، نخواهند داشت. اگر شما یک رهبر اجرایی و مدیر ارشد هستید که این مطلب را می‌خوانید امیدواریم که این راهنما برای شما مفید باشد و با پیاده‌سازی و استفاده از OKRها بتوانید، فرهنگ وضوح، تمرکز ذهنی چابکی و یادگیری مداوم را در کسب‌وکار خود تقویت کنید.
در فرمانروا، این موضوع بخشی از تصویر بزرگ‌تر مدیریت کسب‌وکار است؛ جایی که تحلیل، تصمیم، اجرا و اصلاح مستمر باید کنار هم دیده شوند. برای کامل‌تر شدن این مسیر، مطالعه مقاله مربیگری در محیط کار؛ چگونه یادگیری و اقدام را به هم وصل می‌کند؟ و همچنین میکرو تبدیل؛ از مفهوم تا اجرای درست در مدیریت می‌تواند ارتباط این بحث را با بخش‌های دیگر رشد کسب‌وکار روشن‌تر کند.
مطالعه مقاله: 6 باور غلط
هنگامی که در این مسیر شروع به حرکت می‌کنید هیجان خود را از دست ندهید و البته مانند هر چیز دیگری در زندگی انتظار این را داشته باشید که در اجرای این چارچوب با موج‌ها، جریانات و چالش‌های مختلف مواجه شوید.
اصول ضرب‌آهنگ OKR:
۱. خلق ۲. بررسی ۳. خاتمه
بهترین روش برای تفکر سطح بالا درباره OKRها، زمان‌بندی برای برنامه‌ریزی، بررسی و بازبینی است. به کسب‌وکارها توصیه می‌کنیم که زمان و تلاش خود را برای این سه عملکرد خرج کنند: خلق، بررسی و خاتمه‌دادن. برای اطمینان از پذیرش مناسب برنامه OKRخود از ابتدا سه عملکرد اصلی را پیاده‌سازی کنید و به‌طورمداوم در هر دوره‌ی برنامه‌ریزی این ریتم را حفظ و دنبال کنید:
خلق: قبل از هر دوره سه‌ماهه:
- OKRهای تیم‌های کسب‌وکار بر اساس OKRهای سالانه شرکت تعریف شوند.
- OKRهای تیمی و فردی ایجاد شده همسو باشند.
بررسی: در طول دوره سه‌ماهه:
- پیشرفت OKRهای خود را ارزیابی کنید و درباره‌ی آن با رهبران و مدیران ارشد گفت‌وگو کنید.
- OKRهای در معرض خطر و یا از مسیر خارج شده را، شناسایی و در صورت امکان به درستی هدایت کنید.
خاتمه: در دوره سه‌ماهه:
- در نرم‌افزار OKR خود، OKRها را امتیازدهی کرده و سپس آنها را ببندید.
- جلسات گذشته‌نگر و تیمی خود را برای درس‌گرفتن از بردها و باخت‌ها برگزار کرده و از آنها در دوره سه‌ماهه بعدی استفاده کنید.
برنامه‌ریزی سالانه برای بررسی:
- مروری بر جدول زمانی برنامه‌ریزی سالانه
برنامه‌ریزی سالانه مهم‌ترین بخش در تنظیم کسب‌وکار شما برای موفقیت در سال آینده است. با داشتن یک برنامه مشخص برداشت روشنی از مسیر کسب‌وکار شما ترسیم شده و چگونگی تعریف موفقیت و اجرای اولویت اصلی‌های کسب‌وکار را درک خواهید کرد. نقطه قوت OKRها این است که نقشه راه جامعی برای رسیدن به اهداف مهم و بلندپروازانه ارائه می‌دهند و مسیر را برای شما ترسیم می‌کنند.
اگر موانع غیرمنتظره‌ای در طول این مسیر اتفاق بیافتد درصورتی‌که همه افراد با مهم‌ترین کارهای لازم برای پیشبرد کسب‌وکار آشنا باشند، کسب‌وکار شما توانایی خوبی برای تطبیق و بازتنظیم خود با آن موانع را دارا خواهد بود.
