شیوه سخنرانی در رهبری؛ چگونه عملکرد تیم را قابل اتکاتر می‌کند؟

تا حالا پیش‌آمده وقتی سخنرانی می‌کنید آرزو کرده باشید کاش می‌توانستید فکر مخاطبان خود را بخوانید تا ببینید آیا روی همان موجی که حرف می‌زنید، هستند یا خیر؟ امروزه دانشمندان می‌توانند این کار را با MRI انجام می‌دهند. آن‌ها با مطالعه‌ی تصاویر MRI مغز دریافته‌اند افراد مختلف بسته به‌نوع رسانه‌ی پیام، واکنش‌های متفاوتی به اطلاعات مشابه نشان می‌دهند.

این واقعیت قدری کار شما را سخت می‌کند؛ اما بهتر است شما روی شیوه سخنرانی در رهبری خود متمرکز ذهنی باشید همان که به زبان بدن معروف است. با این روش شما می‌توانید تاثیر عمیق‌تری روی انواع سلایق بگذارید. چون اکثر افراد سلیقه‌ی خاصی برای کسب اطلاعات دارند، برخی دوست دارند آن را بشنوند، برخی دیدن را ترجیح می‌دهند و برخی دیگر «لمس» یا «حس‌کردن» را بیشتر می‌پسندند.

با بررسی دقیق یک فرد می‌توانید مشخص کنید کدام رویکرد روی وی بهتر جواب می‌دهد. پس از آن می‌توانید با انطباق‌دادن شیوه‌ی ارائه‌ی اطلاعات خود با روشی که او برای دریافت پیام می‌پسندد، کمک کنید تا تمرکز ذهنی بیشتری روی پیام شما داشته باشد. بااستفاده از شیوه سخنرانی در رهبری می‌توانید، آن‌طور که می‌خواهید جلسه را پیش ببرید. پس از این عنصر غفلت نکنید.

فقط زبان بدن نیست که به شما این قدرت را می‌دهد، اصول و اعمال بسیاری این احتمال وجود دارد که این نقش را برای شما بازی کند که بهتر است با آن‌ها آشنایی پیدا کنید.

در فرمانروا، این موضوع بخشی از تصویر بزرگ‌تر مدیریت کسب‌وکار است؛ جایی که تحلیل، تصمیم، اجرا و اصلاح مستمر باید کنار هم دیده شوند. برای کامل‌تر شدن این مسیر، مطالعه مقاله شیوه‌ی رهبری در سازمان؛ نقش آن در ساخت سازمان منسجم‌تر و همچنین در جست‌وجوی برتری برای سازمان؛ نقش آن در ساخت سازمان منسجم‌تر می‌تواند ارتباط این بحث را با بخش‌های دیگر رشد کسب‌وکار روشن‌تر کند.

مطالعه مقاله‌: افق دید رهبری

شیوه سخنرانی در رهبری

یک‌بار که برای گروه کوچکی سخنرانی می‌کنید به مخاطبان خود دقت کنید. حرکات چشم می‌توانند سرنخ خوبی باشند. افرادی که ترجیح می‌دهند اطلاعات را ببینند اغلب به فضا خیره می‌شوند و سعی می‌کنند پیام شما را تجسم کنند.

افرادی که دوست دارند اطلاعات را بشنوند به‌دفعات به یک طرف نگاه کرده او اندکی سرخود را کج می‌کنند و افرادی که نیاز دارند اطلاعات را حس‌کننده اغلب به پایین و به دست غالب خود دستی که با آن می‌نویسند نگاه می‌کنند، کاغذی را خط‌خطی کنند یا حرکات دیگری مثل تکان‌دادن پا انجام دهند یا این احتمال وجود دارد که از جای خود بلند شده و شروع به قدم‌زدن کنند.

بعضی متون سطحی روان‌شناسی می‌گویند کسانی که درحین صحبت‌کردن شما پای خود را تکان می‌دهند، تماس چشمی برقرار نمی‌کنند یا کاغذ خط‌خطی می‌کنند، در واقع به حرف‌های شما بی‌توجه هستند. باور نکنید؛ این طرز کار مغز آن‌ها است.

پیام رهبری خود را، متناسب با مخاطب انتخاب کنید.

