فرایند کوچینگ موفق؛ مراحل گفت‌وگو تا اقدام
با دقت بیشتری به جهان نگاه کنید. هر موجود زنده‌ای یک محرک و یا هدایت‌گر برای رشد خود در اختیار دارد. مثلا: هدایت‌گر رشد یک گیاه، نور خورشید، خاک و آب کافی است. که مسیر رشد را به آن بذر نشان می‌دهند تا به گل بدل شود. در این‌جا، همه چیز منتهی به رشد است، تا به ثمر برسد و شکوفا شود. این مسیر بی‌انتها و رو به بی‌نهایت است.
شما هیچ وقت به یک بذر دستور نمی‌دهید که بیشتر از یک حدی رشد نکند؛ و این موضوع شاید امری مضحک به نظر برسد! در کوچینگ که فرایندی خلاق و انعطاف‌پذیر است، هم این حکم پابرجاست، که عملکرد و کارآیی فرد را بهبود ببخشد و به او نگاهی رو به آینده هدیه کند. بنابراین، شما تعیین نمی‌کنید که یک گیاه تا کجا رشد بکند بلکه صرفا او را راهنمایی می‌کنید تا مسیر درست را کشف کند. کوچینگ متکی به گفت‌وگو و مکالمه است.
که با محاوره‌های عادی و روزانه تفاوت دارد. علت این تفاوت، پیروی کردن جلسات کوچینگ، از یک ساختار مشخص است. که در این مقاله قصد داریم، شما را با روند پروسه‌ی یک کوچینگ موفق آشنا کنیم و بگوییم بیش از شروع جلسات کوچینگ چه‌کارهایی باید انجام دهید تا رشد موثری را شاهد باشید.
پروسه‌ی یک کوچینگ موفق و فرایند جلسات کوچینگ
پیش از شروع برنامه کوچینگ چه باید کرد؟
کوچ باید پیش از آغاز جلسات کوچینگ، بر روی جزئیات کار کند؛ تا مراجع، پروسه‌ی یک کوچینگ موفق را بهتر درک کرده و انتظاراتی واقع‌گرایانه از این جلسات داشته باشد. بنابراین کوچ و مراجع باید از همان بنای کار به‌وضوح مشخص کنند که هر کدام چه نقشی دراین‌رابطه دارند. ماهیت کوچینگ به‌گونه‌ای است که مراجع خودش تمامی فعالیت‌ها و اقدامات را صورت می‌دهد و کاملاً مسئولیت‌پذیر است.
قبل از آغازشدن فرآیند کوچینگ، کوچ و مراجع باید به درک متقابل از انتظارات توقعات و ماهیت نقش‌هایشان برسند.
واضح و شفاف‌بودن انتظارات و توقعات!
در کوچینگ مشخص‌بودن انتظارات متقابل کوچ و مراجع اهمیت بسیاری دارد. مراجع باید به درک درستی از کوچینگ برسد و بداند کوچینگ چه مواردی را در برمی‌گیرد و چه مواردی را در برنمی‌گیرد. باید برای مراجع توضیح داد که کوچینگ مشاوره یا درمان نیست! ؛ نمی‌توان طبیعت کوچینگ و نتایج حاصل از آن را تضمین کرد. مراجع باید بداند که خودش مسئول تمامی نتایجی است که در کوچینگ حاصل می‌شود.
مراجع باید بداند که کوچ قرار است برای او نقش یک همراه، راهنما، حامی و پشتیبان را ایفا کند. برای او الهام‌بخش و انگیزه‌بخش باشد و تا وقتی مراجع به اهدافش برسد، در کنار او حضور داشته باشد. به‌احتمال زیاد مراجع از کوچ انتظار دارد که مشکلات او را حل کند برای همین درپیش‌گرفتن چنین رویکردی کمی دشوار است.
این جمله به گوش کوچ‌ها آشنا است؛ تو یک کوچ هستی و این فوق‌العاده است؛ چون می‌دانی چطور می‌توانم به کار و زندگی‌ام سروسامان دهم پس به من بگو چه‌کار کنم.