برنامه‌ریزی سالانه یک فرایند است. این برنامه‌ریزی زمان‌بر است؛ اما با این برنامه‌ریزی تیم‌های شما برای سال آینده آمادگی بیشتری خواهند داشت.
- یک تا سه ماه قبل از شروع سال جدید
چه کسانی باید درگیر شوند: رهبران و مدیران و رهبران اجرایی در سطوح عالی
آن چه باید اتفاق بیفتد: برای شرکت‌های کوچک‌تری که تجربه کار با OKR را دارند توصیه می‌کنم رهبران، برنامه‌ریزی سالانه را چهارتا شش هفته قبل از شروع سال جدید شروع کنند. برای شرکت‌های بزرگ‌تر با شرکت‌هایی که تجربه کار با OKR ندارند توصیه می‌کنم، رهبران و مدیران و رهبران اجرایی سطوح عالی، فرایند بحث در مورد اهداف سالانه شرکت برای سال جدید را دو تا سه ماه قبل از شروع سال آغاز کنند.
این زمان‌بندی برای بحث در مورد اهداف شرکت درباره‌ی سه‌ماهه اول سال جدید نیز مناسب خواهد بود.
- تأمل قبل از ایجاد
قبل از شروع توسعه اهداف در سال جدید، مهم است که درباره اهداف سالانه سال گذشته تأمل کنید. اگر پس از این تأمل به این نتیجه رسیدید که تمام اهداف سالانه سال قبل به‌خوبی تنظیم بوده‌اند، شما در اقلیت هستید. وقتی صحبت از OKRها می‌شود همیشه یک فرایند یادگیری وجود خواهد داشت؛ حتی اگر به‌صورت صددرصدی یک OKRرا محقق کرده باشید، باز هم چیزی برای یادگیری وجود خواهد داشت.
بحث‌ها پیرامون برنامه‌ریزی سالانه این احتمال وجود دارد که ختم به یک یا دو جلسه نشود و شاید تا چند هفته طول بکشد، بنابراین به تیم خود زمان و فرصت بدهید تا یک‌قدم به عقب برگشته و گفت‌وگوها را هضم کنند، سپس دوباره دور هم جمع شده و به بحث و گفت‌وگو بپردازید. در مورد زمان لازم برای انجام این کار و هم چنین ذی‌نفعان کلیدی که برای تصمیم‌گیری باید در جلسات شرکت کنند، واقع‌بین باشید.
هنگام تأمل در مورد اهداف سالانه سال گذشته حتماً این سؤالات را از خود بپرسید:
- کدام اهداف درحال‌حاضر قابل‌اجرا نیستند؟
- رویدادهای مهم مانند همه‌گیری کرونا نیروهای خارجی بازار، جنگ، رویدادهای جهانی چقدر بر تکمیل اهداف سالانه ما تأثیر گذاشتند؟
- اهدافی که می‌خواهیم برای سال جدید تنظیم کنیم، چه اهدافی هستند؟
- از اهدافی که به آنها نرسیدیم چه چیزهایی یاد گرفتیم؟
- آیا okrهای خوبی نوشتیم؟ اگر نه چگونه آن را برای سال جدید بهبود دهیم؟
- برای پیروزی‌ها و موفقیت‌هایمان جشن گرفتیم؟
- ارزیابی شکاف‌ها، نقص‌های جاری و حوزه‌های مشکل‌دار
بخش اصلی برنامه‌ریزی سالانه این است که در مورد حوزه‌هایی که به تمرکز ذهنی بیشتر نیاز دارند، صادقانه صحبت کنید و همچنین از مخاطرات خارجی آگاه باشید. به‌طورکلی روی چالش‌های عملیاتی‌ای که با آنها مواجه هستید، تمرکز ذهنی کنید.