اگر می‌خواهید با فرد خاصی ارتباط برقرار کنید، متناسب‌سازی اطلاعات با روشی که او برای دریافت پیام ترجیح می‌دهد؛ چندان دشوار نیست. برای کسانی که دیدار محور هستند فهرست‌های گلوله‌دار، نمودار و تصویر به‌خوبی جواب می‌دهد. زبان (لحن) جذاب و گیرا، افراد شنیدار محور را جذب می‌کند و برای آن‌هایی که دوست دارند پیام‌ها را حس کنند، می‌توانید از یک ماکت که بتوانند آن را لمس کنند یا بروشوری که بتوانند آن را خط‌خطی کنند؛ استفاده کنید.

برای این قبیل افراد، بعضی وقت‌ها گفتگوی دوطرفه هم این احتمال وجود دارد که کمک کند، حسی از پیام شما به دست بیاورند.

صحبت‌کردن برای یک جمع بزرگ، پیچیده‌تر است. درحالی‌که حرف می‌زنید نمی‌توانید در تمام مدت همه‌ی افراد را راضی و علاقه‌مند نگه دارید. با این‌ وجود با ارائه‌ی اطلاعات به اشکال متنوع می‌توانید، به هر کسی چیزی برای فکرکردن و مشغولیت ذهنی بدهید. چند جمله‌ی کوتاه همراه با نمایش اسلاید و اختصاص‌دادن دقایقی برای بحث گروهی، تنوع لازم را تأمین می‌کند. یا حتی از آن بهتر و مؤثرتر از رسانه‌ای استفاده کنید که مخاطبان کلیدی را هدف می‌گیرد.

با این روش می‌توانید مطمئن شوید که از توجه و علاقه‌ی این دسته از مخاطبان به پیام شما، کاسته نخواهد شد.

وقتی اطلاعات را به روشی که بیشتر از روش‌های دیگر می‌پسندیم، دریافت می‌کنیم مغز ما در وضعیتی موسوم به حالت «بتا» یعنی، حالت تمرکز ذهنی شدید قرار می‌گیرد. این همان چیزی است که می‌خواهیم در مخاطبان خود به وجود آوریم. وقتی تمرکز ذهنی کمتری داریم، مغز ما بیشتر پذیرای ایده‌های جدید است. این حالت که «آلفا» نامیده می‌شود کمی شبیه خیال‌پردازی است. وقتی با روشی که کمترین تمایل را به آن داریم پیام دریافت می‌کنیم، مغز ما وارد حالتی مکاشفه‌گونه می‌شود.

پذیرای ایده‌های جدید بودن حالت آن‌ها و آرامش حالت بتا، اگر هوشمندانه به کار گرفته شوند، گاهی اوقات می‌توانند مطلوب باشند. وقتی نیاز به تمرکز ذهنی دارید، خود را در حالت بتا قرار دهید. وقتی قدرت تفکر و خلاقیت می‌خواهید به حالت آلفا بروید و وقتی به تخلیه‌ی ذهنی و آرامش نیاز دارید، در حالت تتا قرار بگیرید.

این احتمال وجود دارد که در وهله‌‌ی اول از خود بپرسید این اطلاعات شناختی چطور این احتمال وجود دارد که به کسب‌وکار شما کمک کند؟ شما با دانستن حالتی که مغزتان در بالاترین حد عملکرد قرار دارد، بهتر این احتمال وجود دارد که دیگران را راهنمایی کنید و وقتی از انرژی کافی برخوردار نیستید، می‌توانید کارهای مهم خود را به آینده موکول کنید. آنچه برای دیگران صادق است، برای شما هم مصداق دارد. بد نیست سلیقه‌ی دریافت پیام خود را هم بشناسید.

مثلاً می‌توانید از کسی بخواهید شما را تحت‌نظر بگیرد. فراموش نکنید که به‌عنوان یک رهبر دیگران هم باید بدانند شما چه علایقی دارید تا بتوانند در جلب‌توجه شما با یکدیگر رقابت کنند.

رهبران تأثیرگذار، ساده حرف می‌زنند.

مشهورترین تکیه‌کلام بیل کلینتون در کارزار انتخابات ریاست‌جمهوری ایالات متحده این بود: «مسأله اقتصاد است، احمق» این شکل دیگری از ضرب‌المثل معروف «پیچیده‌اش نکن احمق بود» که گاهی اوقات برای کاستن از بار توهین‌آمیز آن به‌صورت «پیچیده و مفصلش نکن» هم بیان می‌شود.