انتظارات متقابل کوچ و مراجع
_کوچ از مراجع انتظار دارد:
- به‌موقع در تمام جلسات حاضر شود.
- تمام توجه و تمرکز ذهنیش به جلسه باشد.
- متعهد و مسئولیت‌پذیر باشد و به‌تمامی اقداماتی که با کوچ بر سر آن‌ها توافق کرده است؛ عمل کند.
- در فاصله میان دو جلسه مکالمات مطرح شده در جلسه‌ی گذشته را در ذهن خود مرور کند.
- بپذیرد که فقط یک نفر مسئول رسیدن او به این جایگاه است: خودش.
_مراجع ممکن است از کوچ انتظار داشته باشد.
- تمام تمرکز ذهنی و توجه‌اش به مراجع و گفته‌های او باشد.
- مراجع را قضاوت نکند.
- توانمندی‌های مراجع را باور داشته باشد و راه را برای رسیدن او به اهدافش، تسهیل کند.
- مکالمات مطرح شده در جلسات کوچینگ را محرمانه نگه دارد.
جلسه معارفه:
کوچ ممکن است پیش از آغاز جلسات کوچینگ به مراجع پیشنهاد دهد تا یک جلسه معارفه داشته باشند. در این جلسه نقش و مسئولیت کوچ و مراجع مشخص می‌شود. و مراجع ممکن است بابت این جلسه هزینه‌ای پرداخت نکند. کوچ برای جلسه معارفه به‌اندازه کافی زمان می‌گذارد تا با مراجع بر سر مواردی که باید، به توافق برسند. در این جلسه پایه‌های رابطه میان کوچ و مراجع شکل می‌گیرند.
شاید برای مراجع دشوار باشد که در همان ابتدای کار در مورد مشکلات یا هدفش از شرکت در جلسات کوچینگ حرفی بزند، اما کوچ با استفاده از تکنیک‌ها و مهارت‌هایش اعتماد مراجع را جلب می‌کند و او را ترغیب می‌کند تا از مشکلات و اهدافش بگوید. در این جلسه کوچ به مراجع اطمینان می‌دهد که به توانایی‌های او ایمان دارد.
مطمئن است که او ممکن است برای بهترشدن عملکردش تلاش کند و از صمیم قلب باور دارد، که مراجع ممکن است پیشرفت کرده و موفق شود. جلسه معارفه، نقش مهمی در شکل‌گیری رابطه میان کوچ و مراجع دارد، مراجع باید حس کند، کوچ برای او ارزش قائل است و او را کاملاً درک می‌کند.
ایده خوبی است که کوچ پیش از شروع جلسه معارفه، پرسش‌نامه‌ای درباره اطلاعات شخصی مراجع تهیه کرده و از او بخواهد این پرسش‌نامه را پر کند، سپس درباره روند برگزاری جلسات و انتظارات متقابل کوچ و مراجع توضیح دهد.
اولین جلسه:
در اولین جلسه کوچ و مراجع باید بر سر تمامی مفاد قرارداد توافق کنند تا به یک ایده واضح و شفاف برسند؛ و بدانند می‌خواهند جلسات را چگونه پیش ببرند. بهتر است مراجع از همان ابتدای کار درک کند که برنامه کوچینگ در بلندمدت چه هدف را دنبال می‌کند، کدام انتظارات او را برآورده خواهد کرد و چه مواردی را پوشش می‌دهد.
برنامه کوچینگ ممکن است تمامی فعالیت‌های فرد با کسب‌وکار را در برگیرد یا فقط بر روی یک موضوع مشخص همچون بالابردن اعتمادبه‌نفس با مدیریت یک تغییر، تمرکز ذهنی کند.