- بازار و صنعت: آیا ما به‌اندازه کافی سریع حرکت نمی‌کنیم؟ آیا ما پایداری کافی برای تحمل نوسانات بازار را داریم؟
- عملکرد بین وظیفه‌ای: آیا بین بخش‌های ما همسویی وجود دارد؟ آیا ما همپوشانی یا وابستگی‌هایی داریم که امروز به آنها پرداخته نمی‌شود؟
- توانایی تیمی: آیا افراد مناسب بر روی چیزهای مناسب کار می‌کنند؟ آیا در زمینه‌های خاصی از کسب‌و‌کارمان مشکلاتی وجود دارد که باید از طریق برنامه‌ریزی به آنها رسیدگی کنیم؟
- تأمین منابع: باید به بودجه برنامه‌های استخدام و تخصیص زمان توجه شود. وظیفه شما به‌عنوان رهبر یک کسب‌وکار این است که منابع را برای تمام بخش‌های شرکت فراهم کنید تا آنها برداشت روشنی از آن چه در فرایند برنامه‌ریزی قابل‌دستیابی است، داشته باشند.
احتمالاً شما به این مسائل توجه کرده‌اید یا حداقل از آنها آگاه هستید، اما یک حسابرسی دقیق و جزئی و برنامه‌ریزی برای پرداختن به آنها مسیر این برنامه را مشخص خواهد کرد.
یک ماه قبل از سال جدید
چه کسانی باید درگیر شوند: رهبران کسب‌وکار و رهبران و مدیران ارشد بخش‌ها و یا تیم‌ها
چه اتفاقی باید بیفتد: تا ماه آخر سال رهبران کسب‌وکار باید با رهبران و مدیران ارشد و رهبران تیم در مورد اهداف سالانه در سطح شرکت و چگونگی ترجمه این اهداف به اهداف فصلی هر تیم، گفت‌وگو کرده باشند. گفت‌وگو با رهبران تیم برای کسب اطمینان از این که هر تیم اولویت‌ها و تمرکز ذهنی سال آینده خود را درک می‌کنند، موضوعی کلیدی است.
اگر رهبران تیم به آموزش بیشتری در مورد OKRها نیاز دارند، این زمان ایده‌آلی است تا اطمینان حاصل شود که از حمایت و مربیگری لازم در مورد بهترین شیوه‌های اجرای OKR برخوردار هستند. در این زمان برای برگزاری کارگاه‌های تعاملی به‌منظور جذب مشارکت و آموزش تیم‌هایی که تابه‌حال با چارچوب OKR کار نکرده‌اند، برنامه‌ریزی کنید.
هفته اول سال جدید
چه کسی باید درگیر شود: کل شرکت
چه اتفاقی باید بیفتد: در چند هفته‌ی اول سال جدید، تیم رهبران ارشد کسب‌وکار، OKRهای سطح کسب‌وکار را با کل شرکت به اشتراک خواهند گذاشت و رهبران تیم نیز باید پیش‌نویس OKRهای دوره فعلی تیم خود را ارائه داده و مطمئن شوند که انتظارات درست از تیم خود را بیان می‌کنند.
به یاد داشته باشید که دوره‌ها می‌توانند انعطاف‌پذیر و بازتابی از ریتم مناسب کسب‌وکار شما باشند. در این بازه، باید زمانی برای برنامه‌ریزی، بررسی‌های منظم و همچنین تعیین زمان برای امتیازدهی و بررسی نهایی OKRها در پایان سه‌ماهه اول، تعیین کنید. این چرخه در هر فصل تکرار می‌شود و بررسی‌های لازم برای OKRهای فصلی سطح شرکت و سطح تیم به‌منظور همسویی با اهداف سالانه شرکت صورت خواهد گرفت.
برنامه‌ریزی فصلی OKR:
مبنای برنامه‌ریزی OKRها بیشتر برای دوره‌های سالانه و فصلی (سه‌ماهه) است؛ البته تأکید آن بر فرایند فصلی نیز هنوز سرجای خودش باقی است. از همین منظر فرایند ارزیابی و بازبینی فصلی OKRها هنوز هم مهم و موضوعی قابل بحث است. ارزیابی و امتیازدهی OKRها در پایان فصل (دوره سه‌ماهه):
چه کسی باید درگیر شود: رهبری که مسئول OKR است و تیمی که به تحقق آن کمک می‌کند.