رهبرانی که در حوزه‌ی کاری خود متخصص هستند اغلب وسوسه می‌شوند، پیام‌های خود را با جزئیات بیش از حد پر کنند و این به‌نوعی «معلق گویی» روشنفکرانه منجر می‌شود، که گفتار آن‌ها را مبهم و غیرقابل‌فهم می‌کند. برنامه‌نویسان ماهر می‌دانند مهم نیست پشت‌صحنه‌ی یک برنامه چقدر پیچیده است، رابط کاربری آن باید ساده باشد. سخنرانی‌ها و صحبت‌های رهبری هم، رابط کاربری شما است. هر قدر بتوانید پیام خود را ساده‌تر و واضح‌تر بیان کنید، بهتر به یاد خواهد ماند.

این مخاطب است که اهمیت دارد، نه اطلاعات. شاید عادت کرده باشید با افراد حرفه‌ای و متخصص مثل خودتان حرف بزنید؛ ولی وقتی به‌جایگاه رهبری می‌رسید، مخاطبان شما وسیع‌تر می‌شوند. درباره‌ی آن چه می‌خواهید بگویید، خوب فکر و تمرین کنید تا همه‌ی مخاطبان به روشنی آن را درک کنند. خواه برای یک گروه بزرگ سخنرانی می‌کنید یا به یکی از زیر دستان خود دستوری می‌دهید. یک پیام ساده، همیشه قابل فهم‌تر و به یادماندنی‌تر است.

طنز ماجرا اینجا است که برای ساده حرف‌زدن، باید بیشتر فکر و تمرین کنید؛ تا برای پیچیده حرف‌زدن و گفتن هر آنچه به زبانتان می‌آید. برای تمرکز ذهنی کردن وقت بگذارید و پیام خود را به‌دقت آماده کنید:

• خواسته‌های همه را ‌درنظر بگیرید: مخاطبان انتظار دارند چه چیزی از شما یاد بگیرند؟ برای اجرای موفق این سخنرانی به چه اطلاعات کلیدی نیاز دارید؟
• سرفصل این خواسته‌ها را فهرست‌وار بنویسید: خواسته‌های مخاطبان در درجه‌ی اول اهمیت، قرار دارد. پس خواسته‌های خود در درجه‌ی بعد قرار دهید.

از این سرفصل‌ها برای شکل‌دادن به پیام خود استفاده کرده و نقاط عطف سخنرانی را مشخص کنید:

• از نکات اصلی دور نشوید: همیشه حرف‌های زیادی برای گفتن هست؛ ولی پر حرفی کردن و توجه زیاد به جزئیات، ساده‌ترین روش این احتمال وجود دارد که که از تنبلی ناشی می‌شود. مراقب باشید با حاشیه رفتن‌های بسیار از کوضوع اصلی دور نشوید.
• به مخاطبان پیشنهاد کنید برای به‌دست‌آوردن اطلاعات بیشتر به خود شما مراجعه کنند: خواه به‌صورت حضوری یا کتبی، مثلاً از طریق یک سایت وب با دفترچه‌ی راهنما اما همیشه یک راه ارتباطی مستقیم برای آن‌ها باقی بگذارید. ‌ هرچه بیشتر به این شیوه آماده شوید، نتیجه‌ی بهتری در ساده نگه‌داشتن پیام به دست می‌آورید. ولی تنها راه اطمینان از این که همه پیام شما را دریافته‌اند، پرسیدن و گرفتن بازخورد از مخاطبان است. آزمایش و امتحان عملی مطالب قبل از سخنرانی به شما این اطمینان را می‌دهد که آماده هستید؟ بازخورد باعث می‌شود، دفعه‌ی بعد بهتر باشید.

تکیه‌کلام باید هیجان‌انگیز باشد.