در کل می‌توان گفت در نخستین جلسه باید این موارد را مشخص کرد:
- هدف از اجرای برنامه کوچینگ
- موضوع و چشم‌انداز جلسات کوچینگ
- حوزه فعالیت مراجع
- نقاط قوت و نقاط قابل‌بهبود مراجع
مفاد یک قرارداد کوچینگی:
وقتی خدمات کوچینگ را به‌صورت رایگان ارائه می‌دهید، در واقع از ارزش و اعتبار آن می‌کاهید. چرا که اغلب مردم بر این باوراند، که هیچ‌چیز با ارزشی را نمی‌توان رایگان به دست آورد. پس بهتر است در همان جلسه معارفه با مراجع یک قرارداد امضا کنید. یادتان باشد این قرارداد را به زبانی ساده و صریح بنویسید و موارد زیر را در آن قید کنید؛
- مقدمه: در این قسمت مشخصات و آدرس طرفین قرارداد (کوچ و مراجع) نوشته می‌شود و به این دو پرسش پاسخ داده خواهد شد: این قرارداد چه هدفی را دنبال می‌کند؟ کوچینگ چیست و چه کمکی به مراجع می‌کند؟
- رفع مسئولیت: برای مراجع به‌وضوح توضیح دهید، که نباید از جلسات کوچینگ چه انتظاراتی داشته باشد. برداشت‌های غیرمنطقی و غیرمعقول مراجع در فرآیند کوچینگ خلل ایجاد خواهد کرد، پس بهتر است از همان ابتدا مشخص کنید که خدمات کوچینگ با مشاوره، روش‌های درمانی و منتورینگ تفاوت دارد و مراجع نباید از کوچ انتظار معجزه داشته باشد.
- شرایط پرداخت و برنامه زمانی جلسات کوچینگ: ابتدا مبلغ کل قرارداد را مشخص کنید و درباره نحوه پرداخت آن توضیح دهید. سپس تاریخ برگزاری و مدت‌زمان هر یک از جلسات را مشخص کنید.
مطالعه مقاله: مدیر به عنوان مربی
- شرایط پس دادن مبلغ قرارداد: در این قسمت باید به مراجع اطمینان دهید چنانچه از خدمات کوچینگ رضایت نداشته باشد، ممکن است از کوچ بخواهد تا وجه پرداختی را به او پس دهد. به‌وضوح مشخص کنید که مبلغ قرارداد تحت چه شرایطی و به چه شکل به مراجع پس داده خواهد شد.
- در روند اجرای جلسات کوچینگ: کوچ و مراجع می‌بایست، در خصوص محل و تاریخ برگزاری جلسات کوچینگ به توافق رسیده و آن را در قرارداد قید کنند. با این وجود بهتر است تبصره‌ای هم در نظر بگیرند تا اگر مشکلی دور از انتظار برای هریک از طرفین قرارداد رخ داد، بتوانند زمان یا محل برگزاری جلسات را تغییر دهند. در تنظیم این بخش از قرارداد بسیار دقت کنید؛ نه بیش‌ازحد سهل‌گیری کنید نه بیش از اندازه سخت‌گیری.
- مسئولیت‌پذیری مراجع: مسئولیت‌پذیری مراجع یکی از اصلی‌ترین اصول کوچینگ است. اگر مراجع بخواهد برای حل یک مشکل با رشد و پیشرفت خود گامی روبه‌جلو بردارد. باید خودش را مسئول این رشد و پیشرفت بداند در این بخش باید به‌صراحت مشخص کنید، که مراجع خودش مسئول رسیدن به موفقیت است و باید به‌تمامی فعالیت‌ها و تعهدات خود عمل کند. اگر به‌عنوان یک کوچ به بهترین شکل از مهارت‌های کوچینگی خود بهره بگیرید و یک چهارچوب حرفه‌ای برای جلسات کوچینگ طراحی کنید، اما مراجع به تعهدات خود عمل نکند یا سهل‌انگاری کند، بدون تردید تمام تلاش‌ها و زحمات شما بی‌نتیجه خواهند ماند. با اضافه‌کردن این بند به قراردادتان می‌توانید اطمینان یابید که شما به‌خاطر کوتاهی و بی‌مسئولیتی مراجع ضرر نخواهید کرد.