آن چه باید اتفاق بیفتد: بررسی OKRها در پایان فصل، فرصتی برای تیم‌ها، رهبران و مدیران است؛ تا پیشرفت خود را سنجیده و عملکرد این دوره سه‌ماهه را ارزیابی کنند.
هدف از بررسی فصلی:
- ارزیابی پیشرفت بر اساس هدف و تعیین امتیاز
- استفاده از مقیاس ۰/۰ تا ۰/۱ ( ۰/۰ نشانگر عدم تحقق کامل و ۰/۱ نشانگر تحقق کامل)
- امتیازدهی بر اساس نتایج کلیدی
- در نظر بگیرید که آیا هدف تعیین شده چالشی بوده است یا تعهد شده
- در امر بررسی OKRها، با تیم‌ها همکاری کرده و بحث کنید تا پیروزی‌ها و شکست‌ها را شناسایی کرده و از آنها برای آینده درس بگیرید.
- با رهبران و مدیران در جلسات پایان فصل همکاری کنید تا OKRها را ارزیابی کرده، نتایج را توضیح داده و تغییرات را برای فصل بعد شرح دهید.
یکی از اصلی‌ترین نکته‌ها در چارچوب تنظیم اهداف این است که باید روی آینده تمرکز ذهنی داشته باشید و بر گذشته خود سخت نگیرید. این همان چیزی است که ما سعی داریم، تقویت کنیم. اتمام و بستن OKRهای فصلی و یا سالانه، زمان مهمی برای توقف و بازنگری در عملکرد و فرایند است.
عملکرد OKR
- چه اهدافی را با موفقیت به پایان رساندم و چرا؟
- چه مشکلاتی برای من و تیمم به وجود آمد؟
- آیا من بیش از حد جاه‌طلب بودم و نیاز به کاهش مقیاس و تمرکز ذهنی بیشتر دارم؟
- یا اینکه خودم را دست‌کم گرفته و اهدافم را به‌اندازه کافی در سطح بالایی در نظر نگرفته‌ام؟
- چه درس‌هایی آموخته شد که می‌توان آنها را در دوره بعدی به کار برد؟
- در دوره بعدی می‌خواهیم چه کاری را شروع کنیم؟ انجام چه کاری را متوقف کنیم؟ یا به انجام چه کاری ادامه دهیم؟
فرایندOKR
- چه OKRهایی را می‌توان بازنویسی کرد تا در سه‌ماهه‌ی آینده مؤثرتر باشند؟
- چه یکپارچه‌سازی‌های فناورانه‌ای می‌توانند افزوده شوند تا فرایند ما را ساده‌تر کنند؟
- چه گزارشات و داشبوردهایی را می‌توان ایجاد کرد تا پیگیری پیشرفت راحت‌تر شود؟
- چه آموزش‌های اضافی‌ای برای رهبران و نیروهای تیم موردنیاز است؟
هر بار که فرایند OKRهای یک فصل را می‌بندید، باید از دوره قبل روان‌تر شده باشد و بستن OKRهای قدیمی، ایجاد و تنظیم OKRهای جدید باید به‌عنوان بخشی از روال کاری شما تثبیت شود. یک هفته را صرف ارزیابی و بستن اهداف سالانه خودکرده و یک یا دو روز را صرف بستن اهداف خود در هر فصل کنید.
جلسات امتیازدهی و بررسی OKRبرای موفقیت
این جلسات نیازمند این هستند که تیم شما کاری را که در یک مدت زمان ماهانه یا سه‌ماهه انجام داده است را خلاصه‌سازی و بادقت ارائه دهند. انجام این کار در یک محیط گروهی نیاز به یک گزارش دقیق و سطح مسئولیت‌پذیری مناسب دارد؛ تا تیم، فرایند را جدی گرفته و در برنامه خود دقت را اعمال کند.
