گوش دادن مؤثر در رهبری؛ چگونه پیام تیم را بفهمیم؟
«بشنو تا به جان بنشیند». این جمله نقلی از مولاناست که عنوان میکند برای اینکه چیزی را با تمام وجود درک کنی باید خوب بشنوی. شنیدن، بخش مهمی از حیات است و در کوچینگ این مهارت بسیار ارزشمند تلقی میشود. البته قرار نیست کوچ همچون یک اسفنج تمام ناکامیها، مشکلات و شکستهای مراجع را جذب کند؛ بلکه باید خوب به حرفهای او گوش دهد تا بتواند ارزشها، باورها و ناگفتههای او را درک کنند.
شاید پیش خود بگویید، گوشدادن کار چندان دشواری نیست و نیازی به آموزش و تمرین ندارد؛ اما قرار است در این مقاله دیدگاه شما را نسبت به مهارت خوب گوشدادن تغییر دهیم.
مطالعه مقاله: شنیدن فعال در بیزنس کوچینگ
در فرمانروا، این موضوع بخشی از تصویر بزرگتر مدیریت کسبوکار است؛ جایی که تحلیل، تصمیم، اجرا و اصلاح مستمر باید کنار هم دیده شوند. برای کاملتر شدن این مسیر، مطالعه مقاله مدیریت عملکرد در کوچینگ؛ هدف، بازخورد و پیگیری و همچنین مربیگری در محیط کار؛ تبدیل یادگیری به اقدام میتواند ارتباط این بحث را با بخشهای دیگر رشد کسبوکار روشنتر کند.
تفاوت میان شنیدن و گوشدادن:
شنیدن، غیرارادی و ناخودآگاه است و خودمان هیچ نقشی در آن نداریم. بهعبارتدیگر، صداهای محیط حس شنوایی ما را تحریک میکنند. شاید برایتان پیشآمده باشد، در حین انجام کار به موسیقی گوش دهید. اما ذهنتان چنان درگیر کار باشد که به ترانه بامعنا و مفهوم آن توجهی نکنید. وقتی امواج صوتی به گوش ما میرسند، همان جا متوقف میشوند این ما هستیم که تصمیم میگیریم امواج در همین مرحله بمانند (شنیدن) یا توسط مغز پردازش شوند (گوشدادن).
گوشدادن ارادی است؛ به این معنا که صداها و کلماتی را که شنیدهایم، رمزگشایی کرده و برای آنها معنا و مفهوم مشخصی پیدا میکنیم و در نهایت آنها را به خاطر میسپریم. در واقع میتوان گفت شنیدن یک فعالیت جسمی و فیزیکی و گوشدادن یک فعالیت ذهنی است. با گوش خود میشنویم و با مغزمان گوش میدهیم. حرفهای زیادی را میشنویم؛ اما کمتر پیش میآید که با توجه و تمرکز ذهنی زیاد به حرفهای دیگران گوش دهیم.
شنیدن نیازی به تمرین و یادگیری ندارد چرا که امواج صوتی حس شنوایی ما را به شکلی کاملاً اتوماتیک تحریک میکنند و ما میشنویم. بهعنوان یک کوچ میبایست این مهارت را تمرین کنید.
فرآیند گوشدادن را میتوان در قالب این شکل بهتر درک کرد. گوشدادن یکی از اصلیترین مهارتهای کوچینگ است. سهم کوچ از مکالمات کوچینگ ۱۰ تا ۲۰ درصد است. به این معنا که کوچ باید بیشتر گوش دهد تا اینکه صحبت کند. همه ما تجربه صحبتکردن با افرادی را داشتهایم که اصلاً به حرفهایمان گوش نمیدادند؛ بلکه منتظر بودند تا صحبت ما به پایان برسد، تا بتوانند حرف خودشان را بزنند.