تکیه‌کلام‌های به‌یادماندنی می‌توانند کسب‌وکار‌ها و حتی کشورها را هیجان‌زده کنند. جمله‌ی معروف جان اف کندی، « نپرسید کشورم چه کاری این احتمال وجود دارد که برای من بکند، بپرسید من چه کاری می‌توانم برای کشورم بکنم» در سرتاسر کشور طنین انداخت و الهام‌بخش یک نسل شد. درست مثل سخن تأثربرانگیز توماس پین در ۱۸۵ سال پیش که «اکنون زمانه‌ای است که روح مردان آزموده می‌شود» و درخواست او که مردم دیگر نباید همان آدم‌های «روزهای خوش» یا « دوره‌ی گل‌وبلبل » باشند؛ همچنان در ذهن‌ها باقی مانده‌است.

این کلمات و ایده‌ها بر مردم تأثیر گذاشتند و ایجاز این جملات آن‌ها را به‌یادماندنی کرد. جملات کوتاه و ساده یا حتی یک کلمه می‌توانند، توده‌ها را به حرکت در آورند. مانند اصطلاح بی‌کرانگی جک ولش، مدیرعامل افسانه‌ای جنرال‌الکتریک، در دو دهه‌ی پایانی قرن بیستم که باعث کاهش کشمکش‌های روزمره و هرز رفتن استعدادها در جنرال‌الکتریک شد. تکیه‌کلام‌ها همان چیزی هستند که باید باشند نه یک غذای کامل بلکه لقمه‌های کوچک خوشمزه و سریع الهضم.

برای تأثیرگذاری یک تکیه‌کلام روی کلمات کلیدی آن تأکید کرده و بعد از بیان هر بخش، کمی مکث کنید تا مخاطب فرصت هضم آن را داشته باشد.

تکیه‌کلام‌ها و کلمات تهییج‌کننده می‌توانند، نمک و فلفل زبانی باشند که در محیط کار استفاده می‌کنید. آن‌ها نشان‌دهنده‌ی قاطعیت، وضوح و کیفیتی هستند که می‌خواهید در محیط کار، شما را با آن بشناسند. بر عکس جملات طولانی و معلق می‌توانند، نشانه‌ی عدم اطمینان، دودلی و ضعف باشند که جزو صفات یک رهبر محبوب، نیستند.

وقتی صحبت می‌کنید مخاطبان اهمیتی به پیچیدگی یا شاخ‌وبرگ صحبت‌های شما نمی‌دهند. در حقیقت اکثر افراد جملات کوتاه و کلمات آهنگین و ضرب‌المثل را ترجیح می‌دهند. آن‌ها خیلی بیشتر دوست دارند درباره‌ی فرزندان شما بشوند تا درباره‌ی آب‌واجدادتان. گوش ما با شنیدن حملات و ایده‌های کوتاه مأنوس‌تر است و حمله‌های طولانی و پیچیده ما را سردرگم می‌کنند.

وقتی بین عبارات و جمله‌ها مکث می‌کنید، کلمات در فضا معلق می‌مانند تا مخاطب بتواند آن‌ها را هضم کند. درست همان‌طور که ضرب‌اهنگ، یک قطعه‌ی موسیقی را پیش می‌برد. در واقع یک مترونوم که برای حفظ ضرب‌اهنگ در موسیقی طراحی شده این احتمال وجود دارد که کمک کند، تا در یک سخنرانی ریتم کلام خود را بهتر حفظ کنید.

اضافه‌کردن اندکی شور و حرارت به کلمات و ایده‌های مهم، همان تأکیدی است که لازم دارید. پس جمله‌ی کندی به این صورت در خواهد آمد: نپرسید کشورم چه کاری این احتمال وجود دارد که برای من بکند بپرسید من چه کاری می‌توانم برای کشورم بکنم. این تأکیدها توجه افراد را به کلمات مهم جلب می‌کنند. در واقع در سخنرانی برای یک گروه بزرگ از مخاطبان می‌توانید، برای بالابردن شور و هیجان سخنان خود، این تأکیدهای کلامی را با ژست‌ها و اشاره‌های بدنی نیز همراه کنید.

لحن و حجم صدا هم مهم است. جملات کوتاه، تأکید، مکت و یک لحن بم اما شفاف که به‌آسانی شنیده شود؛ ترکیبی قدرتمند ایجاد می‌کنند. این‌ها در کنار یکدیگر صدای یک رهبر کلاسیک را می‌سازند، صدایی که با عنوان «لحن آمرانه» شناخته می‌شود. سرداران نظامی، رهبران و مدیران، معلمان و افسران پلیس همگی چنین لحنی دارند و در حضور آن‌ها همه می‌دانند، رئیس و فرمانده کیست.