یکی از نکاتی که باید به آن توجه کنید این است که تیم شما این احتمال وجود دارد که احساس کند OKRها روشی برای نظارت بر کار آنهاست. به یاد داشته باشید که امتیاز، اهمیت کمتری نسبت به یادگیری مداوم از فرایند OKRدارد. از این که تیم شما احساس کند این چارچوب فقط بار کار بیشتری را به آنها تحمیل کرده و صرفاً برای نظارت بر بهره‌وری آنها طراحی شده است، دوری کنید.
بررسی‌های ماهانه OKR:
چه کسی باید درگیر شود: بررسی‌های ماهانه OKR، به‌منظور ایجاد وضوح شامل نمایندگان و ذی‌نفعانی از رهبران ارشد و یا بخش‌ها و تیم‌های دیگر کسب‌وکار است؛ اما باید توسط ناظر OKR اداره شوند.
آن چه باید اتفاق بیفتد: تمرکز ذهنی این جلسات باید بر بررسی OKRهای در معرض خطر و عقب‌افتاده از برنامه باشد؛ بنابراین این جلسات را از قبل برنامه‌ریزی کنید و به اعضای کسب‌وکار اطلاع‌رسانی کنید تا آماده شوند.
OKRها قبل از جلسه باید به‌صورت دقیق به‌روز شوند و همه افراد آماده بحث در مورد OKRهای در معرض خطر باشند. آخرین چیزی که بسیاری از ما می‌خواهیم، افزودن یک جلسه دیگر در تقویم است؛ اما به یاد داشته باشید که OKRها باید زنجیره‌ی اتصال تمامی اعمال کسب‌وکار شما باشند و برای اجرای این امر حیاتی، به طور منظم آنها را بازبینی و بررسی کنید.
جلسات دیگری که می‌توانند حول محور OKRها، باز تنظیم شوند:
- جلسات ماهانه در تالار شرکت:
برگزاری یک جلسه ماهانه در سطح شرکت که بیشتر از جلسات هفتگی به وضعیت شرکت بپردازد را، مدنظر قرار دهید. وضعیت شرکت باید بر اساس پیشرفت OKRها مشخص شود. این جلسات فرصتی عالی برای افراد است تا سؤالات خود را بپرسند و پیشنهادات خود را ارائه دهند، می‌توانید این نوع جلسه را در جلسات موجود خود ادغام کنید.
- جلسات OKRبین وظیفه‌ای و اسپرینت‌های متدولوژی چابک:
علاوه‌بر جریان اطلاعات، برگزاری جلسات میان ذی‌نفعانی که هر یک مسئول قطعه‌ای از هر OKR هستند، تعهد تیم رهبران ارشد به اهداف شرکت را نشان می‌دهد. به‌عنوان‌مثال اگر شرکت شما هدفی مانند ۱۰ برابر کردن رشد درآمد را دارد می‌توانید هر دو هفته یکبار با ذی‌نفعان، تیم‌ها و بخش‌هایی نظیر فروش، خدمات مشتری، بازاریابی و محصول که هر یک مسئولیتی در پشتیبانی از این هدف دارند، جلسه برگزار کنید.
جلسات هفتگی تیمی:
چه کسی باید درگیر شود: رهبر بخش و تیم‌های آن بخش
چه اتفاقی باید بیفتد: تشکیل جلسات منظم تیمی پیرامون OKR، اهداف را در ذهن نیروهای تیم زنده نگه می‌دارد؛ به‌این‌ترتیب تیم این احتمال وجود دارد که روی مهم‌ترین کاری که باید انجام شود، متمرکز ذهنی بماند و جلسه منحرف نمی‌شود.
برگزاری این جلسه جایگاه کلی اقدامات این هفته را تعیین و به همه یادآوری می‌کند که OKRها باید کارها و اقدامات را هدایت کنند و نه برعکس. همه ما می‌دانیم که گاهی جلسات مانع از انجام کار واقعی می‌شوند؛ بنابراین اگر می‌خواهید با تیم خود جلسه‌ای داشته باشید مطمئن شوید که بحثی که در آن انجام می‌شود، مفید و معنادار است.