از سوی دیگر با کسانی هم برخورد کردهایم که بادقت و توجه زیادی به تکتک حرفهایمان گوش داده و تلاش کردهاند ما را درک کنند. کدام تجربه برایتان لذتبخشتر است؟ بزرگترین مشکل ما در ارتباط برقرارکردن این است، که گوش نمیدهیم تا گفتههای طرف مقابل را درک کنیم گوش میدهیم تا پاسخی برای گفتههای او پیدا کنیم. کسی که به حرفهای ما گوش نمیدهد ویژگیهایی دارد و رفتارهایی از خود نشان میدهد که در ادامه به برخی از آنها اشاره خواهیم کرد.

ویژگیهای بارز یک شنونده بد:
- به اطراف نگاه میکند.
- گفتههای گوینده را قطع میکند.
- جملات گوینده را آن گونه که خودش میخواهد تمام میکند.
- بی آن که کسی از او خواسته باشد، راهکار میدهد.
- اینطور به نظر میرسد که حوصلهاش سر رفته
- آرام و قرار ندارد.
- مدام به ساعتش نگاه میکند.
- بیشتر از گوینده حرف میزند.
- بدون اینکه گوینده از او چیزی بپرسد، مدام نظر میدهد.
همه ما وقتی استرس داریم برخی از رفتارهای یک شنونده بد را بروز میدهیم؛ اما اگر با ما چنین رفتاری شود، به ستوه میآییم. در مقام یک کوچ باید به صحبتهای مراجع خوب گوش دهید؛ در غیر این صورت او انگیزهاش را از دست میدهد و حس میکند برای او ارزش و احترام قائل نیستید. در نتیجه، نمیتوانید راه را برای رشد و تغییر او هموار کنید.
خوشبختانه گوشدادن مهارتی است که میتوان با تمرینکردن آن را فراگرفت. اما پیش از هر کاری باید بدانید چه عواملی باعث میشوند به گفتههای مراجع آن طور که باید و شاید گوش ندهید و این موانع را برطرف کنید.
موانع گوشدادن:
موانع گوشدادن را میتوان به سه دسته تقسیم کرد:
- عوامل محیطی
- عوامل فیزیکی
- عوامل فردی

عوامل محیطی: عواملی از قبیل: نامناسببودن نور و دمای محیط، صداهای مزاحم، مانع از آن میشوند که کوچ بتواند با تمرکز ذهنی و توجه کامل به گفتههای مراجع گوش دهد. ازاینرو توصیه میشود، جلسه کوچینگ در محیطی کاملاً آرام با شرایط مطلوب برگزار شود. چند نمونه از موانع محیطی خوب گوشدادن عبارتند از؛
- رفتوآمدهایی که حواس شما را پرت میکنند.
- صدای تلفنی که مدام زنگ میخورد
- بیش از حد سرد یا گرم بودن اتاق
- تاریک و خوابآلوده بودن فضا
- اثاثیه یا چیدمان اتاق که به نظر بیش از اندازه شلوغ یا درهموبرهم است.

عوامل فیزیکی: از دیگر موانع گوش شنوا میتوان به مشکلات جسمی همچون: سرماخوردگی، سردرد ترس یا استرس اشاره کرد. البته هیجانات و احساسات مثبت را هم میتوان در این دسته قرار داد. در چنین شرایطی کوچ نمیتواند به شکل مؤثری گفتههای مراجع را تجزیهوتحلیل کند برخی از موانع فیزیکی خوب گوشدادن عبارتاند از:
- استرس ناشی از کمبود زمان
- خستگی و کسالت
- احساس ضعف و گرسنگی
- خوشحالی ناشی از یک موفقیت شغلی
- ترس از ناشیانه عملکردن
- نگرانی از بابت جلسه بعدی
- طولانیشدن مکالمه
- بیحوصلگی

عوامل فردی: گاهی اوقات دغدغهها و دلمشغولیهای کوچ به حدی زیاد است که نمیتواند توجه و تمرکز ذهنیش را، به گفتههای مراجع بدهد. کوچ باید یاد بگیرد ذهنش را از مکالمات درونی خالی کند، نگرانیهای شخصیاش را کنار بگذارد و تمام حواسش به صحبتهای مراجع باشد. برخی از موانع فردی در خوب گوشدادن عبارتاند از:
- بیعلاقه بودن به موضوع مکالمه
- آماده نبودن
- تمرکز ذهنی نداشتن
- فکرکردن درباره مسائل و مشکلات شخصی
- خیالبافی
- قضاوت و پیشداوری
- تجزیهوتحلیل کردن گفتههای مراجع
- مشغلههای ذهنی
- فکرکردن به پاسخی که باید به مراجع داد.