- محرمانه بودن جلسات کوچینگ: یک رابطه کوچینگی بر مبنای اعتماد و اطمینان پدید می‌آید. اغلب اوقات لازم است مراجع اطلاعات بسیار مهمی در اختیار کوچ قرار دهد؛ از اطلاعات محرمانه و شخصی‌اش گرفته تا جزئیات مربوط به امور کار و زندگی‌اش. مراجع باید اطمینان داشته باشد که کوچ، این اطلاعات را محرمانه نگه می‌دارد و جایی بازگو نمی‌کند.
- لغو کردن قرارداد: ممکن است شرایطی به وجود آید که کوچ و مراجع بخواهند جلسات کوچینگ را زودتر از موعد مقرر خاتمه دهند. دلایل متعددی برای لغو زودهنگام قرارداد وجود دارد که رایج‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:
- تغییر وضعیت مالی مراجع و ناتوانی او در پرداخت هزینه جلسات کوچینگ.
- حل‌شدن مشکلی که مراجع به‌خاطر آن به خدمات کوچینگ نیاز داشته.
- مراجع تصمیم‌گرفته مشکل خود را از طریق دیگری حل کند.
- در تضاد بودن رفتارها و عملکرد مراجع با ارزش‌های کوچ.
اگر مراجع تصمیم بگیرد قرارداد را زودتر از موعد مقرر خاتمه دهد. کوچ درباره تعهدات مالی مراجع، تصمیم می‌گیرد.
روال کار به این نحو است که کوچ هزینه جلسات برگزار شده را از مراجع دریافت می‌کنند و از هزینه سایر جلسات چشم‌پوشی می‌کنند گاهی اوقات پیش می‌آید که مراجع از لحاظ مالی در شرایطی نیست که بتواند از پس هزینه‌های جلسات کوچینگ برآید، ازاین‌رو کوچ ممکن است یکی از همکاران خود را به او معرفی کند، همکاری که در ازای این جلسات مبلغ کمتری دریافت می‌کند.
در بعضی مواقع مراجع بدون هیچ دلیلی که با عقل و منطق جور در بیاید تصمیم می‌گیرد جلسات را کنسل کند و در واقع با این کارش به کوچ و کار او توهین می‌کند. در چنین شرایطی کوچ ممکن است طبق قرارداد هزینه جلسات کنسل شده را هم از مراجع طلب کند. بهتر است به هنگام تنظیم یک قرارداد کوچینگی تمامی این مسائل را مدنظر قرار دهید تا هیچ یک از طرفین قرارداد ضرر نکنند. باید مشخص کنید:
- هر یک از طرفین قرارداد چه مسئولیت‌هایی به عهده دارند.
- از طرف مقابل چه انتظاری می‌توانند داشته باشند.
- جلسات کوچینگ کی کجا و چگونه برگزار خواهند شد.
- در چه صورت طرفین می‌توانند قرارداد را باطل کنند.
تمامی این موارد فقط یک پیشنهاد هستند و کوچ حق دارد هر طور که مایل است کسب‌وکار کوچینگی خود را پیش ببرد. در بخش پیوست نمونه‌ای از یک قرارداد کوچینگی مورد تأیید فدراسیون بین‌المللی کوچینگ آمده که در صورت نیاز می‌توانید از آن استفاده کنید.
انواع جلسات کوچینگ:
معیارهای متفاوتی برای دسته‌بندی‌کردن جلسات کوچینگ وجود دارد. به‌عنوان‌مثال: جلسات کوچینگ را می‌توان بر اساس نحوه برگزاری آن به دو نوع حضوری و آنلاین دسته‌بندی کرد. جلسات آنلاین معمولاً با استفاده از تلفن هوشمند و برنامه‌های اینترنتی برگزار می‌شوند. بعضی افراد این نوع جلسات را ترجیح می‌دهند؛ چرا که با این روش می‌توانند در وقت و هزینه خود صرفه‌جویی کنند. جلسات حضوری و آنلاین باید در محیطی کاملاً آرام برگزار شوند، تا کوچ و مراجع بتوانند بر روی موضوع جلسه تمرکز ذهنی داشته باشند.