در طول جلسات هفتگی OKR، باید درباره چه مواردی صحبت کنید:
پیشرفت کلی
- در مورد بررسی‌هایی که در هفته گذشته انجام شده است، بحث کنید.
- اگر در بررسی بسیاری از هدف‌ها به این نکته رسیدید که هیچ‌چیز جدیدی برای گزارش‌کردن وجود نداشته، این نکته به شناسایی این که چه چیزی در حال پیشرفت است و چه چیزی در حال پیشرفت نیست کمک خواهد کرد.
اهداف در معرض خطر
- هر یک از این اهداف را شناسایی و با مالک آنها گفت‌وگو کنید تا بفهمید که چرا از برنامه عقب‌افتاده‌اند یا در معرض خطر هستند. برنامه ناظر آنها برای هفته آینده چیست و آیا نیاز به تجدیدنظر هست یا خیر؟
- دریافت ایده‌ها و بازخوردهای همه نیروهای تیم در این بخش برای تدوین برنامه‌هایی برای بازگشت به مسیر درست، مفید خواهد بود.
متمرکز ذهنیشدن برای هفته آینده
- برای هر هدفی که هنوز تکمیل نشده است، مشخص کنید که مالک آن در هفته آینده چه اقداماتی را برای ادامه پیشرفت در این فصل انجام خواهد داد.
موارد عملیاتی
- هر وظیفه دیگری را که باید قبل از جلسه هفته آینده تکمیل شود را، مستند کنید.
[هدف از تشکیل این جلسات ایجاد همسویی و وضوح است. برای ایجاد زمینه مناسب در تیم این ارزش‌های اصلی را در نظر داشته باشید.
سایر جلسات هفتگی
جلسات هفتگی داخلی رهبران شرکت:
جلسه هفتگی خود با رهبران و مدیران ارشد بخش‌ها را به‌منظور بررسی پیشرفت تیم‌ها، بازتنظیم کنید. برقراری ارتباط با هر بخش این نکته را تقویت می‌کند که OKRها باید در رأس امور باشند و کارها و اقدامات را هدایت کنند، تا به شرکت در رسیدن به اهداف‌اش کمک کنند.
درنظرگرفتن همه رهبران تیم‌ها به حذف بخش‌های جداگانه‌ای که به‌صورت جزیره‌ای عمل می‌کنند، کمک می‌کنند و در پایان مسیر اگر مشکلی وجود داشته باشد، می‌توان به‌طور مؤثرتری به آن رسیدگی کرد. در پایان فصل، از این جلسه به‌عنوان فرصتی برای بررسی آن چه اشتباه پیش رفت و آن چه درست پیش رفت و همچنین تعیین برنامه برای فصل بعد استفاده کنید.
جلسات هفتگی در سطح سازمان:
رهبران شرکت باید در نظر داشته باشند که به‌صورت منظم در ابتدای هر هفته یک جلسه در سطح شرکت برگزار کنند که در آن رهبران کسب‌وکار بتوانند درباره‌ی به‌روزرسانی‌های مهم یا مشکلاتی که شرکت دارد بحث کنند و به همه افراد فرصت مشارکت داده شود تا سؤال‌های خود را بپرسند.
این جلسه این احتمال وجود دارد که یک جلسه‌ی کوتاه ۳۰ دقیقه‌ای باشد که پیرامون بررسی پیشرفت اهداف شرکت برای دوره سه‌ماهه یا دوره زمانی معین دیگری پدید می‌آید.
- جلسات مربوط به ابتکارات کلیدی:
برای هر ابتکار کلیدی که در OKRهای شما مشخص شده است، باید سازوکاری جهت گرد هم آوردن ذی‌نفعانی که در آن خلاقیت دخیل هستند، داشته باشید. ابتکار کلیدی همان ایده‌ای است که این احتمال وجود دارد که مسیر را برای کسب‌وکار شما هموارتر سازد، پس بهتر است از آنها استقبال کنید.