نکته کلیدی:
کوچ باید در جلسات کوچینگ، از مهارت گوش شنوا استفاده کند؛ تا به درک بهتری از موقعیت مراجع برسد. کوچ به مراجع گوش میدهد تا او را درک کند نه این که مکالمه را آن طور که خودش میخواهد پیش ببرد.
برای تبدیلشدن به یک کوچ حرفهای، باید مهارت گوش شنوا را در خود تقویت کنید. برای شروع میتوانید این موانع را تشخیص داده و آنها را از میان بردارید. در ادامه پنج سطح متفاوت گوشدادن را شرح خواهیم داد:
پنج سطح متفاوت گوشدادن:
گوشدادن سطوح متفاوتی دارد. در کوچینگ به سطح عمیقتری از گوشدادن نیاز است؛ که ما آن را گوش شنوا یا گوشدادن بهمنظور درک طرف مقابل نامیم. مهارت گوش شنوا، یکی از اصلیترین تکنیکهایی است که یک کوچ در اختیار دارد و ممکن است با استفاده از آن گفتهها و ناگفتههای مراجع را درک کند. در اینجا پنج سطح متفاوت برای گوشدادن تعریف میشود، که گوش شنوا، عمیقترین سطح گوشدادن است.
سطح ۱: گوش میدهید تا نوبت به شما برسد و بتوانید خودتان حرف بزنید.
سطح ۲: گوش میدهید تا تجربههای شخصی خود را بازگو کنید.
سطح ۳: گوش میدهید تا نصیحت کنید و راهکار دهید.
سطح ۴: گوش میدهید تا بتوانید اطلاعات بیشتری به دست آورید.
سطح ۵: گوش میدهید تا بتوانید دیگران را درک کنید و ناگفتههایشان را بشنوید

گوشدادن سطحی: اولین و دومین سطح از گوشدادن را، گوشدادن سطحی مینامیم. در این سطح از گوشدادن شنونده، وانمود میکند که به حرفهای طرف مقابل گوش میدهد؛ مدام سرش را به نشانه تأیید تکان میدهد یا بیدلیل لبخند میزند؛ اما در واقع ذهنش جای دیگری است. شنونده به صدای ذهنش گوش میدهد و حواسش به اطلاعاتی است که به ضمیر ناخودآگاهش میفرستد.
ذهن شنونده، درگیر موضوعات متنوعی است به همین خاطر اصلاً گوش نمیدهد؛ بلکه منتظر است تا طرف مقابل ساکت شود و خودش شروع به صحبت کند. از سوی دیگر میکوشد تا تجربیات گوینده را با تجربیات خود تطبیق دهد و آنها را بازگو کند. در هر حال شنونده میخواهد خودش موضوع اصلی مکالمه باشد.
گوشدادن جهت دار: در سومین سطح از گوشدادن، شنونده میکوشد باتوجه به تجربیات شخصی خود راهکاری برای حل مشکلات گوینده ارائه دهد. به عبارت بهتر، شنونده در دنیای خودش غرق است و هیچ تلاشی برای درک کردن گفتههای طرف مقابل صورت نمیدهد. کلمات را میشنود اما در حال مرور کردن نقطه نظرات خود و ماجراهایی است که برای خودش پیش آمده و میخواهد با ارائه دادن یک راهکار سریع به این مکالمه پایان دهد.
مثلا، مدیر عامل شرکت میکوشد میان شنیدههایش و اتفاقاتی که تجربه کرده ارتباطی پیدا کند؛ در نتیجه اصلاً گوش نمیدهد تا ببیند کارمندش چه میگوید و او را درک کند.