تکیه‌کلام‌های خود را به‌خوبی طراحی کنید و بگذارید افراد هیجان‌زده شوند. هر مدیر رستورانی می‌داند که مردم برای رنگ و لعاب غذا، پول خرج می‌کنند؛ نه مواد سازنده‌ی آن. آن‌ها مدت‌ها پس از خوردن غذا همچنان طعم و رنگ‌ولعاب آن را، به یاد می‌آورند. از جملات کوتاه با تأکید و مکث فراوان استفاده کنید. خواه شما را دوست داشته باشند یا از شما متنفر باشند، هرگز آنچه را گفته‌اید فراموش نخواهند کرد.

لحن شما باید توجه افراد را جلب کند.

یک معلم، افسر ارتش و رهبر چه وجه مشترکی دارند؟ آن‌ها همگی می‌دانند چطور از «لحن آمرانه» استفاده کنند. وقتی این افراد حرف می‌زنند، دیگران گوش می‌کنند و تمایل دارند از آن‌ها پیروی کنند. خواه مخاطب شما باانگیزه باشد یا بی‌تفاوت با لحن آمرانه می‌توانید صدای خود را به گوش دیگران برسانید و آن‌ها را به شنیدن و پاسخ‌دادن وادار کنید. مربی صدا به رهبر کمک می‌کند، تا برای تقویت پیام‌های خود به یک لحن آمرانه مناسب دست یابند.

پکسی رودنبرگ، رئیس بخش صدا در تئاتر ملی سلطنتی لندن، بسیاری از بزرگ‌ترین هنرپیشه‌های دنیا از جودی دنج گرفته تا المپیا دوکاکیس و سیاستمدارانی مانند تونی بلر را آموزش داده است. کتاب‌ها و کلاس‌ها بر این تمرکز ذهنی دارند که چگونه می‌توانید با صدای خود نقشی را که بر عهده دارید، بازی کنید.

وقتی یک مدیر آمریکایی برای پرورش گویش رهبری خود به رودنبرگ مراجعه کرد، او بر دو زمینه که یک رهبر را از دیگران متمایز می‌کنند، تأکید کرد: لحن آمرانه، بیان قاطع و شفاف.

• لحن آمرانه: سعی کنید بدون دادزدن، صدای خود را به سمت دیگر اتاق برسانید. رد نبرگ اعتقاد دارد لحن آمرانه وقتی اتفاق می‌افتد که بتوانید به‌درستی از شکم نفس بکشید. به جز آن‌هایی که از ناحیه‌ی کمر دچار آسیب‌دیدگی هستند همه می‌توانند، تنفس دیافراگمی را به‌سادگی و با منبسط کردن بخش تحتانی قفسه‌ی سینه و شکم تمرین کنند. اگر به‌جای بیرون‌دادن صدا از حلق صدای خود را از درون قفسه‌ی سینه با شکم را بیرون بدهید، لحن شما آمرانه‌تر خواهد بود. همچنین صدای شما بدون فریادزدن در آن‌سوی اتاق هم شنیده خواهد شد.
• بیان قاطع و شفاف: شاید در ابتدا احساس حماقت کنید، ولی اغراق در وضوح بیان هر کلمه‌ای که بر زبان می‌آورید، بهترین راه آماده‌شدن برای سخنوری شما است. یکی از تمرین‌های رودنبرگ چنین است که تک‌تک کلمات یک شعر معروف را چنان دقیق تلفظ کنید، که فقط بر وضوح تلفظ کلمات آن، تمرکز ذهنی کنید. معروف است قاضی ساندرا دی اکابر، یکی از قضات دیوان عالی ایالات متحده آمریکا، مدعی شده که فقط بعد از یادگیری بیان شفاف کلمات بود که توانست رقابت پایاپای با مردان را شروع کند.

به‌زودی متوجه خواهید شد، که وقتی عجله دارید تلفظ قاطع و شفاف کلمات تقریباً غیراین احتمال وجود دارد که. هر قدر هم که فکر کنید وقت کمی دارید، شتاب‌زده حرف نزنید.