جلسات کوچینگ را می‌توان از حیث تعداد نفرات حاضر در جلسه به دودسته فردی (خصوصی) و یا گروهی بیش از یک نفر تقسیم کرد. بسیاری از کسب‌وکار‌ها و شرکت‌ها برای رهبران و مدیران و اعضای تیم خود جلسات گروهی برگزار می‌کنند تا بتوانند فرهنگ کوچینگ را در کسب‌وکار خود رواج دهند. جلسات کوچینگ را می‌توان از لحاظ زمان‌بندی به دودسته لیزر کوچینگ و جلسات عادی تقسیم کرد.
لیزر کوچینگ یک جلسه کوتاه است که معمولاً بین ۱۵ تا ۳۰ دقیقه طول می‌کشد؛ درحالی‌که جلسات کوچینگ به طور معمول بین ۲۵ تا ۶۰ دقیقه زمان می‌برند. هدف از لیزر کوچینگ کاهش استرس یا فشاری است که فرد در لحظه آن را تجربه می‌کند. لیزر کوچینگ زمانی مؤثر است که یک مدت‌زمان مشخص از رابطه کوچینگی میان کوچ و مراجع گذشته باشد و هر دو طرف یک شناخت نسبی از یکدیگر داشته باشند.
تعداد جلسات کوچینگ و زمان‌بندی آن‌ها:
کوچ و مراجع باید مشخص کنند که جلسات کوچینگ قرار است چند وقت یک‌بار برگزار شوند و هر جلسه چقدر طول می‌کشد به طور متوسط برای برگزاری هر جلسه کوچینگی به یک ساعت زمان نیاز است؛ اما گاهی ۴۵ دقیقه نیز کفایت می‌کند. فاصله میان دو جلسه کوچینگی متغیر است؛ اما معمولاً یک هفته، دو هفته یا یک ماه زمان بسیار خوبی است. چرا که مراجع فرصت کافی دارد تا به فعالیت‌ها و تعهداتش عمل کند و درعین‌حال تمرکز ذهنیش را از دست ندهد.
درست است که تعداد جلسات کوچینگ متغیر است؛ اما کوچ و مراجع باید در همان ابتدای کار تعداد این جلسات را مشخص کنند و در این مورد با هم به توافق برسند.
درنظرگرفتن زمان کافی برای جلسات کوچینگ:
این یکی از اصلی‌ترین و ضروری‌ترین اصول کوچینگ است؛ که باید به آن پایبند بود. برای جلسات کوچینگ زمان کافی در نظر بگیرید. اما چگونه؟ وقتتان را آزاد کنید، طوری برنامه‌ریزی کنید که زمان کافی برای شرکت در جلسات کوچینگ داشته باشید در غیر این صورت، جلسات کوچینگ آن گونه که باید و شاید تأثیرگذار نخواهند بود.
اگر مدیر یک شرکت هستید و می‌خواهید برنامه کوچینگ را در کسب‌وکارتان اجرا کنید، باید برنامه‌ریزی کرده و وقت اعضای تیمتان را آزاد کنید، تا آن‌ها بتوانند به شکلی مؤثر در این جلسات حضور پیدا کنند. برخی شرکت‌ها در همان ابتدای سال مناسب‌ترین زمان را برای برگزاری جلسات کوچینگ مشخص کرده و بر همان اساس برنامه‌ریزی می‌کنند.
در فاصله زمان میان جلسات کوچینگ چه باید کرد؟
از همان ابتدا برای مراجع مشخص کنید، که از او انتظار می‌رود در فاصله زمانی میان جلسات کوچینگ وظایفی را بر عهده گرفته و کارهایی را انجام دهد. این وظایف نباید خیلی سخت و طاقت‌فرسا باشند، در واقع گاهی به فکرکردن مراجع در مورد یک سری موضوعات مشخص محدود می‌شوند. به توافق رسیدن بر سر این مسئله اهمیت بسزایی دارد چرا که به پرورش حس مسئولیت‌پذیری در مراجع کمک می‌کند و رشد و ارتقای او را رقم می‌زند.