گوش دادن غیرکوچینگی: عمدهی مکالمات روزمرهی ما از این دسته هستند. ما هرروز یک دسته مکالمههای عادی با دوستان، همکاران و خانوادهی خود داریم که لازم نیست با زبان و یا کلمات سخیف بیان شوند و همه در روز بارها و بارها این مکالمهها را تجربه کردهایم.
گوشدادن با هدف درک مراجع (گوش شنوا): در سطح چهار و پنج، شنونده تمام توجه خود را به گفتههای طرف مقابل میدهد. کوچ باید خوب گوش کند و از بینش و حس ششم خود بهره بگیرد تا ناگفتهها را بشنود، مضامین نهفته در پس گفتههای مراجع را درک کند و به پنجمین سطح از گوشدادن برسد. در این سطح از گوشدادن کوچ دست از قضاوت کردن برمیدارد؛ خود را فراموش میکند و تمام حواسش به گفتههای مراجع است.
در چنین حالتی کوچ ممکن است، هر تغییری را در رفتار و حس و حال مراجع درک کند. و به حقایقی پی ببرد که او به زبان نمیآورد؛ احساسات و عواطف او، ملامتها، احساس گناه، قصد و نیت واقعیاش، باورهایش و الگوهای تکرار شونده رفتاری و ذهنی او. کوچ باید در طول جلسه کوچینگ دغدغهها و دلمشغولیهایش را فراموش کند و تمام توجه و تمرکز ذهنیش به گفتههای مراجع باشد.
هر یک از ما در گوشدادن به منظور درک طرف مقابل با موانعی مواجه میشویم؛ باید این موانع را بشناسیم و بکوشیم به هنگام کوچ کردن افراد تکنیکهای مناسبی برای مقابله با این موانع به کار بگیریم در ادامه برخی از این تکنیکها را بررسی خواهیم کرد.
تکنیکهای کلیدی در تقویت گوش شنوا:
- ذهن آگاهی (Mindfulness)
- استفاده از علائم غیر کلامی
- خلاصهوار بیان کردن گفتههای مراجع
- قضاوت نکردن
- ابراز همدلی

ذهن آگاهی (Mindfulness):
ذهن آگاهی چیست و چگونه حاصل میشود؟
ذهن انسان گاه در خاطرات و اتفاقات گذشته چرخ میزند و گاه نگران آینده است و برای آن برنامهریزی میکند. درگیریها و مشغلههای ذهنی ما به حدی زیاد هستند که کمتر پیش میآید در لحظه حال حضور داشته باشیم. ذهن آگاهی به این معنا است که نه به گذشته فکر کنیم و نه دل نگران فردا باشیم. ذهن آگاهی به معنای دانستن و تجربه کردن هر آن چیزی است که در همین لحظه رخ میدهد.
برای رسیدن به ذهن آگاهی باید به فعالیتهای مغزتان نظم ببخشید. مکالمههای درونی ذهنتان را متوقف کنید. کار دشواری است اما با تمرین و ممارست ممکن میشود. ذهن آگاهی باید به شکلی پویا در زندگی یک کوچ جریان داشته باشد. بهعبارتدیگر، الزاماً نباید چهار زانو نشست کلمات مشخصی را زیر لب زمزمه کرد و وارد حالت مدیتیشن و مراقبه شد. البته مراقبه ممکن است به بهبود ذهن آگاهی کمک کند اما شرط لازم و ضروری برای رسیدن به ذهن آگاهی نیست.
ذهن آگاهی یک مهارت است و سه حوزه را در بر میگیرد.
چهار حوزهی ذهن آگاهی مخصوص کوچها
بدن: باید نسبت به آنچه در بدنتان اتفاق میافتد، آگاهی داشته باشید. درد دارید؟ بیقرار یا ناراحت هستید؟ گرسنه هستید؟ سردرد دارید؟ پیش از شروع جلسه کوچینگ باید چند دقیقه زمان بگذارید و با ذهنتان وضعیت بدن خود را اسکن کنید. برای رسیدن به ذهنآگاهی باید ابتدا نسبت به رفع این مشکلات اقدام کنید.