فرماندهی و امرونهی‌کردن، نیازمند صحبت‌کردن باقدرت، انرژی، وضوح و قاطعیت است. لحن رهبری تأثیری شگرف بر ذهنیت و واکنش دیگران به سخنان شما دارد. اگر می‌خواهید دیگران حرف شما را بشنوند و از آن پیروی کنند، روی لحن آمرانه و بیان خود کار کنید.

افراد به نام خود اهمیت می‌دهند پس نام آن‌ها را درست تلفظ کنید.

ایروینگ کافمن، جامعه‌شناس آمریکایی، که برای کارش در زمینه‌ی مدیریت و تأثیر در محیط کار معروف است؛ مقاله‌ای درباره‌ی زندگی در آسایشگاه‌های روانی آمریکا در دهه‌ی ۱۹۵۰ دارد. او روند پذیرش بیمار در این آسایشگاه‌ها را با عنوان «زدودن فردیت» توصیف می‌کند بیماری که وارد یک آسایشگاه روانی می‌شد، لباس‌ها زیورآلات و لوازم شخصی خود را از دست می‌داد. بااین‌حال، مهم‌ترین چیزی که این بیمار از دست می‌داد یک شیء مادی نبود؛ او نام خود را از دست می‌داد.

مانند سایر نهادهای تأدیبی از جمله زندان، در اینجا هم اینکه چه کسی هستید از وی گرفته شده و با یک عدد جایگزین می‌شد.

نام‌ها مهم هستند. نام شما هویت شما است. درست بنویسید و درست تلفظ کنید. همچنین در مواقع لزوم به‌عنوان افراد هم، توجه کنید. شما با نام خود از دیگران متمایز می‌شوید و این نام شما است که تعیین می‌کند، چه کسی هستید. یک میهمانی شام را که توسط یکی از بزرگ‌ترین شرکت‌های بین‌المللی برپاشده را تصور کنید.

میهمان افتخاری این برنامه رئیس‌جمهور یکی از کشورهای آمریکای جنوبی است که در حال گوش‌کردن به سخنان رئیس شرکت میزبان است که با شوروشوق وی را به سایر میهمانان معرفی می‌کنند.

متأسفانه به نظر می‌رسد میزبان قادر به تلفظ صحیح نام آقای رئیس‌جمهور نیست هر بار که میزبان نام مهمان را اشتباه تلفظ می‌کند، آقای رئیس‌جمهور چهره در هم می‌کشد و کمی بعد، قبل از پایان میهمانی آنجا را ترک می‌کند. این میهمانی که به‌افتخار شرکت مزبور و آقای رئیس‌جمهور برگزار شده با رنجش وی به پایان می‌رسد، و نتیجه‌ی آن چیزی جز چند صدهزار دلار ضرر نیست. آن مدیر ارشد برای پیشگیری از این وضعیت چه می‌توانست بکند؟

