تشکیل و مدیریت تیم فروش؛ ساختار، گزارش و شش تکنیک اجرایی
تیم فروش به افراد توانمند نیاز دارد، اما کنار هم نشاندن چند فروشنده کافی نیست. نقش روشن، روش پیگیری مشترک و همکاری با بازاریابی و عملیات، امکان پاسخ‌گویی منظم به مشتری را ایجاد می‌کنند. ساختار را براساس مدل فروش و ظرفیت کسب‌وکار طراحی کنید.
چه زمانی تیم فروش را توسعه دهیم؟
حجم درخواست، طول چرخه فروش و توان پیگیری را بررسی کنید. بعضی کسب‌وکارهای تازه از ابتدا به نقش فروش نیاز دارند و بعضی با ساختار کوچک پیش می‌روند. موفقیت محصول نیز خودکار تیم مناسب نمی‌سازد. وقتی کار موجود پاسخ‌گو نیست، گلوگاه و نقش لازم را مشخص کنید.
۱. ساختار تیم را طراحی کنید
مشخص کنید چه کسی سرنخ را دریافت می‌کند، نیاز را می‌سنجد، پیشنهاد می‌دهد و پس از قرارداد پیگیری می‌کند. ممکن است یک فرد چند نقش داشته باشد؛ مسئولیت باید روشن بماند. راهنمای تیم‌سازی برای تنظیم همکاری مفید است.
سه عامل انتخاب ساختار
- فرهنگ: پاداش و روش کار می‌توانند همکاری یا رقابت را تقویت کنند.
- مشتری: نوع خریدار، تعداد حساب‌ها و پیچیدگی تصمیم بر ساختار اثر دارند.
- بودجه: نقش‌ها را با منابع و بازگشت هزینه هماهنگ کنید؛ بزرگ‌تر بودن همیشه بهتر نیست.
۲. فروشنده متناسب استخدام کنید
تجربه و رزومه را همراه تمرین واقعی و مصاحبه بررسی کنید. گوش‌دادن، ارتباط روشن، تفکر انتقادی، یادگیری و همکاری اهمیت دارند. وظیفه و معیار ارزیابی را پیش از جذب تعریف کنید. مقاله روش‌های جذب نیرو مکمل است.
۳. حقوق و پاداش را شفاف کنید
حقوق ثابت، بخش متغیر و مزایا باید با نقش و مقررات مربوط هماهنگ باشند. پورسانت برای همه مدل‌ها جایگزین مناسب حقوق ثابت نیست. مشخص کنید فروش چه زمانی ثبت می‌شود، مرجوعی چه اثری دارد و پاداش فردی و تیمی چگونه محاسبه می‌شوند.
پرداخت منصفانه مهم است، اما علت ماندن یا رفتن کارکنان فقط درآمد نیست. کیفیت مدیریت، رشد و شرایط کار را نیز بررسی کنید.
۴. گزارش فروش را به تصمیم وصل کنید
گزارش باید نشان دهد چه اتفاقی افتاده، چه مانعی وجود دارد و اقدام بعدی چیست. حجم زیاد داده بدون توضیح، تصمیم را آسان نمی‌کند.
گزارش‌های کاربردی
- فعالیت روزانه یا هفتگی، متناسب با چرخه فروش.
- فروش دوره‌ای و مقایسه با هدف.
- پیشرفت فرد و تیم.
- وضعیت سرنخ‌ها، فرصت‌ها و اقدام بعدی.
- برنامه بلندمدت و فرض‌های پیش‌بینی.
مراحل تهیه گزارش
- مخاطب و سؤال گزارش را مشخص کنید.
- دوره فعلی و دوره مقایسه را تعیین کنید.
- داده را جمع‌آوری و کنترل کنید.
- جدول یا نمودار ساده بسازید.
- تغییر و علت احتمالی را توضیح دهید.
- اقدام و مسئول پیگیری را بنویسید.