افکار: ذهن انسان مدام در حال فکرکردن است. منظور از ذهنآگاهی این نیست که نباید به چیزی فکر کنید؛ بلکه باید این افکار را بشناسید و در حین یک جلسه کوچینگ آنها را متوقف یا غیرفعال کنید، تا در فرصتی مناسب به آنها سروسامان دهید.
احساسات و عواطف: در حال حاضر چه حسی دارید؟ ناراحت، عصبی، مضطرب، خوشحال، هیجانزده، یا بیحوصله هستید؟ ذهنآگاهی به این معنا نیست که احساسات و عواطف خود را نادیده بگیرید یا آنها را سرکوب کنید؛ بلکه باید نسبت به آنها آگاهی کامل داشته باشید و اجازه ندهید این عواطف در فرآیند کوچینگ خللی ایجاد کنند.

تمرین
- در طول روز به صدای ذهن خود گوش دهید چه وقتی تنها هستید چه وقتی با دیگران صحبت میکنید. این افکار چه احساساتی را در شما بر میانگیزند؟ رابطه میان افکار و احساساتتان را کشف کنید. وقتی به این رابطه پی ببرید راحتتر میتوانید افکار و مکالمههای ذهنتان را کنترل و متوقف کنید.
استفاده از علائم غیرکلامی:
یکی از راههایی که کوچ ممکن است به مراجع نشان دهد به حرفهای او گوش میدهد، استفادهکردن از علائم غیرکلامی است. کوچ باید در حین گوشدادن به سخنان مراجع با استفاده از زبان بدنش پیامهای خوب و مثبتی به مراجع مخابره کند، تا او بفهمد کوچ به حرفهایش گوش میدهد و برای او ارزش و احترام قائل است. داشتن تماس چشمی با مراجع، تکاندادن سر، لبخندزدن و استفاده از زبان بدن نمونههایی از علائم غیرکلامی هستند.
خلاصهوار بیان کردن گفتههای مراجع:
وقتی به حرفهای مراجع گوش میدهید تا او را درک کنید باید طوری رفتار کنید که او به این موضوع پی ببرد. سخت است که بخواهید بر روی تکتک کلمات مراجع تمرکز ذهنی کنید، برای رسیدن به این مهارت باید زمان و انرژی زیادی صرف کنید. بهترین کار تمرکز ذهنیکردن بر روی مضمون اصلی گفتههای مراجع است؛ باید به او بفهمانید که حرفهای او را درک کردهاید.
خلاصهوار بیانکردن گفتههای مراجع شما را به این هدف میرساند و کمک میکند مراجع گامی روبهجلو بردارند، بهعلاوه باعث میشود کوچ هم موضوع موردبحث را بهتر و واضحتر درک کند.
وقتی میخواهید گفتههای مراجع را خلاصه وار بیان کنید؛ بهتر است از این عبارات استفاده کنید:
- آن طور که من از حرفهایت متوجه شدم میخواهی بگویی….
- باتوجهبه آنچه که شنیدم میخواهی بگویی…
- تو در واقع میخواهی بگویی…. . درست است؟
کوچ با کمک این عبارات گفتههای مراجع و شنیدههای خودش را مرور میکند. برای همین لحن او باید بازتابی از گفتههای مراجع باشد. با درپیشگرفتن چنین رویکردی میتوانید مطمئن باشید، که صحبتهای مراجع را تحریف نکردهاید و نظر خودتان را به مراجع نسبت ندادهاید. کوچ باید حواسش را جمع کنند تا در حین خلاصهوار بیانکردن گفتههای مراجع، نظرات و برداشتهای شخصی خود را در دل گفتههای مراجع نگنجاند.
نکته کلیدی: قرار نیست کوچ به تعبیر و تفسیر اطلاعاتی بپردازد که میشنود؛ بلکه باید کاملاً بر روی مراجع و برنامههای او متمرکز باشد.