شما برای نیفتادن به همین دام چه باید بکنید؟

• تحقیق کنید: از اعضای تیم خود بخواهید نحوه‌ی تلفظ اسامی غیرعادی را پیدا کنند. اگر اسمی متعلق به یک کشور بافرهنگ خارجی است، اغلب یک نفر در کسب‌وکار شما پیدا می‌شود که تلفظ آن را بداند. اگر چنین فردی پیدا نشد می‌توانید از کسی بخواهید به دفتر آن شخص تلفن کند و تلفظ صحیح اسم موردنظر را بیابد.
• آوانگاری آن نام را یادداشت کنید: حتی وقتی تلفظ یک اسم را یاد گرفتید، این احتمال وجود دارد که به‌خاطر سپردن تلفظ آن سخت باشد. پس آن را هجا به هجا به صورتی که برایتان قابل‌فهم باشد و بتوانید آن را به‌درستی تلفظ کنید، بنویسید. برای نمونه اسم «اوتازو» نویسنده‌ی این کتاب در زبان اسپانیایی او تاه سوء تلفظ می‌شود.
• تمرین کنید: با کسی که آن اسم را بلد است تمرین کنید. بارهاوبارها آن را بگویید تا تلفظ این اسم برایتان عادی شود. اگر در به‌خاطر سپردن اسامی مشکل دارید تکنیک‌های زیر را امتحان کنید:
• از افراد بخواهید که نام خود را تکرار کنند: به‌یاد نیاوردن اسم یک نفر، وقتی برای اولین‌بار است که آن را می‌شنوید، خجالت‌آور نیست. خصوصاً اگر اسمی نامأنوس باشد. یا در حال ملاقات با افراد زیادی باشید. خیلی ساده از او بپرسید، گفتید اسم شما چه بود؟ یا این احتمال وجود دارد که یک‌بار دیگر اسم خود را تکرار کنید؟ تکرار کمک می‌کنند، اسامی را به‌خاطر بسپارید.
• درباره‌ی نام فرد سؤال کنید: به‌جای عوض‌کردن موضوع صحبت، معارفه را با پرسش درباره‌ی اسم فرد مقابل یا املای آن ادامه دهید. دانستن این مطلب داستانی که حول یک اسم وجود دارد، کمک می‌کند بهتر در حافظه‌ی شما ثبت شود.
• بلافاصله آن نام را به زبان بیاورید: همین که نام یک نفر را یاد گرفتید. در اولین فرصت آن را به زبان بیاورید. مثلاً جملات خود را با نام او تمام کنید. مثلا: نظرت درباره‌ی این دادگاه چیه حامد؟ هنگام خداحافظی هم یک‌بار دیگر نام وی را بگویید.
• نام افراد را یادداشت کنید: اگر جایی نیستید که کارت ویزیت ردوبدل کنید، مثل میهمانی شام یا در حال ملاقات با افراد زیادی هستید، از یک نفر از اعضای تیم خود بخواهید همان موقع اسامی را که می‌شنوید آن‌ها را همراه با اطلاعات متمایزکننده، یادداشت کنند و بلافاصله پس از آن نکاتی را درباره‌ی هر فرد به این یادداشت‌ها اضافه کنید.

داشتن تصویری واضح از یک فرد کمک می‌کنند، در ملاقات بعدی او را بهتر به یاد بیاورید. به گفته‌ی جری یانگ، یکی از دو بنیان‌گذار یاهو، وقتی اسم افراد را یاد می‌گیرید و موقع تلفظ این اسامی آن‌ها را زجرکش نمی‌کنید، یک‌عالمه به نفع شما است. وقتی اسامی دیگران را به‌خاطر می‌آورید، احساس می‌کنند به آن‌ها اهمیت می‌دهید.

اعلام برنامه‌ی آینده، دیگران را گوش‌به‌زنگ پیام شما می‌کند.

استودیوهای هالیوود می‌دانند برای آماده‌کردن تماشاگران باید مزه‌ی فیلم بعدی را به آن‌ها بچشانند. آن‌ها از پیش‌پرده‌های تبلیغاتی برای معرفی فیلم‌های آینده‌ی خود استفاده می‌کنند. این فیلم‌های کوتاه، تماشاگران را جذب کرده و آن‌ها را مشتاق دیدن فیلم اصلی می‌کنند. این رویکرد برای آماده‌سازی مخاطبان کاری کارآمد است.

کلمه‌ای که به‌دقت انتخاب می‌شود، کمک می‌کند پیش‌از ارائه‌ی پیام اصلی، توجه مخاطب، خواه یک نفر باشد یا یک جمع بزرگ را به خود جلب کنید و ذهن آن‌ها را برای به یاد سپاری گفته‌های خود آماده کنید این‌گونه برنامه‌‌ها را بسترسازی می‌نامم. این یکی از تکنیک‌های حیاتی رهبری است. کمی زمینه‌چینی برای پیام اصلی کمک می‌کند تا کلمات شما از دستورالعمل محض فراتر بروند.

به افراد کمک می‌کنند چیستی، چرایی و چگونگی کاری را که قرار است انجام دهند را درک کنند و به آن‌ها اجازه می‌دهد سریع و مطمئن دست به عمل بزنند.

ساده‌ترین بسترسازی مجموعه‌ای از سرفصل‌های مشخص و شماره‌گذاری شده است، که به مخاطبان می‌گوید قرار است چه موضوعاتی را از شما بشنوند، «امروز درباره‌ی الف ب پ ت و ت صحبت خواهیم کرد. من هر یک از این سرفصل‌ها را در ۳ تا ۵ دقیقه تشریح خواهم کرد.