هفته‌ای یکبار تیم اتاق فکر خود را دور هم جمع کنید تا به‌روزرسانی‌های وضعیت به اشتراک گذاشته‌شده، موانع و چالش‌های احتمالی موجود موردبحث قرار گرفته و درباره موضوعات خاص از پیش تعیین‌شده نیز تصمیم‌گیری شود. توصیه من این است که چند روز قبل از جلسه از نیروهای تیم خود درخواست کنید که موضوعات جلسه را پیشنهاد و ارائه دهند؛ هم چنین فضایی را ایجاد کنید که هر یک از ذی‌نفعان به‌روزرسانی‌های مربوط به مشارکت خودشان را ارائه دهند.
جلسات یک‌به‌یک:
چه کسی باید درگیر شود: یک مدیر و مسئول گزارش‌دهی مستقیم به او
چه اتفاقی باید بیفتد: در دنیایی که جلسات مجازی می‌توانند خسته‌کننده باشند، اضافه‌کردن یک جلسه دیگر به برنامه فشرده شما این احتمال وجود دارد که چندان جذاب به نظر نرسد؛ از همین منظر ساختاردهی اثربخش جلسات یک‌به‌یک بسیار مهم است.
مسئولان، به گزارش بازخوردی که شما به آنها می‌دهید تا بهره‌وری خود را بهبود دهند، نیاز دارند؛ بنابراین به شما وابسته هستند. علاوه‌براین، به نفع شماست که از افراد خط مقدم کسب‌وکار خود مشورت بگیرید تا بتوانید تصمیمات آگاهانه داشته و سپس وارد جلسه یک‌به‌یکی شوید که حول OKRهای شما طراحی شده است.
قبل از جلسه
تعداد جلسات خود را انتخاب کنید:
- جلسات رودررو، هفتگی به‌خصوص بین رهبران و مدیران و گزارش‌دهندگان مستقیم بیشتر رایج است. اگر فکر می‌کنید برگزاری جلسات هفتگی زیاد است، از ایمیل برای بررسی سریع به‌صورت آفلاین در طول هفته استفاده کنید.
- جلسات رودررو به‌صورت ماهانه یا فصلی برای تماس با سایر اعضای کلیدی کسب‌وکار یا برای شرکت‌هایی که یک مدیر تعداد بسیار زیادی گزارش‌دهنده‌ی مستقیم دارد، بهتر است.
یک روز و زمان را انتخاب کنید: اکثر رهبران و مدیران اوایل هفته را برای جلسات یک‌به‌یک جهت تنظیم اقدامات آن هفته انتخاب می‌کنند و یا اواخر هفته را برای بررسی پیشرفت و آماده‌شدن برای هفته بعد در نظر می‌گیرند. انتخاب زمان برگزاری جلسه در ساعات اولیه صبح باعث می‌شود که احتمال لغو جلسه یک‌به‌یک به دلیل مشغله و مشکلات کاری در ادامه روز کمتر شود.
خیلی مهم نیست که چه روز یا ساعتی را انتخاب می‌کنید، مهم این است که ثابت‌قدم باشید. به تعویق‌انداختن مداوم یا دیر رسیدن به جلسه یک‌به‌یک این احتمال وجود دارد که برای اعضا بسیار خسته‌کننده باشد و این پیام را ارسال می‌کند که وقت آنها ارزشمند نیست؛ بنابراین به تقویم خود احترام بگذارید.
به‌روزرسانی OKR: از نیروهای تیم بخواهید قبل از جلسه یک بررسی OKR انجام دهند تا پیشرفت آنها به‌روز باشد. چارچوب‌بندی جلسات تیم پیرامون OKR، اهداف را سرلوحه ذهن نگه می‌دارد، از منحرف‌شدن جلوگیری می‌کند و به تمرکز ذهنی روی مهم‌ترین کاری که باید انجام شود هم کمک می‌کند.