کارهایی که باید در طول یک جلسه کوچینگی انجام داد:
مراجع باید مطمئن باشد که ممکن است هر آنچه را که لازم است برای کوچ خود بیان کند. بی آن که نگران باشد کوچ او را قضاوت، سرزنش یا تمسخر می‌کند، یا گفته‌هایش را جایی بازگو می‌کند. مهم نیست مراجع چه مطالبی را با کوچ در میان می‌گذارد، مهم این است که کوچ باید تمامی این مطالب را همچون یک راز در نظر بگیرد. به‌علاوه کوچ حق دارد از مراجع انتظار داشته باشد که متقابلاً به او احترام بگذارد.
برای همین است که به‌صراحت مشخص‌کردن انتظارات و توقعات مراجع و کوچ از یکدیگر ممکن است بسیار مفید باشد.
_می‌توانی از من به‌عنوان یک کوچ انتظار داشته باشی که:
- به حرف‌هایت گوش دهم و تو را قضاوت نکنم
- از تو حمایت کنم و نسبت به اهداف تو کاملاً متعهد باشم.
- پتانسیل‌های تو را برای رسیدن به رشد و توسعه فردی باور داشته باشم.
- رازدار باشم
_می‌توانی از من به‌عنوان یک مراجع انتظار داشته باشی
- وقت‌شناس باشم و با تو همکاری کنم.
- به این درک برسم که فقط خودم مسئول رسیدن به نتایج و دستاوردهای دلخواهم هستم
- به‌تمامی فعالیت‌ها و تعهدانی پایبند باشم که با هم بر سر آن‌ها توافق کرده‌ایم.
- با تو صادق باشم و مطلبی را از تو پنهان نکنم
مدیریت زمان:
زمان، عنصر بسیار مهمی در فرآیند کوچینگ است. ازاین‌رو کوچ باید در طول یک جلسه کوچینگی زمان را به بهترین شکل مدیریت کند و از مهارت‌های خود بهره بگیرد، تا مبادا زمان جلسه به بطالت بگذرد. در مواردی که کوچ می‌بیند مراجع بیش از اندازه درباره یک موضوع صحبت می‌کند، ممکن است این مسئله را صریح و مستقیم به او گوشزد کند. مثلاً بگوید؛
، ۲۰ دقیقه دیگر وقت داریم می‌خواهید باقی زمان جلسه را به همین موضوع اختصاص دهیم یا در مورد مسائل دیگری صحبت کنیم؟
منظور از مدیریت زمان این نیست که کوچ مدام نگاهش به ساعت باشد یا اجازه ندهد مراجع درباره مسائل موردنظرش صحبت کند چرا که در این صورت مراجع حس می‌کند کوچ برای او ارزش قائل نیست و بادقت به حرف‌هایش گوش نمی‌دهد. در انتهای هر جلسه باید زمانی برای جمع‌بندی موضوعات موردبحث در نظر گرفته شود و مشخص گردد که مراجع در فاصله زمانی میان جلسات کوچینگ باید چه‌کار کند.
کلام پایانی
مکالمه‌های کوچینگی تنها در صورتی نتیجه‌بخش خواهند بود، که از یک ساختار و چهارچوب مشخص پیروی کنند. پیش از آن که جلسات کوچینگ آغاز شوند باید به‌اتفاق مراجع بر سر این ساختار به توافق برسید. نوشتن چنین قراردادی برای بقا و دوام رابطه کوچینگی الزامی است و تضمین می‌کند در آینده مشکل بغرنجی به وجود نخواهد آمد. در هر حالت پروسه‌ی یک کوچینگ موفق یک امر زمان‌بر است.
و شما باید برای هر جلسه و هر فرد زمان مخصوص به او و روش منحصر به‌فردی را به کار ببرید. پس به تعداد هر کدام از مراجعه‌کننده‌های خود روش و آموزه‌‌ی جدیدی را دنبال می‌کنید.
منبع: کتاب صفر تا صد کوچینگ از علیرضا مس‌چی