گزارش می‌تواند هماهنگی، پاسخ‌گویی و پیش‌بینی را بهتر کند، اما پیش‌بینی همچنان عدم قطعیت دارد. راهنمای شاخص عملکرد در انتخاب معیار کمک می‌کند.
۵. انگیزه و همکاری را تقویت کنید
پاسخ منفی و تأخیر در تصمیم مشتری بخشی از کارند. مدیر باید به شناخت مسئله و تمرین روش بهتر کمک کند. قدردانی و فضای محترمانه مهم‌اند؛ شعار، شوخی یا رویداد به‌تنهایی مشکل کار را حل نمی‌کند.
- فعالیت قابل کنترل را کنار نتیجه بسنجید.
- دستاورد کوچک و بزرگ را منصفانه ببینید.
- هدف روشن بدهید و اختیار متناسب تعیین کنید.
- در دسترس و شفاف باشید.
- ابهام وظیفه و پاداش را کم کنید.
- افراد و نیاز یادگیری آنان را بشناسید.
- تمرین مشترک و تبادل تجربه داشته باشید.
سه پایه کار تیمی
هدف مشترک، پاداش هماهنگ و کمک به پوشش نقاط ضعف یکدیگر، همکاری را تقویت می‌کنند. رقابت فردی را طوری تنظیم کنید که به پنهان‌کردن اطلاعات یا تصاحب نادرست مشتری منجر نشود.
شش تکنیک مدیریت تیم فروش
۱. آموزش فردی
برای هر فروشنده، مهارت نیازمند تمرین را مشخص کنید و بازخورد کوتاه و قابل اجرا بدهید. بازخورد مؤثر مکمل این کار است.
۲. فناوری متناسب
CRM و اتوماسیون می‌توانند ثبت و پیگیری را منظم کنند. ابزار و تجهیزات را با کار واقعی آزمایش کنید و نظر استفاده‌کننده را بگیرید. خرید تبلت یا نرم‌افزار به‌تنهایی فرایند را اصلاح نمی‌کند.
۳. فرهنگ سازمانی
احترام، یادگیری و انعطاف را براساس نیاز افراد طراحی کنید. سن افراد به‌تنهایی ترجیح یا فرهنگ مناسب آنان را تعیین نمی‌کند.
۴. ساده‌سازی فرایند
مراحل، اطلاعات لازم و نقطه انتقال به بخش بعدی را روشن کنید. مقاله دستورالعمل اجرایی به ثبت روش کمک می‌کند.
۵. رقابت سازنده
هدف، قانون و پاداش شفاف داشته باشید. کیفیت فروش و سود را کنار حجم ببینید تا رقابت به وعده نادرست یا فروش نامناسب نینجامد.
۶. شناخت اعضا
روش یادگیری، نقاط قوت و مسئله‌های کاری را در گفتگو بشناسید. برای شناخت حرفه‌ای، لازم نیست وارد جزئیات خصوصی زندگی افراد شوید.
دو مانع رایج
دلسردی پس از پاسخ منفی
دلیل ردشدن، تناسب مشتری و کیفیت توضیح محصول را بررسی کنید. شناخت نگرانی‌های پرتکرار، تمرین را هدفمند می‌کند. پاسخ منفی همیشه نشانه ضعف فروشنده نیست.
ارتباط نامؤثر
در تماس تلفنی یا هر کانال دیگر، شنیدن و روشن‌کردن نیاز اهمیت دارد. سهم تماس تلفنی برای همه کسب‌وکارها یکسان نیست. راهنمای گوش‌دادن فعال در تمرین گفتگو مفید است.
از ساختار تا اجرای روزانه
در فرمانروا، تیم فروش را در ارتباط با بازار و عملیات بررسی می‌کنیم. سیستم‌سازی تیم‌ها می‌تواند به روشن‌شدن نقش، گزارش و پیگیری کمک کند. کتاب فرمانروایی در کسب و کار نیز برای مسیر مطالعه مدیریتی قابل بررسی است.