به‌خاطر داشته باشید که همه‌ی جلسات یک‌به‌یک نباید در مورد OKR باشد؛ بسیاری از نقاط تمرکز ذهنی و موضوعات دیگر نیز مهم هستند؛ اما به‌عنوان بخشی از ریتم کاری برگزاری جلسه یک‌به‌یک به‌صورت منظم که متمرکز ذهنی بر OKRهاست، مهم است. توصیه می‌کنم حداقل یکبار در ماه این کار را انجام دهید.
دستور جلسه را تنظیم کنید: مؤثرترین جلسه‌های یک‌به‌یک با یک دستور جلسه‌ی واضح و مشخص شروع می‌شوند. اطمینان حاصل کنید که OKRها حداقل یکبار در ماه بخشی از دستور جلسه باشند و شرکت‌کنندگان آماده بحث درباره آنها را داشته‌باشند. یک پلتفرم نرم‌افزاری OKRبه‌طورکلی اعلان‌های یادآوری را ارائه می‌دهد، که این احتمال وجود دارد که به‌صورت سفارشی تنظیم شده و در روز و زمان ترجیحی شما ارسال شوند.
بررسی غیررسمی: از پرداختن سریع به بحث اهداف کسب‌وکار در ابتدای جلسه خودداری کنید. در عوض پنج دقیقه وقت بگذارید تا درباره زندگی خارج از محل کار از حیوانات خانگی و بچه‌ها گرفته تا جدیدترین سریال‌های پرفروش صحبت کنید. اختصاص‌دادن چند دقیقه در هر هفته به تعریف داستان‌های شخصی افراد درباره آخر هفته با پروژه‌های موردعلاقه شخصی آنها در طول زمان، اعتماد و ارتباط را خصوصاً در دنیای کار از راه دور بیشتر می‌کند.
اغلب منطقی است که از افراد بپرسید که آیا مورد فوری‌ای وجود دارد که باید در ابتدای جلسه بررسی شود یا خیر. اگر فرد حاضر در جلسه مشتری ناراضی و یا مشکل خانوادگی داشته باشد، این احتمال وجود دارد که تمرکز ذهنیکردن برای او قبل از پرداختن به آن مشکل سخت باشد.
بررسی OKRهای تیمی و فردی: چه کاری خوب پیش می‌رود؟ جلسه را با بررسی چند پیروزی شروع کنید از گزارش‌دهنده بخواهید OKRهایی را که در هفته گذشته پیشرفت قابل‌توجهی داشته‌اند را برجسته کنند. موانع کجا هستند؟ به‌عنوان یک مدیر شما باید بپرسید چگونه می‌توانم کمک کنم؟ افراد کجا به مشکل بر می‌خورند؟ و چگونه می‌توانم به رفع موانع موفقیت کمک کنم؟ اگر دامنه هدف نیاز به تغییر دارد آن مسئله را در این جا بررسی کنید.
به‌عنوان‌مثال، آیا یک هدف در معرض خطر، به منابع اضافی برای تخصیص نیاز دارد یا باید بر اساس اطلاعات جدید و اولویت‌بندی مجدد، بازبینی شود؟
جمع‌بندی: در پایان جلسه به مواردی مثل تعطیلات آینده با اهداف توسعه شخصی مانند آموزش‌های اضافی که در دستور جلسه نبوده‌اند، بپردازید. از این فرصت استفاده کنید تا نکاتی را در مورد جلسه یادداشت کنید.
حرف آخر:
با پیشبرد اهداف در زمینه‌ی مستندسازی و یک روال قابل ارزیابی و اندازه‌گیری، درمی‌یابید که چقدر کارهای اضافه در کسب‌وکار وجود دارد که لازم نیست به آنها اهمیت بدهید و بهتر است هرچه زودتر آنها را از لیست خود حذف کنید. همچنین وقتی افراد کسب‌وکار درک کنند که رهبر آنان فردی متعهد و وظیفه‌شناس است بیش از گذشته به تنظیم و هدایت OKRها راغب می‌شوند.
این استراتژی‌ها و جلسات به شما کمک می‌کند، قدم‌های موثری در این مسیر بردارید و بسیار دقیق و حساب شده به پیش بروید.