گوش شنوا یعنی کوچ، کارآگاهبازی در نیاورد؛ چون اگر بکوشد اطلاعات دریافت شده از جانب مراجع را تحلیل کند، نمیتواند به شکل مؤثری به حرفهای او گوش دهد. در این صورت تمام انرژی کوچ صرف چهارچوب بندی سؤالهایی میشود که قرار است از مراجع بپرسد در واقع کوچ با استفاده از این پرسشها میکوشد تا اطلاعات دریافت شده از جانب مراجع را تفسیر کند. در نتیجه، نمیتواند مشکل مراجع را درک کند و او را بفهمد.

قضاوت نکردن:
قضاوت نکردن، یکی دیگر از جنبههای مهم گوش شنوا و گوشدادن بهمنظور درک بهتر مراجع است. وقتی کوچ به حرفهای مراجع گوش میدهد خیلی راحت ممکن است با علائم غیرکلامی گفتههای او را تأیید یا رد کند و باعث شود مراجع برای خوشایند او حرفهایی به زبان بیاورد. اگر کوچ اعمال و رفتار مراجع را قضاوت کند، تمام جلسه بر حول محور کوچ و تفکرات او میگذرد، نه مراجع.
کوچ باید کاملاً بیطرف باشد، انگار آینهای است که در برابر مراجع قرار گرفته و حرفها و گفتههای او را به خودش برمیگرداند. اگر کوچ بخواهد مراجع نسبت به اقداماتی پایبند و متعهد باشد که برای رسیدن به اهدافش ضروری و لازم هستند نباید کاری کند که گزینهها و انتخابهای مراجع تحتتأثیر نظرات و تفکرات او باشند.
بر عکس این موضوع هم اهمیت بسیار دارد؛ یعنی کوچ نباید با گفتههای مراجع مخالفت کرده یا آنها را رد کند. این مسئله وقتی کوچ در مقامی بالاتر از مراجع قرار داشته باشد بسیار حائز اهمیت و گاهی چالش برانگیز است. در یک جلسه کوچینگ، باید ارتباط میان کوچ و مراجع صادقانه و صریح باشد. کوچ باید به مراجع نشان دهد که قرار نیست او را قضاوت کند.
ابراز همدلی:
همدلی، یکی از اصلیترین عناصر در برقراری یک رابطه کوچینگی است. اغلب به حرفهای دیگران گوش میدهیم تا برایشان راهکار پیدا کنیم؛ سعی نمیکنیم گفتههای فرد را بشنویم بلکه میخواهیم باتوجه به تجربیات خود به ایدههایی دست یابیم که فکر میکنیم به گوینده کمک خواهند کرد. اما برای کمککردن به یک نفر باید وقت گذاشت دیدگاه او را درک کرد و دنیا را از دریچه چشم او دید؛ این بهترین تعریف برای همدلی است.
پس میتوان نتیجه گرفت همدلی به تقویت مهارت گوش شنوا هم کمک میکند. با این اوصاف اگر میخواهید یک کوچ حرفهای باشید باید یاد بگیرید با مراجع از در همدلی وارد شوید و این مهارت را در خود تقویت کنید.
گوش دادن وقتی به مهارت تبدیل میشود که در گفتوگوی واقعی تمرین شود: روشن کردن منظور طرف مقابل، پرسیدن سؤال و پرهیز از پاسخ عجولانه. مسیر منتورشیپ دیپلمات برای توسعه مهارت مذاکره میتواند برای مدیرانی که میخواهند این بخش از ارتباط را جدیتر تمرین کنند، مرتبط باشد.
کلام آخر:
فرایند کوچینگ، از آنچه که تصور میکنید نیاز بیشتری به حضور کامل شما دارد. شما باید همزمان فردی همراه، همدل، عادل و با تمام وجود شنونده باشید. این مراحل به شما کمک میکنند که روی مهارتهای خود تسلط کافی پیدا کنید. در ابتدای کار ممکن است کمی دشوار باشد که به افکار خود اجازهی دخالت ندهید، اما کمکم درمییابید که شخص مقابل در جایگاه مهمتری قرار دارد و شما برای کمک درکنار او قرار گرفتهاید.
به روتین زندگی خود، چاشنی آرامش و همدلی را اضافه کنید و در روزهای متفاوت برای بهبود آن تلاش کنید.