» اگر این کار را با توضیح چرایی آن دنبال کنیدبه شما این اجازه را می‌دهد که وظایف پروژه در سه ماه آینده را به‌صورت سیستماتیک در آورید، در نتیجه وقتی به سمت این هدف حرکت می‌کنید، همه‌ی ذهنیت واحدی خواهید داشت» مخاطبان شما می‌دانند قرار است به کجا برسید و این چه ارتباطی با آن‌ها دارد، پس می‌دانند که باید گوش کنند. پیام‌های اصلی که باید در فرآیند بسترسازی گنجانده شوند. چنین است:

• برنامه‌ی کاری که قرار است بیان کنید.
• زمان‌بندی آنچه قرار است بگویید یا بخواهید.
• هدف نهفته در پشت هر درخواست یا تذکر شما
• چشم‌انداز یا اهدافی که قبلاً درباره‌ی آن‌ها بحث کرده‌اید.

بسته به مخاطب و اهدافی که دارید باید در موقعیت‌های مختلف تأکید بر این عوامل را کم یا زیاد کنید. انتقال برنامه‌ی کاری و زمان‌بندی، ساده است؛ فقط کافی است واقعیت‌ها را بیان کنید. کمی توجه بیشتر به دو مورد دیگر این احتمال وجود دارد که مفید باشد. شروع صحبت باهدف نهفته در پشت هر درخواست، صحنه را به‌روشنی برای مخاطب می‌چیند و بر این نکته تأکید می‌ورزد که کار آن‌ها برای شما معنادار و هدفمند است.

در اینجا استفاده از عبارت «تا» خیلی کارآمد است و به‌اختصار به منطق کلی ماجرا اشاره می‌کند. « این کار را انجام می‌دهیم تا بتوانیم پروژه را در موعد مقرر تمام کنیم. »

وقتی چیزی جدید یا بحث‌برانگیز از مخاطب طلب می‌کنید، ارجاع‌دادن چشم‌انداز یا اهدافی که قبلاً درباره‌ی آن‌ها صحبت کرده‌اید، مفید خواهد بود. چشم‌انداز شما یک بیانیه با مجموعه‌ای از اصول که به‌صورت شفاف با دیگران به اشتراک گذاشته شده مانند یک نقطه‌ی تکیه‌گاه با لنگر جمعی عمل می‌کنند. لنگری که می‌توانید درخواست‌های مشخص خود را به اتکای آن مطرح کنید. این بسترسازی باید نشان دهد که دستورات جدید شما چگونه در خدمت پیشبرد چشم‌اندازتان هستند.

تکنیک‌های بسترسازی روشی جاافتاده برای گوش‌به‌زنگ کردن مخاطبان نسبت به پیامی که قرار است به آن‌ها بدهید، مود مصرف قرار می‌گیرند. استفاده از این تکنیک‌ها نه فقط در ارتباطات حضوری بلکه در مکاتبات کمک می‌کند تا ارتباطی موفق برقرار کرده و از غافلگیرکردن افراد اجتناب کنید. مخاطبان از شما تشکر رخواهند کرد و احتمال بیشتری دارد با درخواست شما، دست به عمل بزنند.

کلام آخر:

در رهبری هم همه‌چیز از قبل پیدا و هم ناپیدا است. اینکه شما می‌دانید قرار است چطور یک رهبر خوب باشید، باعث نمی‌شود که تمام موقعیت‌ها و چالش‌های پیش‌روی شما را ساده کند. چون با موجود پیچیده‌ی انسان طرف هستید، روش‌های آموخته شدیتان همواره دست‌خوش تغییر می‌شود. و این احتمال وجود دارد که از فردی به فرد دیگر مدام تغییر کند. در نتیجه، می‌گوییم رهبری کردن افراد، علم از قبل پیدا و همزمان ناپیدایی است.

چون در عین فراگیری اصول شما نمی‌دانید با چه چیزی طرف خواهید بود. مگر اینکه شجاعت آن را به خرج دهید و وارد میدان بشوید. در این حالت می‌توانید خود را محک بزنید که چقدر مرد این میدان هستید. وقتی وارد این گود شدید این آموزه‌ها را فراموش نکنید تا سر سلامت به در ببرید. و بتوانید از خود نام نیکی باقی بگذارید.